企业合同审查与审批管理工具

一、适用业务场景本工具适用于企业日常经营中各类合同的规范化管理，包括但不限于采购合同、服务合同、销售合同、劳动合同、保密协议等。具体场景涵盖：业务部门发起合同需求时进行初步自查，法务部门对合同条款合规性进行专业审查，财务部门对合同金额、付款方式等财务要素进行审核，管理层对重大合同进行最终审批，以及合同签订后的归档与全流程跟踪。通过标准化管理，降低合同风险，保证企业业务合规高效开展。二、标准化操作流程步骤1：合同发起与资料准备操作人：业务部门经办人（如经理）输入材料：合同草案（需明确合同双方主体信息、交易标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款）、业务背景说明（如项目立项批复、客户需求函等）、对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）。操作内容：登录企业合同管理系统，选择“合同发起”模块，填写合同基本信息（合同编号、名称、类型、关联项目等）；合同草案及附件材料，保证文件清晰、完整；填写《合同发起审批单》，简要说明业务背景、合作必要性及预期目标。步骤2：部门初审（业务端）操作人：业务部门负责人（如总监）审查重点：业务真实性：合同内容是否符合企业战略规划及年度经营目标；交易合理性：标的、数量、价格是否与市场行情一致，是否存在异常条款；资料完整性：是否对方主体资质、业务背景说明等必要文件。操作内容：在系统中查看合同发起材料，对上述重点进行审核；若初审通过，提交至法务部门；若存在问题，退回业务部门修改并注明修改意见。步骤3：法务专业审查操作人：法务部专员（如法务主管）审查重点：合法性：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求；条款严谨性：是否存在歧义条款、权利义务不对等、违约责任不明确等问题；风险防控：识别合同履行中可能存在的法律风险（如知识产权纠纷、争议解决方式约定等）。操作内容：逐条审核合同条款，标注修改建议（如“建议明确违约金计算标准”“补充争议解决管辖约定”）；填写《法务审查意见表》，说明风险点及修改理由；若审查通过，提交至财务部门；若需重大修改，退回业务部门协商调整后重新提交。步骤4：财务要素审核操作人：财务部专员（如财务经理）审查重点：金额准确性：合同总价、分阶段付款金额是否与预算一致，计算是否无误；付款方式：是否符合企业财务管理制度（如预付款比例、进度款节点、质保金约定等）；税费承担：是否明确税费种类及承担方，是否符合税务规定。操作内容：核对合同金额与财务预算系统数据，确认付款节点合理性；填写《财务审核意见表》，标注需调整的财务条款；审核通过后，提交至对应管理层审批。步骤5：管理层最终审批操作人：分管领导/总经理（如总经理）审批重点：战符性：合同是否与企业长期发展战略一致；重大风险：对金额较大（如超过万元）、影响企业核心业务的合同进行综合风险评估；资源匹配：企业是否有足够履约能力（如资金、技术、人力等）。操作内容：审阅各环节审查意见，结合业务重要性进行决策；审批通过后，《合同审批通过通知书》；若未通过，注明原因并退回发起部门。步骤6：合同签订与归档操作人：行政部/合同管理员（如行政专员）操作内容：根据审批通过的合同文本，安排双方签字盖章（保证合同文本与审批版本一致）；在系统中更新合同状态为“已生效”，签字盖章扫描件；按企业档案管理规定，将合同正本、审批材料、附件等整理归档，建立合同台账。三、常用模板表格表1：合同审查审批总表合同编号合同名称合同类型发起部门发起人联系方式审查环节审查人审查日期审查意见修改情况是否通过部门初审法务审查财务审核管理层审批审批结论□同意□修改后同意□不同意（请注明原因：________________________）表2：合同核心要素核查清单核查要素核查要求核查结果（√/×）备注合同主体双方营业执照、授权委托书是否齐全有效交易标的标的描述是否清晰、无歧义合同金额大小写一致，符合预算审批流程履行期限起止时间明确，是否与项目计划匹配付款方式付款节点、比例、账户信息准确违约责任是否约定违约情形、责任承担方式争议解决约定诉讼/仲裁管辖地是否明确保密条款是否明保证密范围、期限及违约责任表3：合同修改意见跟踪表修改点编号原条款内容修改建议提出部门/人责任部门/人完成时限完成情况（√/×）确认人12四、使用关键提示合规性优先：合同条款必须严格遵守法律法规及行业规范，禁止设置“霸王条款”，避免因不合规条款导致法律纠纷。审批时效管理：各环节审查人需在1-3个工作日内完成审核（紧急合同可缩短时限），超时未审需在系统中说明原因，避免流程延误。材料完整性核查：发起合同前需确认所有附件（如对方资质、业务背景文件）齐全，避免因资料缺失导致审查反复。保密义务：合同内容涉及企业商业秘密的，所有参与审查人员需签署《保密承诺书》，严禁泄露合