会议策划及执行清单工具表

会议策划及执行清单工具表适用范围与价值本工具表适用于企业内部会议（如季度总结会、项目推进会）、外部会议（如客户洽谈会、行业研讨会）、大型活动（如年会、发布会）等各类场景，通过系统化清单管理，保证会议策划周密、执行有序、目标达成，同时减少遗漏、提升效率，适用于行政、项目、市场等岗位的会议组织人员。全流程操作指南一、会前准备：奠定会议基础明确会议核心要素确定会议主题（如“2024年Q3产品规划会”）、目标（如“明确Q3产品迭代方向及责任人”）、形式（线上/线下/混合）、时长（如2小时）及预期成果（如输出《Q3产品路线图》初稿）。确认是否需外部参与（如客户、合作方），并评估保密需求（如是否签署保密协议）。制定会议议程与分工按目标拆解议程，明确每个环节的议题、时长、主讲人及互动形式（如“15:00-15:20需求评审（主讲人：*产品经理，形式：PPT汇报+分组讨论）”。列出核心任务清单（如场地预订、物料准备、通知发送），分配具体负责人及截止时间（如“场地预订：*行政，7月10日前完成”）。确认参会人员与通知整理参会名单（含决策层、执行层、记录人等），提前3-5天发送会议通知（含议程、时间、地点/、准备材料），并通过邮件/群聊确认参会，未回复者单独跟进。若涉及外部嘉宾，提前沟通行程需求（如接送、住宿），并发送参会指南。场地与物料准备线下会议：提前1天确认场地容量、设备（投影仪、麦克风、网络）、桌椅摆放（如U型/课桌式），并布置物料（席卡、议程表、笔、笔记本、饮用水）；茶歇需确认菜单、数量及供应时间。线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom）功能，共享屏幕权限、录制设置，并发送参会及使用说明（如“请提前10分钟进入会议，测试设备及麦克风”）。应急方案预演预判潜在问题（如设备故障、人员迟到、网络中断），制定应对措施（如备用设备、备用会议室、提前录制关键环节），并告知核心执行人员。二、会中执行：保障会议顺畅签到与入场引导线下：设置签到处（含签到表、席卡），引导参会人员就座，提醒关闭手机静音；提前15分钟播放暖场音乐或会议主题PPT。线上：提前5分钟开启会议室，主持人引导测试设备，提醒开启摄像头（需时）、开启麦克风发言规则。流程把控与记录主持人严格按照议程推进，控制各环节时长，避免超时；对关键讨论点、决策事项、行动项（含责任人、截止时间）实时记录（建议使用会议纪要模板）。安排专人负责设备调试、全程录制（需提前征得同意），保证音视频清晰。互动与氛围管理针对讨论环节，鼓励发言（如“*总，关于这个问题您怎么看？”），避免冷场；对争议点及时梳理，引导达成共识。茶歇时提醒参会人员按时返回，可播放倒计时提醒。突发情况处理设备故障：立即启用备用设备（如备用麦克风、投影仪），或临时调整议程（如先进行讨论环节，修复设备后再汇报）。人员缺席：若主讲人无法到场，提前安排替补人员；若关键决策人迟到，先推进非关键议题。三、会后总结：保证成果落地资料整理与分发会议结束后24小时内，整理会议纪要（含议程、讨论要点、决策事项、行动项），经主持人审核后发送给参会人员及相关部门。补充分发会议材料（如PPT、调研数据、照片），线上会议可同步录制回放。行动项跟踪与反馈建立行动项跟踪表（含任务描述、负责人、截止时间、完成状态），定期（如每周）跟进进度，逾期未完成者提醒并协调资源。收集参会人员反馈（通过问卷或访谈），整理改进建议（如“议程时间过紧”“茶歇种类不足”），用于优化后续会议。费用结算与归档整理会议相关费用（场地租赁、物料采购、茶歇等），按公司流程报销，保留票据（如发票、收据）扫描件。将会议资料（通知、纪要、签到表、照片、反馈表）分类归档（电子档+纸质档），便于后续查阅。会议策划及执行清单模板阶段任务描述负责人完成时间备注会前准备确定会议主题、目标、形式*项目经理7月5日需输出《会议需求确认单》制定议程及分工*行政助理7月8日议程需经*总审批发送会议通知并确认参会*市场专员7月10日外部嘉宾需单独发送邀请函预订线下场地及设备*行政7月10日确认备用会议室准备会议物料（席卡、议程表等）*行政助理7月12日茶歇订单确认：7月11日会中执行签到与入场引导*前台会议当天14:30线下签到处设置在1楼大厅主持会议，把控流程*项目经理会议当天15:00准备计时器记录会议纪要（重点：行动项）*秘书会议当天17:00使用公司标准纪要模板处理设备突发故障*IT支持待定备用投影仪存放于会议室储物柜会后总结整理并分发会议纪要*秘书7月15日抄送*总及所有参会人员跟进行动项完成情况*项目经理每周五更新《行动项跟踪表》收集会议反馈并整理建议*市场专员7月20日发放匿名问卷（10题以内）结算会议费用并归档资料*财务+行政7月25日费用明细表需附票据扫描件使用关键提示提前量把控：大型会议（如100人以上）需提前2周启动筹备，中型会议（30-100人）提前1周，小型会议（30人内）提前3天，避免仓促准备。责任到人：每个任务明确唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”，关键任务（如设备、嘉宾）需设置AB角。细节验证：会前务必测试场地网络、投影仪麦克风等设备，线上会议提前测试共享屏幕、白板功能；外部嘉宾需提前确认行程及特殊需求（如素食、轮椅通道