员工健康档案管理及使用规范

员工健康档案管理及使用规范一、总则1.1目的与依据为规范公司员工健康档案的建立、管理与使用，保障员工健康权益，维护公司正常运营秩序，促进企业与员工共同发展，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本规范旨在确保员工健康信息的真实性、完整性、保密性和安全性，同时充分发挥健康档案在员工健康管理、疾病预防、职业健康监护及应急处理中的积极作用。1.2适用范围本规范适用于公司全体在职员工（包括正式员工、试用期员工及其他形式用工人员，具体以劳动合同或用工协议为准）。离退休人员及已离职人员的健康档案管理，参照公司档案管理相关规定执行。1.3基本原则员工健康档案管理遵循以下基本原则：*客观性原则：档案信息的收集与记录应真实、准确、完整，实事求是反映员工健康状况。*保密性原则：严格遵守国家及公司关于信息保密的规定，未经授权不得泄露档案内容。*动态管理原则：健康档案应根据员工健康状况变化及相关检查结果及时更新，确保信息时效性。*合法使用原则：健康档案的查阅、调用和披露必须符合法律法规及本规范规定，用于正当目的。二、健康档案的建立与内容2.1档案建立员工自入职之日起，由公司指定部门（通常为人力资源部或行政部，可根据公司实际情况确定）负责为其建立个人健康档案。档案可采用电子形式、纸质形式或两者结合的方式进行管理，电子档案应确保数据安全和可追溯性。2.2档案内容员工健康档案应包含但不限于以下信息：*个人基本信息：姓名、性别、年龄、联系方式、紧急联系人及联系方式、所属部门、岗位等。*健康检查信息：*入职健康检查报告（含各项检查结果及结论）；*历年定期健康检查报告；*职业健康检查报告（如涉及职业病危害岗位）；*其他重要健康检查结果。*健康相关信息：*既往病史、家族病史（以员工自愿提供为前提，并明确其用途）；*重要疾病诊断、治疗及康复情况记录；*疫苗接种史（如流感疫苗、新冠疫苗等，根据公司健康管理需求）；*与工作相关的意外伤害及事故处理情况记录。*健康管理记录：*公司组织的健康促进活动参与情况；*针对员工健康问题提供的干预措施及跟踪记录；*病假及康复情况的简要记录（以不侵犯隐私为前提，主要记录与工作安排相关的健康状况）。*其他经员工本人同意或法律法规要求纳入的健康相关信息。三、健康档案的日常管理3.1档案保管*纸质档案应存放在专用档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。*电子档案应存储在公司指定的安全服务器或专业云存储平台，实施严格的访问权限控制和数据加密保护。*档案管理人员应相对固定，确保管理的连续性和责任的明确性。3.2档案更新*员工入职时，由人力资源部（或指定部门）负责收集并录入基础健康信息及入职体检报告。*每年（或按规定周期）组织员工健康体检后，应及时将体检报告归入个人健康档案。*员工发生重大健康状况变化、罹患重要疾病或进行重大手术时，应鼓励员工（或其授权代表）主动向指定部门报备，以便及时更新档案信息（尊重员工意愿，不强求）。*员工岗位变动、尤其是涉及职业健康危害因素变化时，应及时更新相关档案信息。3.3档案查阅与借阅*严格控制健康档案的查阅权限。原则上，仅限于以下情况并经相应审批后方可查阅：*公司指定的健康管理负责人、医务人员（如有）因工作需要查阅；*人力资源部因员工管理、福利保障等工作需要查阅；*员工本人查阅本人档案；*法律法规规定的其他有权查阅的情形。*查阅档案时，应履行登记手续，注明查阅人、查阅事由、查阅日期及查阅内容摘要。*档案原则上不得带出保管场所。确因工作需要借阅的，须经更高层级负责人批准，明确借阅期限，并确保档案在借阅期间的安全与完整。归还时应进行检查登记。3.4档案的转移与销毁*员工离职时，其健康档案应按公司档案管理规定进行封存保管，保管期限参照国家相关规定执行。员工本人要求带走其个人体检报告等原始资料复印件的，可予以提供，但公司应保留副本或复印件。*档案保管期限届满需要销毁时，应严格按照档案销毁程序进行，由指定人员监销，并做好销毁记录，确保信息不外泄。四、档案信息的保密与安全4.1保密义务所有接触、管理员工健康档案的人员（包括但不限于HR人员、档案管理员、健康管理人员、公司管理层）均对档案内容负有严格的保密义务，不得向无关人员泄露。4.2信息安全*电子档案系统应具备完善的安全防护措施，包括身份认证、访问日志、数据备份与恢复机制，防止信息被非法访问、篡改或丢失。*定期对档案管理系统进行安全检查和维护，确保系统稳定运行。*严禁将档案信息用于与健康管理无关的目的，严禁私自复制、传播档案内容。4.3责任追究对于违反保密规定，擅自泄露、篡改、滥用员工健康档案信息的行为，公司将依据相关规定对责任人进行严肃处理；造成严重后果的，将追究其法律责任。五、健康档案的使用5.1使用范围员工健康档案的使用应限于以下合法目的：*为员工提供个性化的健康指导与健康促进服务；*评估员工健康状况，为员工岗位适配、工作安排提供参考（需符合相关劳动法规）；*开展职业健康监护，预防和控制职业病及职业相关疾病；*在员工发生突发疾病或意外伤害时，为医疗急救提供必要的健康背景信息；*为公司制定整体健康管理策略、改善工作环境、组织健康干预活动提供数据支持；*配合政府卫生行政部门或其他有权机关依法开展的调查、统计或应急处置工作；*员工本人查询自身健康信息。5.2使用规范*使用档案信息时，应遵循最小必要原则，即仅获取与使用目的相关的最小范围信息。*未经员工本人书面同意，不得将其健康档案信息用于商业目的或向第三方（法律法规另有规定的除外）披露。*在进行数据分析以支持公司健康管理决策时，应采用匿名化或去标识化处理，保护个体隐私。六、责任与监督6.1责任部门公司人力资源部（或指定的行政部、健康管理部门）是员工健康档案管理的归口负责部门，负责本规范的组织实施、监督检查及解释工作。各部门应积极配合，协助做好员工健康信息的收集与更新。6.2员工权利与义务*员工有权知晓本人健康档案的建立与管理情况，并查阅本人档案信息。*员工应如实提供建立和更新健康档案所需的个人健康信息（法律法规规定可拒绝提供的除外），如提供虚假信息，应承担相应责任。*员工应尊重他人隐私，不得打探、传播其他员工的健康信息。6.3监督检查公司将定期或不定期对员工健康档案管理工作的执行情况进行监督检查，确保本规范的有效落实。七、附则7.1本规范未尽事宜，参照国家有关法律法规及公司其他