财务管理费用审批流程及规则清单

财务管理日常费用审批流程及规则清单一、适用场景与费用范围本流程适用于公司各部门员工在日常工作中发生的、符合公司制度的常规性费用支出，具体包括以下场景及类型：办公日常支出：如办公用品采购、打印复印费、通讯费、快递费等；差旅相关支出：如员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；业务接待支出：如客户/合作伙伴洽谈工作发生的餐费、活动场地费等；小额采购支出：单次金额在[具体金额，如5000元]以下的办公设备、耗材等采购；其他常规支出：如培训费、资料费、维修费等符合公司费用管理规定的项目。不适用范围：固定资产采购（需单独走资产采购流程）、员工福利支出（需通过福利专项流程）、大额资金支付（单笔超过[具体金额，如50000元]需启动专项审批）。二、费用审批全流程操作指引第一步：费用申请发起操作主体：费用发生人（员工*）操作动作：填写《日常费用报销申请表》（见模板部分），详细注明费用事由、发生日期、费用类别、金额（区分大写和小写）、预算科目、关联项目（如有）及附件清单；整理合规凭证（如消费明细单、行程单、合同等，需与申请表内容一致），按公司要求粘贴或附在申请表后；通过OA系统或纸质表格提交申请，同步抄送部门负责人*。关键要求：费用事由需清晰具体（如“项目客户洽谈餐费”而非“餐费”），金额需准确无误，附件需完整且与申请信息对应。第二步：部门负责人审核操作主体：费用发生人所在部门负责人*操作动作：核查费用真实性：确认费用是否确属部门工作需要，是否与实际业务相符；审核合理性：判断费用金额是否在合理范围内（如差住宿是否符合公司标准、业务招待人次是否必要）；检查预算匹配度：确认费用支出是否在部门年度/月度预算额度内，超预算费用需注明说明；审批意见：在OA系统或申请表上签署“同意”或“退回修改”意见，退回需注明修改原因。时限要求：收到申请后1个工作日内完成审核。第三步：财务部门初审操作主体：财务部审核岗*操作动作：形式审核：检查申请表填写是否完整（如签字、日期、金额大小写是否一致），附件是否齐全合规；合规性审核：核查费用类别是否符合公司规定，凭证是否真实有效（如消费明细是否含税、抬头是否为公司全称）；预算控制审核：通过财务系统确认部门预算余额，超预算费用需核查是否已履行预算调整流程；审批意见：审核通过后流转至下一审批人，不通过则退回费用发生人并说明原因（如“凭证抬头错误”“超预算未说明”）。时限要求：收到申请后2个工作日内完成初审。第四步：分级领导审批根据费用金额确定审批层级，具体标准如下（可根据公司规模调整）：小额费用（≤5000元）：由部门负责人审核后，提交分管副总审批；中等费用（5000-20000元）：部门负责人、分管副总审核后，提交总经理*审批；大额费用（＞20000元）：需经部门负责人、分管副总、总经理*审批，必要时提交总经理办公会集体审议。操作动作：审批人重点核查费用必要性、金额合理性及与公司战略/项目的关联性，签署“同意”或“否决”意见，否决需说明理由。时限要求：分管副总1个工作日内，总经理2个工作日内完成审批。第五步：费用报销与支付操作主体：费用发生人、财务部出纳*操作动作：审批通过后，费用发生人将申请表及附件提交至财务部出纳*；出纳*核对审批手续是否完备，附件是否齐全，通过银行转账或备用金方式支付费用；涉及备用金报销的，需在费用发生后5个工作日内完成提交，逾期未提交需说明原因。时限要求：财务部收到完整材料后3个工作日内完成支付。第六步：账务处理与归档操作主体：财务部会计*操作动作：根据审批通过的申请表及凭证，在财务系统中录入凭证，保证科目准确、摘要清晰；按月度将费用申请表、凭证、附件等资料整理归档，保存期限符合会计档案管理规定。三、日常费用报销申请表模板项目内容申请人信息姓名：*部门：*岗位：*日期：年月*日费用基本信息费用类别（勾选）：□办公费□差旅费□业务招待费□小额采购费□其他_________费用事由：________________________________________________________________预算科目：________________________关联项目（如有）：______________________费用明细序号123合计金额（大写）：______________________（小写）：￥____________审批流程部门负责人*意见：______________________签字：__________日期：__________分管副总*意见：______________________签字：__________日期：__________总经理*意见（如需）：______________________签字：__________日期：__________备注如有特殊情况说明（如超预算、紧急支付等）：________________________________四、流程执行关键要点提示预算控制优先：所有费用支出需在部门预算内执行，超预算费用需提前3个工作日提交《预算调整申请》，经审批后方可发起费用流程。凭证合规性：附件需为原始消费凭证（如商户盖章的明细单、电子支付记录等），保证抬头、金额、日期与申请表一致，涂改或模糊不清的凭证不予受理。时限管理：各环节审批人需在规定时限内完成审核，逾期未处理系统自动提醒；费用发生人需在业务发生后10个工作日内提交申请，逾期未报需部门负责人书面说明原因。特殊情况处理：紧急费用（如突发维修、临时接待）可先通过电话向分管副总*报备，事后1个工作日内补全申请流程，超标准费用需在申请表中备注“紧