档案室安全管理与检查规范

档案室安全管理与检查规范一、引言档案作为机构历史记忆的载体，承载着不可再生的信息资源，其安全性关乎核心利益与长远发展。为全面保障档案实体与信息安全，规范管理行为，明确检查标准，特制定本规范。本规范旨在为档案室日常安全管理与定期检查提供系统性指导，确保档案在收、管、存、用各环节得到妥善保护，有效防范各类安全风险。二、安全管理（一）组织与制度保障1.管理责任体系：应明确档案室安全管理的第一责任人及直接责任人，建立层级分明的安全管理网络，确保各项安全职责落实到人。可根据机构规模设立专职或兼职档案安全员，具体负责日常安全事务的协调与执行。2.规章制度建设：制定并完善涵盖档案出入库、保密、库房管理、设备操作、应急处置等方面的规章制度。制度应具有可操作性，并根据实际情况适时修订。关键制度应上墙公示，确保相关人员知晓并严格遵守。3.人员管理与培训：档案管理人员需具备良好的政治素质和专业素养，上岗前应接受系统的安全知识与操作技能培训，包括档案法律法规、保密纪律、消防安全、应急处理等。定期组织在岗人员进行安全警示教育和技能复训。（二）环境与设施要求1.选址与布局：档案室应选择在地势较高、干燥通风、远离火源、水源及易燃易爆危险品的区域。内部应根据功能需求合理划分库区、办公区、阅览区（如有），各区之间应有物理隔离或明确界限。2.库房建筑与装修：档案库房应具备良好的承重能力、防火性能和密闭性。地面应平整、耐磨、防潮，墙面和顶棚应采用不易燃、不起尘、无污染的材料。窗户应安装防盗网和遮光窗帘。3.温湿度控制：配备必要的温湿度调控设备（如空调、除湿机、加湿器），并根据档案材质特性，将库房温湿度控制在适宜范围内。应配置温湿度自动监测记录仪，定期分析数据。4.通风与采光：库房应具备良好的自然通风条件，或配备机械通风系统。避免阳光直射档案，采用间接采光或无紫外线照明灯具。5.防鼠防虫与防潮防尘：库房门窗缝隙应严密，设置防鼠挡板、防虫纱网。定期投放防虫药剂（注意选择对档案无害的种类），并检查虫霉滋生情况。配备必要的除湿、降尘设备，保持库房清洁。（三）技术防护措施1.消防系统：按照消防规范要求配置消防器材，如灭火器、消防栓等，并确保其完好有效，定期检查更换。重要档案库可考虑安装自动火灾报警系统和气体灭火系统。严禁在库房内使用明火或存放易燃易爆物品。2.技防设备：根据安全级别，库房应安装防盗门窗、红外报警装置、视频监控系统等技防设施。监控系统应覆盖库房出入口、重要通道及档案存放区域，录像资料应妥善保存一定期限。3.信息安全管理：对于数字化档案，应建立严格的信息安全保护制度。服务器及存储设备应放置在安全区域，安装防火墙、防病毒软件，定期进行数据备份和安全漏洞扫描。严格控制档案数据的访问权限，采用身份认证、权限分级等措施。（四）日常管理与操作规范1.档案出入库管理：严格执行档案入库验收制度和出库登记审批制度。档案入库前应进行清洁、消毒处理。出库档案应限期归还，逾期未还需说明原因并办理续借手续。2.档案利用与保密：严格遵守保密纪律，按照规定的权限和程序提供档案利用服务。查阅、复制、摘录档案内容需经批准，并做好记录。涉密档案的管理应符合国家相关保密规定。3.库房日常操作：档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟、饮食、存放个人物品。档案整理、查阅等工作应在指定区域进行，避免在库房内进行可能产生粉尘、异味的操作。档案存放应规范有序，便于存取和管理。4.设备维护与记录：定期对库房内的温湿度调控设备、消防器材、技防设备、计算机及网络设备等进行检查、维护和保养，确保其正常运行，并做好详细记录。三、检查规范（一）检查方式与频次1.日常巡查：档案管理人员每日应对库房及周边环境进行巡查，重点关注门窗锁具、温湿度状况、有无异常气味或现象、消防器材是否完好等，并做好巡查记录。2.定期检查：每月至少进行一次全面的安全检查，由档案室负责人组织实施，内容涵盖制度执行情况、设施设备运行状况、档案保管状况、消防安全、保密工作等。3.专项检查：根据季节特点（如雨季防潮、夏季防火）、重要节假日或上级要求，开展针对性的专项安全检查。4.不定期抽查：机构安全管理部门可对档案室安全状况进行不定期抽查，以督促各项安全措施的落实。（二）检查内容与标准1.制度建设与落实情况：各项安全管理制度是否健全，是否张贴上墙，员工是否知晓并严格执行；岗位职责是否明确，人员培训是否到位。2.环境安全：*库房内外环境是否整洁，有无杂物堆放，通道是否畅通。*温湿度计显示数据是否在规定范围内，记录是否完整连续。*有无鼠虫活动迹象，防虫防潮防霉措施是否有效。*照明、通风设备是否正常。3.设施设备安全：*消防器材（灭火器、消防栓等）数量、型号是否符合要求，压力是否正常，是否在有效期内，有无被遮挡或损坏。*防盗门窗、报警装置、监控系统是否完好有效，监控画面是否清晰，存储是否正常。*温湿度调控设备运行是否正常，滤网是否清洁。*计算机及网络设备运行是否稳定，数据备份是否及时。4.档案实体安全：*档案装具是否完好，档案排列是否有序，有无倒置、错放。*档案有无霉变、虫蛀、鼠咬、破损、褪色等现象。*涉密档案是否按规定专柜存放，管理是否规范。5.消防安全：*电气线路是否规范，有无私拉乱接、超负荷用电现象，插座、开关是否完好。*库房内及周边有无明火源，有无存放易燃易爆物品。*消防通道是否畅通无阻。6.操作行为规范：*档案出入库登记是否完整规范。*工作人员是否严格遵守库房管理规定，有无违规操作行为。*涉密档案的利用是否符合保密要求。（三）问题处理与记录1.问题发现与报告：检查中发现的安全隐患或问题，应立即记录，并根据问题性质和严重程度，及时向档案室负责人或机构分管领导报告。2.整改措施与跟踪：对发现的问题，要明确整改责任人、整改措施和完成时限。重大安全隐患应立即采取应急措施，并上报上级主管部门。整改完成后，需进行复查验收，确保问题得到有效解决。3.检查记录与归档：所有检查活动均应详细填写检查记录表，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题、处理意见及整改情况等。检查记录应定期整理归档，作为安全管理工作评估和