供应商信息与合同管理标准化模板

供应商信息与合同管理标准化模板一、适用工作情境与目标二、标准化操作流程详解（一）供应商信息收集与建档信息收集启动：采购专员根据新供应商引入需求（如新产品开发、现有供应商替换等），向供应商发出《供应商信息收集函》，明确需提供的资料清单（包括但不限于营业执照、资质证书、产品/服务目录、法定代表人证件号码明、开户行信息等）。信息审核与录入：收到供应商反馈资料后，采购专员需核对资料的真实性、完整性和有效性（如营业执照是否在有效期内、资质是否符合行业要求），确认无误后填写《供应商基本信息登记表》（见表1），同步录入企业供应商管理系统，分配唯一供应商编码。信息分级与分类：根据供应商提供的业务类型（如原材料供应商、服务外包商、设备供应商等）、合作重要性（战略级、核心级、普通级）进行分类标识，便于后续差异化管理和资源调配。（二）合同条款拟定与审核合同模板选择：根据合作类型（如采购合同、服务合同、框架协议等），从企业标准合同库中选取对应模板，若涉及特殊业务（如定制化服务、长期合作），可在模板基础上补充个性化条款。核心条款填写：采购专员结合供应商信息及谈判结果，填写《合同核心条款信息表》（见表2），明确合作双方基本信息、合作范围、合同金额、付款方式、交付/验收标准、违约责任、争议解决方式等关键内容，保证条款清晰、无歧义。多部门联合审核：法务审核：法务专员重点检查条款的合规性（如是否符合《民法典》《招投标法》等法律法规）、法律风险点（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰），提出修改意见并反馈采购专员。业务部门审核：需求部门（如生产部、市场部）确认合作内容、技术标准、交付周期等是否满足业务需求，签字确认。财务审核：财务部门核对合同金额、付款方式、发票类型等是否符合企业财务制度，评估资金支付风险。条款修订与定稿：采购专员根据各部门审核意见修改合同条款，经最终确认后形成合同终稿，同步更新至合同管理系统，关联对应供应商信息。（三）合同审批与签署审批流程发起：采购专员在合同管理系统中提交审批申请，附合同终稿、供应商资料及审核意见，按审批权限逐级提交（如部门经理→分管总监→总经理）。签署与归档：审批通过后，由授权签署人（如法定代表人或其委托人）与供应商正式签署合同（一式三份：企业留存、供应商留存、财务备案），签署完成后3个工作日内将合同原件移交档案管理部门，完成电子化归档，并在供应商信息中关联合同编号及存档路径。（四）合同执行与跟踪交付与验收：供应商按合同约定交付产品/服务，需求部门依据《合同核心条款信息表》中的验收标准进行检验，填写《验收确认单》，明确验收结果（合格/不合格）及处理意见（如退换货、整改）。履约跟踪：采购专员定期跟踪合同履行情况（如交付进度、质量反馈、付款节点等），对异常情况（如延迟交付、质量不达标）及时记录，并与供应商沟通解决方案，形成《履约跟踪记录表》。付款执行：财务部门收到供应商合规发票及《验收确认单》后，按合同约定的付款方式（如预付款、进度款、尾款）办理支付手续，并在合同系统中更新付款状态。（五）供应商评估与信息更新绩效评估：合同到期前30天，采购部门组织需求部门、法务部门、财务部门对供应商进行年度绩效评估，填写《供应商年度绩效评估表》（见表3），评估维度包括产品质量（如合格率、退货率）、交付及时性（如延迟交付次数）、服务响应（如问题解决效率）、合作配合度（如沟通顺畅性）等，采用量化评分（如100分制）并结合定性评价。结果应用：根据评估结果对供应商进行分级（A级：优秀，优先续约；B级：合格，维持合作；C级：待改进，约谈整改；D级：不合格，终止合作），并更新供应商信息库中的绩效等级。信息动态更新：若供应商发生重大变更（如名称变更、股权结构变动、资质升级/降级等），采购专员需及时收集最新资料，更新《供应商基本信息登记表》及合同关联信息，保证信息时效性。三、核心模板表格设计表1：供应商基本信息登记表供应商全称统一社会信用代码注册地址经营范围法定代表人联系人联系方式（固话/手机）电子邮箱开户银行银行账号主营产品/服务清单资质证书（编号及有效期）合作历史（合作起始时间、累计合作金额、主要合作项目）备注（如特殊合作条款、风险提示）录入人录入日期最后更新人最后更新日期表2：合同核心条款信息表合同编号合同名称甲方（采购方）名称甲方统一社会信用代码乙方（供应商）名称乙方统一社会信用代码签订日期合同生效日期合作期限合作类型（采购/服务/框架）合作范围及内容合同总金额（大写）合同总金额（小写）付款方式□预付款%□进度款%□尾款%交付/验收标准违约责任（甲方/乙方）争议解决方式□协商□仲裁□诉讼关联供应商编码关联供应商信息表编号拟定人审核人批准人签署日期表3：供应商年度绩效评估表供应商名称供应商编码评估周期评估维度评分标准（100分制）得分产品质量（30分）合格率≥98%（30分），95%-97%（20分），＜95%（0分）交付及时性（25分）按时交付率100%（25分），90%-99%（15分），＜90%（0分）服务响应（20分）24小时内响应（20分），48小时内响应（10分），超时（0分）合作配合度（15分）沟通顺畅、积极配合（15分），需协调（8分），不配合（0分）合规性（10分）无违约记录（10分），1次违约（5分），≥2次违约（0分）总分定性评价（优势与改进建议）评估部门意见采购经理*：需求部门*：法务专员*：财务专员*：最终评级□A级（优秀）□B级（合格）□C级（待改进）□D级（不合格）更新人更新日期四、使用关键要点提示信息真实性核查：供应商资料收集时，需通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实营业执照、资质证书有效性，避免虚假信息导致的合作风险。合同条款合规性：严禁在合同中设置“霸王条款”，违约责任需对等，争议解决方式优先选择企业所在地法院或仲裁机构，保证法律效力。审批权限管控：严格执行合同审批流程，超越权限的合同不得签署，涉及重大金额（如超过年度采购预算10%）或高风险业务（如独家采购）需提交总经理办公会审议。执行过程留痕：合同履行中的验收单、沟通记录、付款凭证等需同步存档电子版，保证可追溯性，