档案管理制度规范及操作流程说明

档案管理制度规范及操作流程说明一、总则（一）目的与依据为规范本单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确档案管理职责，统一档案操作流程，提升档案管理科学化、规范化水平，为单位各项工作的开展提供可靠的信息支撑。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有部门及员工在工作中形成的各类档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、保密和销毁等管理工作。凡涉及单位历史沿革、行政管理、业务经营、财务审计、人事任免、科研开发等具有保存价值的文件材料，均须依照本制度进行管理。（三）基本原则档案管理工作遵循以下原则：1.统一领导，分级管理：档案工作实行统一领导、归口管理的体制，各部门协同配合，共同做好档案管理工作。2.真实准确，完整系统：确保归档文件材料的真实性、准确性和完整性，保持档案材料之间的有机联系，便于查阅利用。3.安全保密，规范利用：严格执行保密规定，保障档案安全，防止失泄密事件发生；在遵守保密制度的前提下，积极提供档案利用服务。4.依法管理，与时俱进：遵循国家档案法律法规，结合单位发展实际，不断优化档案管理方法与技术手段。二、档案管理规范（一）档案分类与归档范围1.档案分类：根据档案内容性质及管理需要，将档案划分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、声像档案、实物档案等类别。各类档案应根据其特点，按照统一的分类方案进行细分。2.归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体包括：本单位形成的各类公文、会议记录、工作计划、总结报告、统计报表、合同协议、科研成果、财务凭证、人事材料、重要会议和活动的声像资料等。（二）档案整理与编目1.整理要求：归档文件材料应按照“遵循文件材料形成规律，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则进行整理。做到文件材料齐全完整，页面整洁，装订规范。2.编目规则：档案应进行系统编目，包括编制案卷目录、卷内文件目录等。档案著录应符合国家相关标准，著录项目完整、准确，便于检索。档案应有统一规范的档号，档号编制应具有唯一性和可追溯性。（三）档案保管与防护1.库房管理：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。2.档案存放：档案应按照分类方案和档号顺序科学排列存放。不同保管期限和密级的档案应分区存放。档案装具应符合国家标准，整齐美观，便于存取。3.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行清点核对和安全检查，发现问题及时处理并记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。（四）档案保密管理1.保密级别：根据档案内容的涉密程度，划分不同的保密级别，并在档案载体上作出明显标识。2.保密措施：严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。涉密档案的管理、借阅、复制、销毁等环节，须严格按照保密规定执行。（五）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限的确定，应根据国家有关规定及档案的实际价值进行鉴定。永久保管的档案需长期保存，长期和短期保管的档案在保管期满后，应按规定进行鉴定，对确无保存价值的档案予以销毁。三、档案操作流程（一）文件材料的收集与归档1.收集：各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作。在各项工作活动中形成的文件材料，应及时收集、积累，确保不遗漏。2.整理：收集到的文件材料，由各部门档案员按照档案整理要求进行初步整理、组卷，并填写卷内文件目录。3.归档：各部门应在规定时间内（如次年第一季度）将整理完毕的档案向单位档案管理部门移交归档。移交时须填写《档案移交清单》，双方核对无误后签字确认。电子文件的归档应符合相关技术规范，确保其真实性、完整性和可读性。（二）档案的借阅与利用1.借阅申请：因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、档号、借阅目的、借阅期限等，并经相关负责人批准。2.借阅审批：根据档案的密级和重要程度，确定不同的审批权限。一般档案由部门负责人批准；重要或涉密档案须经单位分管领导或主要领导批准。3.借阅手续：借阅人凭批准后的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，档案管理员核对无误后，将档案交予借阅人，并在《档案借阅登记簿》上登记。4.借阅要求：借阅档案应爱护，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。严禁转借、复制（经批准的除外）、拍摄、公布档案内容。借阅期限一般不超过规定时间，确需延长的，应办理续借手续。5.归还手续：借阅人应按期归还档案，档案管理员核对档案无误后，在《档案借阅登记簿》上注销。（三）档案的复制与摘录因工作需要复制或摘录档案内容，须经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行。复制件须加盖档案证明章，并由档案管理员注明复制日期和用途。涉密档案的复制和摘录，须严格遵守保密规定。（四）档案的鉴定与销毁1.鉴定组织：档案保管期限已满或因其他原因需要销毁档案时，由档案管理部门会同相关业务部门组成档案鉴定小组，对拟销毁档案进行鉴定。2.鉴定程序：鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出销毁或继续保管的意见，填写《档案鉴定意见书》。3.销毁审批：《档案鉴定意见书》报单位分管领导或主要领导批准后，方可进行销毁。4.销毁实施：档案销毁应指定两人以上负责监销，确保档案被彻底销毁。销毁前应对照《档案销毁清册》进行核对，销毁后监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。《档案销毁清册》应永久保存。（五）档案的统计与移交1.档案统计：档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用、销毁等情况进行准确统计，并按规定向上级主管部门报送档案统计报表。2.档案移交：因单位撤销、合并、分立等原因需要移交档案时，应按照国家有关规定办理档案移交手续，确保档案的完整与安全。四、责任与监督（一）管理责任各部门负责人是本部门档案管理工作的第一责任人，对本部门档案的形成、收集、整理、归档工作负总责。档案管理员负责档案的日常管理、保管、利用等工作，对档案的安全和完整负责。（二）监督检查单位档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理工作检查评比，对在档案管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰，对违反档案管理制度的行为予以批评教育，情节严重的，追究相关人员责任。（三）奖惩措施对严格执行本制度，在档案收集、整理、保管、利用等方面做出显著成绩的单位和个人，给予适当奖励。对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。五、附则（一）制度解释本制度由单位档案管理部门负责解释。（二）制度修订本制度根据国家法律法规及单位实际情况的变化，适时进行修订。修订程序由档案管理部门提出修订意见，报单位领导