企业行政文书档案管理制度

企业行政文书档案管理制度一、制度总则为规范企业行政文书档案的收集、整理、保管、利用及销毁工作，保证档案的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理效率，依据国家《档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。本制度适用于企业各部门在行政文书档案形成、处理、归档全流程中的管理活动，涵盖人事、财务（非涉密部分）、合同、会议、印章、证照等各类行政文书档案。二、制度适用情境与范围（一）日常行政文书处理各部门在日常工作中形成的请示、报告、通知、会议纪要、工作计划与总结等文件，需按本制度进行归档管理。（二）专项工作文件归档企业组织或参与的各类专项工作（如审计、评估、项目申报、制度建设等）中形成的方案、报告、佐证材料等，需在专项结束后及时归档。（三）基础资料维护企业营业执照、组织机构代码证、各类资质证书、印章使用登记表、员工名册等基础行政资料的更新与存档管理。（四）历史档案梳理对已超过保管期限或需重新分类的历史档案，依据本制度进行鉴定、整理或销毁处理。三、档案管理全流程操作指引（一）第一步：明确档案分类标准一级分类：按部门划分为“综合管理部”“人力资源部”“财务部”“业务部”等（根据企业实际部门设置调整）。二级分类：按文件类型划分为“综合类”（通知、会议纪要等）、“人事类”（劳动合同、入职登记表等）、“合同类”（各类行政合同、协议）、“证照资质类”（营业执照、许可证等）、“专项工作类”（审计报告、项目材料等）。三级分类：按保管期限划分为“永久”（如公司章程、重要合同）、“长期”（10年以上，如员工档案、年度财务报表）、“短期”（3-5年，如日常通知、会议记录）。（二）第二步：档案收集与初步整理责任主体：各部门指定档案联络员（由部门负责人或资深员工兼任），负责本部门档案的日常收集与初步整理。收集范围：凡在日常工作中具有查考、利用价值的纸质文件、电子文件（需备份至指定服务器）、图片、音视频等材料均需纳入收集范围。整理要求：纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补，按“一事一档”或“一类一档”原则排序，编写页码；电子文件：按“部门-文件类型-日期”命名（如“综合管理部-综合类-20240301-关于的通知”），保证格式统一（PDF/Word等），避免使用特殊字符。（三）第三步：档案归档登记归档时间：日常文件：每月最后一个工作日前完成上月文件归档；专项工作文件：专项结束后5个工作日内完成归档；年度汇总文件：次年1月15日前完成上一年度档案汇总归档。登记流程：档案联络员填写《档案归档登记表》（详见模板一），注明档案编号、名称、形成部门、形成日期、保管期限、份数、备注等信息；部门负责人审核签字后，将档案及登记表一并提交至综合管理部档案管理员。（四）第四步：档案保管与维护存放要求：纸质档案：存入符合档案管理标准的铁皮柜，柜身标注部门及档案类型，库房保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防盗、防虫、防潮设备；电子档案：存储于企业内部专用服务器，定期（每月）进行备份，备份介质（如移动硬盘）与服务器分地存放。定期检查：档案管理员每季度对库存档案进行一次全面检查，查看有无破损、受潮、虫蛀等情况，发觉问题及时处理并记录。（五）第五步：档案借阅与利用借阅权限：部门内部借阅：由档案联络员登记后直接借阅；跨部门借阅：需经借阅部门负责人签字，综合管理部备案；外部单位借阅：需经企业分管领导审批，由档案管理员全程陪同，借阅材料不得带离企业。借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》（详见模板二），注明档案编号、名称、借阅用途、归还时间；档案管理员核对档案信息，确认无误后办理借阅手续，借阅期限一般不超过7个工作日，确需延期的需提前申请。（六）第六步：档案鉴定与销毁鉴定周期：档案达到保管期限前3个月，由综合管理部牵头，组织相关部门组成鉴定小组进行鉴定。鉴定流程：鉴定小组对到期档案进行价值评估，确定“继续保管”“销毁”或“降期保管”；对需销毁的档案，填写《档案销毁审批表》（详见模板三），经企业分管领导审批后，由2名以上人员共同监销，保证信息无法恢复（纸质档案需碎纸处理，电子档案需彻底删除并销毁备份介质）；销毁过程需形成《档案销毁清单》，由监销人签字存档。四、常用管理表格模板模板一：档案归档登记表档案编号档案名称形成部门形成日期保管期限份数备注（如页数、载体）归档人审核人归档日期ZH-2024-0012024年度行政工作计划综合管理部2024-01-05长期2纸质共15页*明*华2024-01-30RL-2024-002劳动合同变更协议人力资源部2024-02-20永久1纸质+电子*丽*刚2024-02-28模板二：档案借阅申请表借阅部门借阅人联系方式借阅日期归还日期业务部*强2024-03-102024-03-15档案信息档案编号档案名称借阅用途HT-2023-005项目采购合同项目审计资料整理审批意见部门负责人：_________（签字）综合管理部：_________（签字）分管领导：模板三：档案销毁审批表档案编号档案名称保管期限形成日期销毁原因TZ-2020-0012020年年度工作总结短期2020-12-20保管期满无继续利用价值鉴定意见鉴定小组组长：_________（签字）成员：_________、_________日期：审批意见综合管理部负责人：_________（签字）分管领导：_________（签字）日期：监销记录监销人：_________、_________销毁方式：碎纸处理销毁日期：五、执行要点与风险防范（一）责任落实明确各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，档案联络员负责具体执行，综合管理部负责监督指导，保证责任到人、流程闭环。（二）保密管理规范涉及企业商业秘密、员工个人信息的档案，需在文件首页标注“内部资料，注意保密”，借阅需经部门负责人及以上领导审批，严禁擅自复制、外传。（三）定期培训与考核综合管理部每半年组织一次档案管理培训，内容涵盖制度解读、操作规范、应急处理等；将档案管理纳入部门年度绩效考核，对归档不及时、保管不当等情况进行通报。（四）应急措施完善制定档案安全应急预案，针对火灾、水灾、盗窃等突发情况，明确应急响应流程（如档案转移、抢救优先级