某量具厂档案管理工作制度

某量具厂档案管理工作制度某量具厂档案管理工作制度

一、总则

为规范公司档案管理，确保档案资料的完整性、安全性和有效性，提高档案利用效率，特制定本制度。

本制度适用于某量具厂所有部门及员工，涵盖档案的收集、整理、保管、利用和销毁等全过程管理。

基本概念说明

档案是指公司在生产经营活动中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、照片、音视频等资料。档案管理包括档案的收集、分类、编目、保管、利用和销毁等环节。

二、领导机构与职责

公司设立档案管理领导小组，负责档案管理工作的领导和监督。

领导小组职责

1.审定公司档案管理制度，监督制度执行情况。

2.确定公司重点档案范围，协调各部门档案工作。

3.解决档案管理中的重大问题，保障档案安全。

档案管理部门职责

1.负责档案的日常管理，包括收集、整理、编目、保管和利用。

2.制定档案分类方案，确保档案归档规范。

3.定期检查档案保管条件，防止档案损坏。

各部门职责

1.负责本部门档案的形成和初步整理。

2.按时移交需要归档的资料，确保资料完整。

3.配合档案管理部门的检查和工作安排。

三、档案收集与整理

档案收集是档案管理的基础，必须确保资料的完整性和准确性。

档案收集范围

1.公司合同、协议、会议纪要等重大活动记录。

2.产品设计图纸、技术标准、检验报告等技术资料。

3.财务报表、审计报告、税务凭证等财务资料。

4.员工档案、培训记录、绩效考核等人力资源资料。

档案整理要求

1.按照档案分类方案进行整理，确保分类清晰。

2.档案名称应简明扼要，反映资料内容。

3.重复或无保存价值的资料应剔除。

档案移交流程

1.各部门整理完毕后，填写《档案移交清单》，报档案管理部门审核。

2.档案管理部门核对无误后，办理移交手续，双方签字确认。

3.移交档案应附有目录，方便查阅。

四、档案保管与安全

档案保管是确保档案安全的关键环节，必须采取有效措施防止档案损坏。

档案保管要求

1.档案存放环境应干燥、通风、避光，温度控制在10℃-25℃，湿度控制在45%-60%。

2.重要档案应使用防磁、防火的专用柜存放，定期检查柜体完好性。

3.档案存放位置应固定，不得随意变动。

档案安全措施

1.档案室应设置门禁，非档案管理人员不得进入。

2.重要档案应加密存储，设置访问权限。

3.定期进行防火、防盗检查，确保档案安全。

档案借阅管理

1.借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，报档案管理部门审核。

2.借阅档案应按时归还，不得损坏或涂改。

3.档案管理部门应记录借阅情况，确保可追溯。

五、档案利用与鉴定

档案利用是档案管理的重要目的，必须确保利用过程规范高效。

档案利用方式

1.档案查阅：员工需凭工作需要申请查阅，档案管理部门提供查阅服务。

2.档案复印：需填写《档案复印申请表》，经批准后复印，复印资料应注明用途。

3.档案借出：特殊需要借出档案的，应报公司领导批准，并限期归还。

档案鉴定工作

1.档案管理部门每年对档案进行一次鉴定，确定保管期限。

2.保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。

3.超过保管期限的档案，经鉴定可销毁，销毁前需报公司领导批准。

档案数字化

1.逐步推进档案数字化，建立电子档案库，方便查阅。

2.电子档案与纸质档案同步管理，确保数据安全。

3.定期备份电子档案，防止数据丢失。

六、档案销毁管理

档案销毁是档案管理的最后环节，必须严格按照程序执行。

销毁条件

1.超过保管期限且无保存价值的档案。

2.涉及公司秘密，但已失去保密必要的档案。

3.档案损坏严重，无法修复利用的资料。

销毁程序

1.档案管理部门编制《档案销毁清单》，报公司领导批准。

2.销毁时应有两人以上监督，确保档案被彻底销毁。

3.销毁后，监督人签字确认，存档备查。

禁止销毁的情况

1.涉及法律诉讼的档案，不得销毁。

2.有可能成为证据的档案，应长期保存。

3.公司规定需要特殊处理的档案，按特殊程序执行。

七、监督检查

档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，确保制度落实。

检查内容

1.档案收集是否完整，整理是否规范。

2.档案保管是否安全，存放环境是否符合要求。

3.档案利用是否规范，借阅记录是否齐全。

检查频率

1.档案管理部门每月对各部门进行一次检查。

2.每半年进行一次全面检查，形成检查报告。

3.每年向公司领导汇报一次档案管理工作情况。

检查方式

1.现场检查：查阅档案资料，核对存放情况。

2.抽查：随机抽取档案，检查完整性。

3.询问：了解各部门档案管理情况，发现问题及时纠正。

八、绩效考核

为激励员工做好档案管理工作，公司制定以下奖惩办法。

奖励措施

1.档案管理规范，无重大问题的部门，给予年度评优。

2.档案利用效率高，为公司创造效益的员工，给予奖励。

3.发现重大档案安全隐患，及时上报并妥善处理的员工，给予表彰。

处罚措施

1.未按规定归档档案，造成资料丢失的，责任人罚款500元。

2.档案保管不当，造成档案损坏的，责任人赔偿损失。

3.擅自销毁档案，情节严重的，给予行政处分。

特殊情况处理

1.因不可抗力导致档案损坏的，经核实后免除责任。

2.新员工入职未及时移交档案，部门负责人承担管理责任。

3.档案管理部门工作失误，导致档案丢失的，负责人承担相应责任。

九、权利与义务

公司员工在档案管理中享有以下权利，并承担相应义务。

员工权利

1.有权查阅与工作相关的档案资料。

2.有权申请借阅或复印档案资料。

3.有权对档案管理工作提出意见和建议。

员工义务

1.有义务按时归档本部门档案资料。

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