2026年公关服务公司公关物料储存与养护管理办法

2026年公关服务公司公关物料储存与养护管理办法第一章总则第一条目的与依据为适应2026年行业发展新态势，规范本公司公关物料的科学储存与专业养护管理，确保各类物料处于最佳可用状态，降低资产损耗与浪费，保障市场活动与公关项目的顺利执行，依据《中华人民共和国产品质量法》、《中华人民共和国消防法》及相关资产管理规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有部门及项目组所购置、制作、接收的各类用于公关、市场、品牌活动的实体物料。包括但不限于：印刷品（宣传册、海报、年报、邀请函）、定制礼品、展示器材（易拉宝、展架、背景板）、活动道具、服装、视听资料载体（定制U盘、光盘）、样品及其他具有宣传、展示、馈赠功能的实物资产。第三条管理原则公关物料的储存与养护管理遵循“集中管理、分类存放、责任到人、定期维护、高效周转”的原则，确保物料的完整性、可用性与安全性，并注重环保与成本控制。第四条管理职责1.仓储管理部门：负责公司中心仓库的统一管理，包括物料入库验收、分类储存、日常养护、环境监控、出库审核及定期盘点，是物料储存养护的主要执行与监督部门。2.采购/项目部门：负责物料的采购、定制与交付入库验收，提供物料的特性说明及养护建议，对专用或特殊物料的储存提出明确要求。3.使用部门/项目组：负责按流程申领、借用物料，在使用过程中进行妥善保管，用毕及时归还，并报告损耗情况。4.行政与财务部门：协同进行资产登记、价值管理、报废审核及安全巡查。第二章物料入库与储存管理第五条入库验收所有公关物料在进入公司仓库前，必须履行入库验收程序。仓储管理员会同采购人员或项目对接人，依据采购合同或制作单，核对物料名称、规格、数量、质量。对于印刷品需检查印刷质量、装订效果；对于礼品、道具需检查完好性；对于电子载体需抽样检测可用性。验收合格后，双方在入库单上签字确认，并及时更新库存台账。不合格物料应拒收并立即联系供应商处理。第六条分类与编码物料入库后，仓储管理部门须对其进行科学分类与唯一编码。编码规则采用“物料大类入库年份序列号”的形式，例如“YL2026001”代表2026年入库的第一批印刷类物料。所有物料须粘贴或悬挂清晰标签，注明编码、名称、规格、入库日期及建议保存条件。第七条储存区域规划中心仓库应根据物料特性划分不同储存区域：1.普通干燥区：用于存放对温湿度无特殊要求的纸质印刷品、部分塑料制品、金属制品等。须确保货架稳固，离墙离地，避免直接日晒。2.恒温恒湿区：用于存放对环境敏感的物料，如高档艺术纸印刷品、丝绸制品、木质精密道具等。该区域应配备温湿度计，温度维持在1822摄氏度，相对湿度维持在45%55%，并配备必要的除湿、加湿设备。3.防尘密封区：用于存放易受灰尘影响的物料，如白色或浅色织物、电子设备、开放式展示模型等，应采用密封储物箱或防尘罩进行保护。4.贵重物品区：用于存放高单价、易损或限量版礼品、艺术品等。该区域实行双锁管理，存取需双人经手，监控全覆盖。5.大型器材区：用于存放易拉宝、桁架、大型背景板等不规则尺寸物品，应设立专门区域或货架，防止挤压变形。第八条堆码与摆放物料堆码应遵循安全、稳固、整齐、节约空间的原则。重物在下，轻物在上；大件在下，小件在上。堆码高度不超过规定限高，防止倒塌。同类物料集中存放，通道宽度不得少于1米，确保畅通无阻，符合消防安全要求。第三章物料养护管理第九条日常养护仓储管理员应每日巡查仓库环境，每周进行一次全面的清洁整理，保持库内整洁无尘、无虫害、无霉变。根据不同物料的特性，采取针对性养护措施：1.纸质品：避免折叠、挤压，防止受潮、曝晒。长期储存的精品图册应竖直放置或平放于专用架，定期翻动通风。2.织物与服装：洗净晾干后储存，使用防尘罩，放入防蛀剂，定期检查有无霉点、虫蛀。3.金属与电子制品：保持干燥，防止锈蚀，电子类产品需定期通电检查。4.木质与亚克力道具：避免重压和尖锐物品划伤，远离热源，防止开裂变形。第十条环境监控仓储管理部门负责对仓库环境进行持续监控。恒温恒湿区需每日记录温湿度数据，异常时及时调整设备。仓库内应配备足够的消防器材（灭火器、烟感报警器），禁止存放易燃易爆等危险品，每月进行一次安全检查并记录。第十一条定期盘点与状态评估公司实行季度小盘、年度大盘的盘点制度。由仓储管理部门牵头，财务及使用部门配合，核对实物与台账，做到账实相符。在盘点同时，应对库存物料的状态进行评估，识别出即将过期、老化、破损或技术淘汰的物料，并填写《物料状态评估报告》。第四章物料流转与处置第十二条领用与借用各部门领用或借用物料，需通过公司内部管理系统提交申请，经部门负责人及仓储主管审批后，由仓库按“先进先出”原则发放。领用人需当场核对物料数量与质量，并在出库单上签字确认。借用物料需在规定期限内归还，如有损坏或遗失，按相关规定处理。第十三条回收与归还活动结束后，未使用或可重复使用的物料须在一周内清理并归还仓库。归还时，仓库管理员需检查物料状况，正常则办理入库；有损坏需在系统中注明并由归还部门确认。鼓励对活动背景板、装饰物等进行模块化设计，以便回收改造利用。第十四条报废与处置经定期评估确认无使用价值、已过时、严重损坏无法修复或存在安全隐患的物料，可申请报废。由使用或仓储部门提出申请，说明原因，经部门负责人、仓储管理部门及财务部门联合审核批准后，方可处置。处置方式应优先考虑环保与合规，如废纸回收、电子产品专业处理等。任何物料不得私自处理，处置收入应上缴公司财务。涉及公司标识或敏感信息的物料，处置前必须进行销毁性处理，确保信息安全。第五章信息化与安全管理第十五条信息化管理公司应建立并完善公关物料管理信息系统，实现物料从采购入库、库存状态、养护记录、领用出库到最终处置的全生命周期线上管理。系统应支持库存预警（如存量过低、保质期临近）、数据统计分析与可视化报表功能，提升管理效率和决策支持能力。第十六条安全与保密仓库重地，非工作人员未经许可不得进入。仓储管理员及所有接触物料的人员均有责任保守公司商业秘密，不得泄露物料储备情况、未公开的样品设计等信息。对于含有公司核心战略、客户信息或未发布创意的物料，须按密级资料进行管理。第十七条应急预案仓储管理部门须制定针对火灾、水浸、盗窃、突发性大面积霉变等意外事件的应急预案，明确应急流程、责任人及处置措施，并定期组织演练，确保在紧急情况下能够迅速反应，最大限度减少损失。第六章考核与责任第十八条考核机制公司将公关物料的库存周转率、完好率、损耗率以及仓库管理规范执行情况纳入仓储管理部门及相关使用部门的绩效考核体系，促进管理水平的持续提升。第十九条责任追究对于违反本办法，造成物料非正常损耗、丢失、损坏，或因管理不善导致仓库安全事故、信息泄露的单