2026年公关服务公司项目尾款收取管理办法

2026年公关服务公司项目尾款收取管理办法第一章总则第一条制定目的为规范本公司（以下简称“公司”）在2026年度及以后期间内，对已完结或阶段性完结的公共关系服务项目的尾款收取管理工作，明确相关部门及人员的职责与流程，加速资金回笼，降低坏账风险，保障公司合法权益与稳健经营，特制定本管理办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有依据已签订合同提供公共关系服务，且已满足合同约定的尾款支付条件的项目。涉及海外业务的项目，若合同有特殊约定的，从其约定；无特殊约定的，参照本办法执行。第三条核心原则尾款收取工作应遵循以下原则：1.合法合规原则：严格遵守《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，以有效合同为依据开展收款工作。2.权责清晰原则：明确项目负责人、客户服务部、财务部在尾款收取环节的具体职责，形成协同工作机制。3.预防为主原则：通过优化合同条款、加强过程沟通与确认，前置性降低尾款收取难度。4.及时高效原则：在满足收款条件后，应立即启动并持续推进收款流程，避免拖延。5.客户关系维护原则：收款过程中应保持专业、友善的态度，注重沟通策略，维护长期客户关系。第四条管理职责1.项目负责人（客户总监/项目经理）：是项目尾款收取的第一责任人。负责项目执行过程中的成果确认、验收文件获取、发起收款申请、直接与客户对接催收、协调解决尾款支付相关问题。2.客户服务部：负责监督项目尾款收取进度，协助项目负责人处理重大收款障碍，对长期拖欠尾款的客户进行信用评估与关系管理。3.财务部：负责审核收款申请单据的合规性，开具合规票据，确认款项到账情况，定期发布应收账款账龄分析报告，提供收款数据支持。4.法务部（或法务专员）：负责审核相关合同条款，对存在严重收款风险或长期拖欠的项目，提供法律意见并协助采取法律措施。第二章合同签订阶段的预防性管理第五条合同条款优化在项目合同签订阶段，应争取有利于尾款收取的条款，至少应确保：1.明确的支付节点与条件：尾款支付必须与清晰、可量化、可验证的项目交付成果挂钩，如“项目总结报告经甲方书面确认后X个工作日内支付”。2.详细的交付成果清单：合同附件应明确尾款支付前需交付的所有成果物（如结案报告、传播数据总览、物料归档文件等）的具体标准和形式。3.合理的账期约定：尾款支付周期不宜过长，原则上不应超过主要交付成果确认后30个自然日。4.违约条款：明确约定客户逾期支付尾款的违约责任，如按日计算滞纳金（需符合法律规定的上限）。5.验收与异议期：设定合理的验收与异议提出期限，逾期未提出异议视为验收合格，以此作为尾款支付的重要依据。第六条客户信用初评在承接新客户或新项目前，客户服务部应协同财务部对客户进行初步信用评估，了解其历史付款记录、行业信誉及经营状况。对评估信用等级较低的客户，应考虑提高预付款比例、缩短账期或要求提供付款担保。第三章项目执行过程中的过程管理第七条过程确认与证据留存项目负责人在项目执行全过程中，应注重所有关键节点成果的书面（含电子邮件、正式函件）或可追溯的即时通讯工具（如企业微信）确认。特别是涉及尾款支付条件的里程碑成果，必须获得客户指定对接人的正式确认。第八条尾款支付条件成就的准备工作在项目接近尾声或达到合同约定的尾款支付节点前，项目负责人应提前至少10个工作日：1.整理齐备合同要求的所有交付成果。2.编制专业的项目结案报告，汇总项目成果、关键数据及达成效果。3.主动与客户预约结案汇报或成果确认会议，以正式形式提请客户确认。第四章尾款收取流程第九条收款启动当合同约定的尾款支付条件完全成就（即客户已对尾款对应成果完成书面确认，或默认确认条件已满足），项目负责人应在3个工作日内，在公司内部项目管理系统中发起《尾款收取申请》。第十条申请审核《尾款收取申请》需附上证明付款条件已成就的完整依据，如客户签字盖章的验收单、确认邮件截图、结案报告回执等。依次经客户服务部经理审核、财务部审核无误后，流程生效。财务部根据审核通过的申请，在2个工作日内开具正确金额的发票。第十一条发票寄送与账款催收1.项目负责人将发票送达客户，并正式以书面形式（如盖有公司章的付款通知函）通知客户在约定期限内支付尾款。送达应有记录。2.自付款到期日起，尾款收取工作正式进入执行阶段，由项目负责人主导催收。第十二条阶梯式催收程序1.到期提醒（到期后3日内）：付款到期日届满后3个工作日内，项目负责人应通过电话或即时通讯工具友好提醒客户对接人付款事宜，确认发票是否收到、付款流程是否启动。2.正式催告（逾期715日）：若逾期超过7个工作日未付款，项目负责人应向客户对接人及其上级主管发送正式催告邮件，明确合同约定、欠款金额、逾期事实，并再次设定一个合理的宽限期（通常不超过5个工作日）。3.升级沟通（逾期1630日）：若宽限期满仍未付款，项目负责人需将情况上报客户服务部。客户服务部经理应介入，视情况与客户更高级别负责人进行沟通，了解拖欠原因，寻求解决方案，同时发出加盖公司公章的正式催款函。4.高层协商与预警（逾期3160日）：对于逾期超过30日的欠款，由公司分管副总经理或总经理决定是否介入，与客户方决策层进行最后协商。同时，财务部将该笔欠款列为重点关注应收账款，客户服务部启动客户信用降级评估。5.法务介入（逾期60日以上）：经协商无效，逾期超过60日的欠款，移交法务部。法务部评估后，将根据合同约定及法律规定，采取包括但不限于发送律师函、启动仲裁或诉讼程序等措施。项目负责人与客户服务部需全力配合提供证据材料。第十三条特殊情况处理1.客户对成果有争议：若客户以服务质量或成果未达预期为由拒绝或拖延支付尾款，项目负责人应立即核实情况。如属合理异议，应积极协商补救方案，并形成书面备忘。如属无理拖延，应依据合同及过程确认文件进行解释与交涉，并及时上报。2.客户付款流程冗长：需提前了解客户内部付款流程，引导客户尽早启动。在催收时，可要求客户提供已提交付款申请的内部凭证。3.尾款减免或分期：任何尾款的减免或分期支付方案，必须由项目负责人提出申请，详细说明原因，经客户服务部、财务部审核，并报请公司总经理书面批准后方可执行。相关协议须以补充合同形式明确。第五章后续管理、考核与归档第十四条应收账款监控财务部每月5日前（遇节假日顺延）发布上一月的《应收账款账龄分析表》，详细列示已到期及未到期的应收款项，重点标注超期30天、60天、90天以上的尾款情况，发送至公司管理层、客户服务部及相关项目负责人。第十五条绩效考核关联项目尾款的收回情况将纳入项目负责人及相关客服人员的季度及年度绩效考核指标。具体考核方案由人力资源部另行制定，指标包括但不限于：尾款按时回收率、超期应收账款余额、坏账发生率等。第十六条文档归档整个项目结束后，包括合同、各阶段成果确认记录、验收文件、催收过程全部通讯记录、付款凭证复印件等所有资料，由项目负责人整理成册，移交行政部按公司档案管理规定进行归