2026年公关服务公司致远公关设备采购管理办法

2026年公关服务公司致远公关设备采购管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司公关设备采购行为，优化资源配置，控制采购成本，保障设备质量与供应时效，提升采购活动的透明度与效益，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本公司实际运营与发展战略，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本公司及下属所有分支机构、项目组在2026年度及后续年份内，为满足公共关系服务、活动执行、内容制作、办公运营等需求，所进行的各类有形设备、软件系统及与之相关的服务（以下统称“公关设备”）的采购活动。包括但不限于：音视频采集与处理设备（摄像机、相机、录音设备）、灯光音响系统、显示设备、直播推流设备、特种拍摄器材（如无人机）、专用电脑工作站、专业软件授权、便携式活动物资以及达到一定金额标准的办公通用设备等。第三条基本原则1.预算约束原则：所有采购活动必须严格在年度或专项预算框架内进行，严禁无预算、超预算采购。2.效益优先原则：遵循性价比最优原则，在满足技术与功能需求的前提下，力求降低全生命周期成本。3.公开公平公正原则：采购过程应透明、规范，确保潜在供应商享有平等竞争机会，择优选择。4.权责明晰原则：明确采购需求部门、采购执行部门、财务部门及管理层的职责与权限，形成有效的内部制约与协作机制。5.合规与风险可控原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，有效防范采购过程中的法律、财务与道德风险。第二章组织与职责第四条采购决策委员会公司设立临时性采购决策委员会，由总经理或指定副总经理牵头，成员包括财务部负责人、技术部负责人、需求部门最高负责人及采购专员。负责审议批准年度采购计划、单项或批量预算超过规定限额的重大采购项目方案、供应商选定结果及合同签订。第五条采购部作为采购工作的归口管理部门，主要职责包括：1.汇总、审核各部门采购需求，编制年度及临时采购计划。2.组织市场调研、供应商寻源、资格审查与评估。3.根据本办法规定，组织实施询价、竞争性谈判、招标等采购流程。4.负责采购合同的起草、谈判、送审及流程跟进。5.组织设备到货验收（会同需求部门与技术支持部门）。6.建立并维护供应商档案与采购信息数据库。7.定期进行采购数据分析与报告。第六条需求部门指具体使用公关设备的业务部门或项目组，主要职责包括：1.提交详细、准确的采购需求申请，明确设备的技术规格、性能参数、数量、预计使用时间及预算依据。2.参与技术方案的讨论、供应商技术能力的评估及设备到货后的初步功能验收。3.负责采购设备的日常使用、保管与维护。第七条财务部1.负责采购预算的审核、下达与执行控制。2.参与重大采购项目的评审。3.根据有效合同、验收报告及合规票据办理付款结算。4.对采购活动进行财务监督与审计。第八条技术支持部1.为采购需求提供专业技术建议与标准参考。2.参与高价值或技术复杂设备的技术规格审定、供应商技术评估及到货后的技术性能验收。3.负责建立公司主要公关设备的技术档案与维护标准。第三章采购方式与流程第九条采购方式分类根据采购项目的金额、技术特性及紧急程度，采用以下方式：1.直接采购：单项或同批次预算金额在人民币5，000元（含）以下的采购，经需求部门负责人与采购部经理审批后，可从合格供应商名录中直接选定供应商采购。2.询价采购：单项或同批次预算金额在人民币5，000元以上至50，000元（含）以下的采购。采购部应向至少三家符合条件的供应商发出询价单，依据质量、服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并保留询价记录。3.竞争性谈判/磋商：适用于预算金额在人民币50，000元以上至200，000元（含）以下，或技术需求复杂、规格不统一、需与供应商多次沟通确定的项目。采购部组织成立谈判小组，与不少于两家的供应商分别谈判，择优确定供应商。4.招标采购：单项或批量预算金额超过人民币200，000元的重大采购项目，或公司认定有必要进行招标的其他项目，应采用公开招标或邀请招标方式。招标流程应参照国家相关法律法规，确保规范严谨。5.紧急采购：因突发性公关事件、重大活动保障等不可预见的紧急情况，无法按常规流程进行的采购。需由需求部门提出书面紧急申请，说明事由及预估金额，经公司总经理或授权副总经理特批后，由采购部以最快捷有效的方式组织实施，事后须补办全部审批手续并归档说明。第十条标准采购流程1.需求提出与审批：需求部门填写《公关设备采购申请单》，详细列明需求，经部门负责人、分管领导审批后提交采购部。2.采购计划与预算复核：采购部汇总需求，复核预算，编制采购实施计划，按金额权限报批。3.供应商选择与采购执行：采购部根据第九条规定，执行相应的采购方式，形成采购过程记录文件。4.合同签订：采购结果经审批后，由采购部牵头，会同法务或相关部门，与选定的供应商签订书面采购合同。5.到货验收：设备到货后，由采购部组织需求部门、技术支持部（如需要）依据合同及技术标准进行验收，填写《设备验收报告》。不合格设备按合同条款处理。6.入库与付款：验收合格后，办理固定资产或低值易耗品入库手续。采购部凭合同、验收报告、发票等完整单据，按财务流程申请付款。7.资料归档：采购部负责将本次采购全过程的申请、审批、询价/招标文件、响应文件、评审记录、合同、验收报告等资料整理归档，长期保存。第四章供应商管理第十一条供应商准入建立供应商准入机制。潜在供应商需提供营业执照、资质证明、业绩案例等资料，采购部组织进行初步评审，必要时进行实地考察。评审重点包括企业信誉、技术实力、产品质量、价格水平、售后服务能力等。通过评审的供应商纳入《合格供应商名录》。第十二条供应商评估与动态管理每年对主要供应商进行一次综合绩效评估，评估内容包括合同履行情况、产品质量、交货期、售后服务、技术支持等。评估结果分为优秀、合格、不合格。对优秀供应商在后续采购中可给予优先考虑；对不合格供应商应暂停或取消其合格供应商资格。定期更新《合格供应商名录》。第十三条禁止行为严禁任何人员接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。禁止与存在关联关系且未提前声明的供应商进行可能损害公司利益的交易。第五章采购设备的管理第十四条资产登记与领用所有采购的公关设备，符合固定资产标准的，必须由行政部或指定部门进行固定资产编号登记，纳入公司资产管理体系。需求部门办理领用手续，落实使用保管责任人。第十五条使用与维护设备使用部门及责任人应按照操作规程使用设备，负责日常保养与保管。技术支持部制定关键设备的定期维护计划并监督执行。因个人过失造成设备损坏或丢失的，由责任人按相关规定赔偿。第十六条调拨与报废设备在公司内部跨部门调拨，需履行审批和资产转移登记手续。设备达到报废年限或经技术鉴定无法修复或无修复价值的，由使用部门提出申请，经技术部门鉴定、财务部门审核、公司领导批准后，按报废流程处理，残值收入上缴财务。第六章监督与责任第十七条监督检查公司财务部、审计部门有权对任何采购活动进行审计与监督。采购部应定期向管理层报告采购计划执行情况、成本分析及供应商管理状况。第十八条责任追究在采购活动中，如有违反本办法规定，存在弄虚作假、徇私舞弊、玩忽职守、泄露商业秘密等行为，给公司造成损失的，视情节轻重对相关责任人给予通报批评、经济