城建档案保管制度

城建档案保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，结合行业档案管理准则及企业内部治理要求，旨在规范城建档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等全流程管理，有效防控档案管理风险，提升档案信息资源利用效率，保障企业合法权益。同时，为适应业务发展需求，强化风险防控意识，提升档案管理水平，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖城建项目档案管理全过程，包括但不限于工程前期立项、设计、施工、竣工、验收、运维等环节形成的各类档案信息，以及与城建档案相关的业务流程、人员职责及合规要求。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“城建档案专项管理”：指企业为规范城建档案管理，建立覆盖档案全生命周期的制度体系、操作流程、技术手段及监督机制，确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性。（二）“城建档案管理风险”：指因档案管理不善或违规操作，可能导致档案丢失、损毁、泄密，或因档案利用不当引发法律纠纷、经济损失、声誉损害等潜在风险。（三）“城建档案合规”：指城建档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保档案管理行为的合法性、合规性。第四条城建档案专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖原则：档案管理范围应覆盖城建业务全流程，确保所有应归档文件完整纳入管理。（二）责任到人原则：明确各级人员档案管理职责，建立责任追溯机制。（三）风险导向原则：聚焦档案管理风险点，强化风险识别、评估与防控。（四）持续改进原则：定期评估档案管理体系有效性，动态优化管理流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对城建档案专项管理负总责，承担统筹规划、资源保障、风险防控等最终责任；分管领导为直接责任人，负责组织协调、制度落实、监督考核等具体工作。第六条公司设立城建档案专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调城建档案管理工作，审议重大档案管理事项。（二）审批年度城建档案管理计划及预算。（三）监督评价城建档案管理成效，推动持续改进。第七条各部门、下属单位及员工应明确岗位职责，落实档案管理要求。其中，牵头部门、专责部门及业务部门职责划分如下：第八条牵头部门（如公司档案管理部）负责：（一）统筹城建档案专项管理制度建设，制定实施细则。（二）组织城建档案管理风险识别与评估，定期发布风险预警。（三）监督考核各部门、下属单位档案管理合规情况，提出改进建议。（四）开展城建档案管理培训与宣贯，提升全员档案意识。第九条专责部门（如工程管理部、法务合规部）负责：（一）审核城建档案业务流程的合规性，优化操作规范。（二）参与城建档案风险处置，提供专业支持。（三）监督城建档案利用审批流程，确保合法合规。第十条业务部门及下属单位负责：（一）落实本领域城建档案管理要求，确保档案及时、完整归档。（二）开展日常档案风险防控，发现异常及时上报。（三）配合牵头部门、专责部门开展档案检查与整改。第十一条基层执行岗（如项目工程师、档案管理员）应履行以下职责：（一）严格遵守档案管理操作规范，确保档案收集、整理、保管等环节合规。（二）签署岗位合规承诺书，明确个人档案管理责任。（三）发现档案管理风险或违规行为，及时向直接上级或牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集与整理：城建项目各阶段形成的档案（如立项报告、设计图纸、施工记录、验收报告等）应在形成后X日内完成收集，并按照档案分类标准进行系统整理，确保档案要素齐全、逻辑清晰。禁止行为：严禁擅自销毁、篡改、损毁应归档文件，严禁因个人原因导致档案缺失。重点防控点：加强项目节点档案的同步收集与核对，防范因责任不清导致的档案遗漏风险。第十三条档案保管与安全：档案保管应遵循“防盗、防火、防潮、防虫”原则，重要档案应采取加密存储、异地备份等措施，确保档案物理安全与信息安全。禁止行为：严禁将档案置于易受损害的环境中，严禁未经授权擅自复制、传播涉密档案。重点防控点：定期检查档案保管条件，监控温湿度、消防设施等，防范自然灾害或人为破坏风险。第十四条档案利用与审批：城建档案的借阅、复制、摘录等利用行为应严格履行审批手续，经直接上级或部门负责人签字同意后，方可办理借阅登记。禁止行为：严禁违规借阅、传播涉密档案，严禁因个人原因导致档案信息泄露。重点防控点：加强档案利用的审批与追溯管理，防范因权限失控导致的泄密风险。第十五条档案鉴定与销毁：城建档案应按照档案鉴定标准定期开展鉴定，对无保存价值的档案应编制销毁清册，经领导小组审批后，指定专人监督销毁，并做好销毁记录。禁止行为：严禁擅自销毁或处置应保存档案，严禁销毁过程记录不完整。重点防控点：严格鉴定标准，确保销毁档案真实无保存价值，防范违规销毁风险。第十六条档案数字化：城建档案应逐步推进数字化转化，建立电子档案管理系统，实现档案的在线查询、利用与备份，提升档案管理效率。禁止行为：严禁数字化过程中擅自修改档案内容，严禁因技术漏洞导致档案信息泄露。重点防控点：加强电子档案系统的安全防护，防范黑客攻击或数据篡改风险。第十七条档案移交与接收：城建项目完成后，档案移交应按照规定程序进行，双方应签署移交清单，明确交接责任，确保档案完整交接。禁止行为：严禁在移交过程中隐瞒档案缺失或损毁情况，严禁未经审核擅自接收档案。重点防控点：加强移交前的档案完整性核查，防范因交接不清导致的法律纠纷风险。第十八条档案保密管理：涉密城建档案应采取分级管控措施，设定保密期限，明确密级变更程序，确保档案信息安全。禁止行为：严禁擅自扩大涉密档案范围，严禁违规变更密级或解密。重点防控点：加强涉密档案的密级管理，防范因密级失控导致的泄密风险。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：城建档案专项管理制度应每年至少审核一次，根据国家法律法规、行业规范及企业业务变化及时修订，确保制度的时效性与适用性。第二十条风险识别预警机制：牵头部门应每季度开展城建档案管理风险排查，对发现的重大风险点进行分级评估，并向领导小组报告，及时发布预警通知。第二十一条合规审查机制：城建档案管理应嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经合规审查不得实施”原则，确保全程合规。第二十二条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组牵头，相关部门协同处置，明确应急流程、责任分工及上报要求。第二十三条责任追究机制：对违反本制度的行为，根据情节严重程度，采取绩效扣减、纪律处分、法律追责等措施，确保责任追究到位。第二十四条评估改进机制：每年对城建档案管理体系的运行效果进行评估，分析存在问题，优化管理流程，提升制度有效性。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级领导应切实履行档案管理领导责任，将档案管理工作纳入年度工作计划，确保资源投入与管理协同。第二十六条考核激励机制：将城建档案管理合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效奖金、评优评先挂钩，形成正向激励。第二十七条培训宣传机制：分层级开展城建档案管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，提升全员档案意识。第二十八条信息化支撑：通过信息化系统实现城建档案的电子化收集、存储、查询与利用，强化流程自动化与风险实时监控。第二十九条文化建设：编制城建档案管理手册，发布合规承诺书，通过内部宣传平台弘扬档案管理文化，营造全员参与的良好氛围