城建档案制度

城建档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家法律法规，参照行业档案管理标准及集团母公司相关管理规定，结合企业内部档案管理实际需求，为规范城建档案的形成、收集、整理、保管、利用和安全防护，防控档案管理风险，提升档案管理水平，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖城建工程项目档案从项目立项、勘察设计、施工建设、竣工验收到后续运维的全生命周期管理场景，包括但不限于纸质档案、电子档案及音视频档案等。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“城建档案专项管理”指企业为实现城建档案的完整、准确、系统、安全目标，依据相关法律法规及内部制度，对档案管理全过程实施的组织、控制、监督和改进活动。（二）“城建档案管理风险”指因档案管理制度的缺失、执行不到位、技术保障不足或人为因素等导致档案丢失、损毁、泄密或利用不便等潜在危害。（三）“城建档案合规”指档案管理活动符合国家法律法规、行业标准和企业内部制度要求，保障档案真实性、完整性、有效性和安全性。第四条城建档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。全面覆盖要求档案管理覆盖所有城建项目及档案类型；责任到人明确各级管理主体及岗位职责；风险导向强调风险防控与合规管理并重；持续改进推动制度优化与技术升级。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司城建档案专项管理工作负总责，统筹领导档案管理工作方向，审批重大档案管理制度及资源配置。分管领导为直接责任人，负责具体组织、协调和监督档案管理工作的实施。第六条设立城建档案专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表，负责统筹协调档案管理工作，审批重大事项，监督制度执行。领导小组下设办公室，设在牵头部门，承担日常管理工作。第七条牵头部门职责：（一）负责城建档案专项管理制度体系建设，组织制度修订与发布；（二）统筹开展档案风险识别、评估与防控，监督制度执行情况；（三）组织档案业务培训与宣贯，提升全员档案管理意识；（四）定期汇总分析档案管理问题，提出改进建议。第八条专责部门职责：（一）负责城建档案业务合规审核，确保档案收集、整理、归档符合标准；（二）推动档案管理流程优化，引入信息化管理工具；（三）协助处置档案管理风险事件，提供技术支持与指导。第九条业务部门及下属单位职责：（一）落实本领域城建档案管理要求，确保档案形成及时、准确、完整；（二）开展日常档案风险防控，定期自查并上报问题；（三）配合专责部门开展档案验收与移交工作。第十条基层执行岗责任：（一）严格遵守档案操作规程，确保岗位职责内档案管理合规；（二）履行风险上报义务，及时报告档案异常情况；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案收集与整理：城建项目各阶段应同步收集档案，按档案类型分类整理，确保内容真实、完整，符合归档标准。禁止擅自损毁、修改或伪造档案。第十二条档案归档与保管：纸质档案应统一编号、装订，电子档案需符合格式要求并建立备份机制。档案保管场所应满足防火、防潮、防盗等要求，重要档案需定期检查。第十三条档案安全防护：建立档案分级管理制度，涉密档案需采取加密、隔离等特殊防护措施。禁止非授权人员接触重要档案，定期开展安全评估。第十四条档案利用与借阅：建立档案利用审批流程，明确借阅范围、时限和责任。涉密档案利用需经审批，并记录利用过程。第十五条档案数字化管理：推动城建档案数字化，建立电子档案管理系统，实现档案检索、统计与共享。数字化档案需定期校验，确保数据准确。第十六条档案销毁管理：制定档案销毁清单，经审批后按规范销毁，销毁过程需记录并存档。禁止擅自销毁应保存的档案。第十七条档案移交与接收：项目竣工验收后，应向档案管理机构移交完整档案，移交前需核对档案完整性，并签署移交清单。第十八条档案备份与恢复：重要档案需建立双备份机制，备份介质需定期检查，制定档案恢复预案，确保数据可恢复。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：牵头部门每年对照法规变化、业务调整及管理问题，修订完善档案管理制度，报领导小组审批后发布。第二十条风险识别预警机制：每年开展档案管理风险排查，对发现的问题进行分级评估，发布风险预警通知书，明确整改要求。第二十一条合规审查机制：将档案合规审查嵌入业务流程，如项目立项、招投标、竣工验收等环节需同步审查档案合规性，未经审查不得实施。第二十二条风险应对机制：对一般风险由业务部门自行整改，重大风险由领导小组组织处置，明确应急流程、责任分工及上报要求。第二十三条责任追究机制：对违反档案管理规定的，依据情节严重程度，采取绩效扣减、纪律处分等措施，情节严重的移交司法机关处理。第二十四条评估改进机制：每年对档案管理体系有效性进行评估，分析问题原因，优化流程漏洞，提升管理效率。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级领导需明确对档案管理工作的推进责任，定期召开专题会议，解决管理难题。第二十六条考核激励机制：将档案管理合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩，优秀案例予以表彰。第二十七条培训宣传机制：分层级开展档案管理培训，管理层侧重合规履职培训，一线员工侧重操作规范培训，每年至少组织两次培训。第二十八条信息化支撑：引入电子档案管理系统，实现档案流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。第二十九条文化建设：发布《城建档案合规手册》，组织全员签订合规承诺书，营造全员参与档案管理的氛围。第三十条报告制度：各部门每月报送档案管理情况，每年提交年度