大宗食材竞争性采购制度

大宗食材竞争性采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国采购法》及相关行业规范，参照集团母公司关于集中采购与供应商管理的指导意见，结合公司实际业务需求，为规范大宗食材采购行为、防控采购风险、提升采购效率、确保物资质量与安全，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司范围内大宗食材（包括但不限于米、面、油、肉、蛋、蔬菜、水果等批量采购物资）的采购需求，以及与之相关的供应商选择、合同签订、履约监督、质量验收等全流程管理。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”指公司针对大宗食材采购全过程的风险识别、控制、监督与改进的管理活动，旨在实现合规、高效、安全的采购目标。（二）“XX风险”指在采购过程中可能存在的违规操作、质量事故、供应链中断、财务舞弊等对公司利益或运营造成损害的潜在威胁。（三）“XX合规”指采购行为严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保采购活动的合法性与合理性。第四条本制度遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保大宗食材采购各环节纳入制度管控范围，不留管理死角。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门在采购管理中的职责，实现责任主体可追溯。（三）风险导向原则：以风险防控为核心，重点关注高风险环节，实施差异化管控。（四）持续改进原则：根据法规变化、业务调整及管理实践，动态优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对大宗食材竞争性采购工作负总责，承担首要领导责任；分管领导对采购工作的直接管理负责，确保制度有效执行。第六条设立“大宗食材竞争性采购管理领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括采购部、财务部、法务部、仓储部、纪检部门及各业务单位代表。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调公司大宗食材采购管理工作，制定采购策略与政策；（二）审批重大采购项目的招标方案、供应商准入标准及合同框架；（三）监督采购流程的合规性，定期评估管理效果并推动优化。第七条设立“大宗食材采购专责小组”（以下简称“专责小组”），由采购部牵头，法务部、财务部等部门参与，负责：（一）制定与修订采购管理制度、操作细则及供应商准入标准；（二）组织采购需求汇总、招标文件编制、中标结果复核等工作；（三）开展供应商风险评估、信用评价及动态管理。第八条牵头部门（采购部）职责：（一）统筹大宗食材采购的年度计划编制与执行；（二）组织招标、谈判等采购活动，监督合同履行情况；（三）建立供应商数据库，定期开展尽职调查与绩效评估。第九条专责部门（法务部、财务部等）职责：（一）法务部负责采购合同的合法性审核、法律风险防控；（二）财务部负责采购预算审批、资金支付监督及成本核算；（三）其他部门按职责协同完成采购支持工作。第十条业务部门/下属单位职责：（一）根据业务需求提交采购申请，明确物资规格、数量及预算；（二）参与供应商评价与履约监督，及时反馈质量问题或交付延误；（三）落实内部审批流程，确保采购符合部门职责范围。第十一条基层执行岗（如采购专员、仓库管理员）责任：（一）严格按制度执行采购操作，拒绝执行违规指令；（二）记录采购全过程关键信息，妥善保管合同、单据等资料；（三）发现采购风险或违规行为及时上报，并配合调查处置。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商准入与尽职调查：（一）采购前必须完成供应商资质审核，包括营业执照、生产许可、食品安全认证等；（二）对核心供应商开展实地考察，核实生产能力、仓储条件及质量控制体系；（三）建立供应商黑名单制度，禁止与存在重大合规风险的企业合作。第十三条招标与竞争性谈判：（一）采购金额超过X万元的，必须采用公开招标或竞争性谈判方式；（二）招标文件需明确技术参数、商务条款、评审标准及废标条件；（三）评审过程需形成书面记录，由评委签字确认，确保结果公平公正。第十四条合同签订与履约管理：（一）采购合同必须包含质量条款、交付时间、违约责任等核心内容；（二）签订前由法务部复核，确保条款合法合规；（三）定期检查供应商供货质量，不合格批次需及时退换。第十五条价格监控与成本控制：（一）建立采购价格数据库，动态跟踪市场价格变化；（二）对异常低价或高价采购申请进行特别审批；（三）通过集中采购、批量折扣等方式降低采购成本。第十六条质量验收与溯源管理：（一）采购食材需经仓储部联合业务部门共同验收，核对数量、规格及生产日期；（二）建立食材溯源台账，记录供应商批次、检验报告等信息；（三）对不合格食材坚决拒收，并追溯供应商责任。第十七条付款与结算管理：（一）按合同约定分期付款，禁止提前支付或超额支付；（二）财务部审核发票与验收单，确保资金支付准确无误；（三）长期合作供应商需签订付款保函，防范信用风险。第十八条利益冲突防范：（一）采购人员需回避与供应商存在亲属、股权等利益关系的采购项目；（二）禁止利用采购职务谋取回扣或私人利益；（三）建立利益冲突申报制度，违规者依规处理。第十九条专项风险防控：（一）重点监控供应商资质造假、食材质量不合格、供应链中断等风险；（二）制定应急预案，确保极端情况下的物资供应；（三）定期开展风险评估，更新管控措施。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）每年由专责小组牵头，结合法规变化、审计意见及管理实践修订制度；（二）重大业务调整需组织专题论证，确保制度适应性；（三）修订后的制度需经领导小组审议通过，并发布实施通知。第二十一条风险识别预警机制：（一）每季度开展采购风险排查，形成风险评估报告；（二）对高风险环节（如冷链运输、进口食材）实施重点监控；（三）发布风险预警通知，要求相关部门采取应对措施。第二十二条合规审查机制：（一）将供应商准入、招标过程、合同履行等嵌入业务流程；（二）设置“合规放行”节点，未经审查不得进入下一环节；（三）对审查中发现的违规问题，需限期整改并问责。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组决策；（二）建立应急采购通道，保障突发需求的物资供应；（三）处置过程需记录台账，定期复盘优化流程。第二十四条责任追究机制：（一）违反制度规定的行为，根据情节轻重给予警告、通报批评、降级等处理；（二）造成经济损失的，按公司相关规定追究经济赔偿；（三）涉嫌违法的，移交司法机关处理。第二十五条评估改进机制：（一）每年开展管理有效性评估，包括合规率、成本节约率等指标；（二）评估结果作为制度优化的重要依据；（三）鼓励员工提出改进建议，对优秀建议给予奖励。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）各级领导需亲自部署采购管理工作，定期听取汇报；（二）专责小组每季度召开会议，解决管理难题；（三）建立跨部门协作机制，确保信息畅通。第二十七条考核激励机制：（一）将采购合规情况纳入部门绩效考核，与奖金挂钩；（二）评选“采购标兵”，给予现金奖励或荣誉表彰；（三）对恶意违规行为实行一票否决，取消评优资格。第二十八条培训宣传机制：（一）新员工必须接受采购制度培训，考核合格后方可上岗；（二）每年组织业务培训，更新法规政策及操作要点；（三）通过内网、公告栏等渠道宣传合规理念。第二十九条信息化支撑：（一）开发大宗食材采购系统，实现需求提报、招标、合同管理等流程线上化；（二）利用数据分析技术，智能预警风险；（三）建立电子档案库，提升资料管理效率。第三十条文化建设：（一）编制《大宗食材采购合规手册》，明确行为规范；（二）组织签订合规承诺书，增强责任意识；（三）树立“合规创造价值”理念，营造廉洁文化氛围。第三十一条报告制度：（一）每月向领导小组报送采购进度、风险事件等信息；（二