企业采购合同及合同履行的评估体系

企业采购合同及合同履行的评估体系通用工具模板一、适用范围与应用场景本评估体系适用于各类企业（含生产型企业、服务型企业、事业单位等）的采购管理部门、法务部门、财务部门及相关业务部门，用于规范采购合同从签订前准备到履行完毕的全流程管理。具体应用场景包括：新供应商合作前的合同风险评估：首次合作或重大采购项目前对供应商资质、合同条款合理性进行综合评估；合同履行过程中的动态监控：针对长期合同、分期履行的合同，定期跟踪供应商履约进度、质量及合规性；合同履行后的绩效总结：采购完成后，对合同执行效果、供应商表现进行量化评估，为后续采购决策提供依据；风险事件处理：当合同履行出现违约、争议或变更时，通过评估体系快速定位问题、明确责任并提出解决方案。二、评估体系实施流程与操作步骤（一）合同签订前评估：风险前置，源头把控目标：保证合同条款合法合规、供应商具备履约能力，从源头降低合同风险。步骤1：采购需求与合同目标确认操作内容：由需求部门（如生产部、行政部）提交《采购需求说明书》，明确采购标的（货物/服务/工程）、规格型号、数量、交付时间、质量标准、预算上限等核心要素；采购部门联合财务部门审核需求的合理性与预算匹配度，形成《采购需求评审表》（需需求部门负责人经理、采购经理经理签字确认）。步骤2：供应商资质与能力审核操作内容：通过供应商库、公开招标、市场调研等方式筛选候选供应商，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）、过往业绩证明、财务报表（近1-2年）等材料；采购部门组织对供应商进行现场考察或背景调查，重点评估其生产能力、技术实力、质量管控体系、履约记录（如历史合同违约率、客户投诉率），形成《供应商资质评估表》（评估人主管、法务专员专员签字）。步骤3：合同条款合规性与完整性审查操作内容：法务部门依据《民法典》《合同法》及相关行业法规，审查合同条款的合法性、完整性，重点核查：标的描述是否清晰（避免模糊表述如“优质产品”）；双方权利义务是否对等（如违约责任、不可抗力条款）；付款方式、交付时间、验收标准是否明确；争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否清晰；形成《合同条款审查意见表》，对存在风险的条款（如“最终解释权归采购方”）提出修改建议，由法务负责人*总监签字确认。步骤4：合同风险评估与分级操作内容：采购部门联合法务、财务、需求部门，从“供应商风险”“条款风险”“市场风险”“财务风险”四个维度，对合同风险进行量化评分（1-5分，1分风险最低，5分风险最高），填写《合同风险评估表》；根据总分值将风险分为三级：低风险（≤8分）：按标准流程签订合同；中风险（9-15分）：要求供应商提供履约保证金（一般为合同金额的10%-30%），增加履约保函；高风险（≥16分）：重新启动招标流程或终止合作。（二）合同履行中监控：动态跟踪，及时纠偏目标：保证供应商按合同约定履行义务，及时发觉并解决履约过程中的问题，保障采购目标实现。步骤1：制定履约跟踪计划操作内容：采购部门根据合同约定，梳理关键履约节点（如交付时间、阶段性验收、付款节点），制定《合同履约跟踪计划表》，明确跟踪责任人（采购专员*专员）、跟踪频率（如周/月）、记录要求；对于长期合同（如年度框架协议），需增加“月度履约例会”机制，由采购、需求、法务部门共同参会。步骤2：履约进度与质量监控操作内容：供应商按约定提交《履约进度报告》（含生产/服务进展、已完成工作量、未完成原因说明），采购部门核对报告与实际进度是否一致（如通过现场抽检、物流跟踪记录）；需求部门负责对交付标的进行质量验收，依据合同约定的质量标准（如国标、行标、样品标准）填写《验收单》，验收不合格的需书面反馈供应商并明确整改期限，整改后需重新验收。步骤3：变更与争议管理操作内容：履约过程中如需变更合同内容（如交付时间、数量、规格），由需求部门提交《合同变更申请单》，说明变更原因、影响及双方协商结果，经采购经理*经理、法务部门审核后签订《补充协议》；出现争议时，首先由双方友好协商，协商不成的依据合同约定的争议解决方式处理（如提交仲裁/诉讼），同时保存所有沟通记录、书面函件等证据。步骤4：资金支付审核操作内容：供应商提交付款申请时，需附《验收单》《履约进度报告》《发票》等材料，采购部门核对材料与合同约定是否一致；财务部门审核付款金额、时间是否符合合同条款，保证“无验收不付款、无审批不付款”，形成《付款审批单》（需采购经理经理、财务总监总监签字）。（三）合同履行后评估：总结复盘，持续优化目标：评估合同履行效果，总结经验教训，优化供应商管理和采购流程。步骤1：履行数据收集与整理操作内容：收集合同履行全过程的记录，包括《验收单》《付款审批单》《履约进度报告》《变更协议》《争议处理记录》等；统计关键数据：交付准时率、验收合格率、变更次数、争议解决时长、实际成本与预算偏差等。步骤2：供应商履约绩效评估操作内容：依据《供应商履约绩效评估表》，从“质量（40%）”“交付（30%）”“服务（20%）”“配合度（10%）”四个维度对供应商进行评分（100分制），评分标准示例：质量验收合格率≥98%：40分；90%-97%：30分；＜90%：0分；交付准时率100%：30分；95%-99%：20分；＜95%：0分；根据评分结果将供应商分为四级：优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分），录入供应商管理系统，作为后续合作的重要依据。步骤3：合同管理流程复盘操作内容：采购部门组织需求、法务、财务部门召开“合同履行总结会”，讨论以下问题：合同签订前评估是否充分？（如是否存在遗漏的风险点）；履约过程中监控是否到位？（如变更管理是否规范）；成本控制是否有效？（如实际成本超预算的原因）；形成《合同履行总结报告》，提出改进措施（如优化供应商筛选标准、完善合同模板），由采购总监*总监审批后存档。三、核心工具表格模板（一）合同风险评估表评估维度评估指标评分标准（1-5分）得分备注（具体风险点）供应商风险资质完整性缺1项关键资质扣1分如缺少ISO9001认证过往履约记录有违约记录每项扣2分上季度延迟交付1次条款风险付款条件合理性付款节点模糊扣2分验收后30日内付款未明确违约责任明确性未约定违约金扣3分仅写“承担相应责任”市场风险价格波动风险原材料价格波动＞10%扣2分钢材价格近期上涨15%财务风险供应商财务状况资产负债率＞80%扣3分近期资产负债率85%总分风险等级：□低□中□高填写说明：1.每项指标评分后需注明扣分原因；2.总分由各维度得分汇总得出，风险等级根据总分确定。（二）供应商履约绩效评估表评估维度评估指标权重目标值实际值得分（权重×实际值/目标值）备注质量验收合格率40%≥98%96%40×96%/98%=39.22批产品轻微瑕疵交付交付准时率30%100%95%30×95%/100%=28.5延迟1天（不可抗力）服务售后响应速度20%≤24小时18小时20×18/24=15及时解决问题配合度变更配合度10%无条件配合配合但有异议10×80%=8对规格变更提出议价总分100%90.7评级：优秀填写说明：1.实际值优于目标值时按100%计算得分（如响应速度≤12小时得20分）；2.总分保留1位小数，评级依据标准：优秀≥90分，良好80-89分，合格60-79分，不合格＜60分。（三）合同履约跟踪计划表合同编号采购标的供应商名称关键履约节点计划时间实际时间完成状态（□未开始□进行中□已完成□延迟）责任人备注CG-2023001办公设备采购A科技有限公司合同签订2023-01-152023-01-15□已完成*专员首批货物交付2023-02-012023-02-03□延迟*专员物流延误最终验收2023-02-10□未开始*专员待交付后验收填写说明：1.关键履约节点根据合同约定填写，如“预付款支付”“到货验收”“质保期满”等；2.每周更新实际时间与完成状态，延迟需注明原因。四、关键注意事项与风险提示（一）合规性优先，杜绝“人情合同”合同条款必须符合国家法律法规（如《招标投标法》适用于达到招标金额的采购项目），禁止为规避监管而签订“阴阳合同”；供应商资质审核需严格核验原件，避免使用过期或伪造证书，必要时可通过“信用中国”等官方渠道查询企业信用记录。（二）动态调整，避免“一评到底”市场环境、供应商状况可能发生变化，如遇原材料价格暴涨、供应商破产等突发情况，需重新启动风险评估；履约过程中如发觉评估指标不合理（如原质量标准未考虑行业新规），应及时调整评估标准并更新表格模板。（三）跨部门协作，保证信息同步采购、需求、法务、财务部门需建立“合同管理沟通群”，实时共享履约进展、争议处理等信息，避免因信息不对称导致决策失误；重要节点（如验收、付款）需各部门共同参与签字确认，保证责任可追溯。（四）数据留存，完善档案管理所有评估记录（含《合同风险评估表》《履约绩效评估表》《沟通记录》）需保存至少5年，电子档案需备份至企业服务器，纸质档案需分类归档；涉及商业秘密的合同文件，需标注“保密”字样，仅限相关人员查阅，防止信息泄露。（五）持续改进，构建闭环管理每季度召开“采购合同管理复盘会”，分析评估