采购流程与合同审核流程手册

采购流程与合同审核流程手册本手册旨在规范企业采购活动及合同管理全流程，明确各部门职责分工，保证采购行为合规、高效，降低运营风险，保障企业资源合理配置。手册适用于公司各部门所有采购需求发起、供应商管理、合同起草与审核等环节，相关岗位人员需严格遵照执行。一、采购全流程操作指南（一）需求提出与确认需求发起业务部门根据实际工作需要，由申请人*填写《采购申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等信息，并附相关技术参数或需求说明文件（如技术规格书、图纸等）。需求部门负责人对采购必要性及合理性进行审核，确认符合部门工作计划及预算后，签字提交至采购部。需求复核采购部收到申请后，对采购需求的合规性（是否超预算、是否符合公司采购政策）、完整性（信息是否齐全）进行复核，必要时与需求部门沟通确认细节。对于重大项目或高价值采购，采购部可组织需求部门、财务部召开需求评审会，明确采购边界及技术要求。（二）供应商寻源与评估供应商寻源根据采购需求类型（如标准化物资、定制化服务、工程类项目等），采购部通过公开招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商。公开招标：适用于金额较大、标准化的采购项目，通过公司官网或指定平台发布招标公告，邀请不少于3家合格供应商参与。询价比价：适用于金额中等、规格明确的采购项目，向不少于3家供应商发出询价单，对比价格、质量、交期等综合因素。单一来源采购：仅适用于因特殊技术要求、专利保护等原因只能从唯一供应商采购的情况，需附专项说明并经总经理*审批。供应商资质审核采购部对候选供应商的营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证等）、经营状况、财务报表、过往合作案例等进行审核，保证供应商具备履约能力。审核通过后，形成《供应商评估表》，纳入《合格供应商名录》。供应商确定采购部根据“质优价廉、服务优先、诚信合规”原则，结合评估结果确定中标/成交供应商，并通知需求部门确认。需求部门对供应商的技术方案、产品功能等进行最终确认，无异议后进入后续流程。（三）采购订单与审批订单编制采购专员*根据确定的供应商及需求细节，编制《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、物品/服务明细、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准等条款，保证与采购申请及供应商报价一致。订单审批采购订单按审批权限逐级报批：金额≤5万元：采购经理*审批；5万元＜金额≤20万元：采购总监*审批；金额＞20万元：总经理*审批。审批通过后，采购部将《采购订单》加盖公章发送至供应商，并要求供应商签字确认回传。（四）订单执行与跟踪交付跟进供应商按订单约定时间交付货物/提供服务，采购部需提前与供应商确认交付细节，保证准时履约。对于周期较长的项目，采购部应建立进度跟踪表，定期与供应商沟通进展，及时协调解决交付过程中的问题（如物流延误、质量异常等）。异常处理若供应商未能按时交付或交付物品不符合要求，采购部需第一时间通知供应商整改，同时向需求部门及上级汇报，必要时启动备选供应商方案，保证不影响正常工作。（五）货物/服务验收与付款验收实施货物送达后，由需求部门、采购部、质检部（如需）共同进行验收：数量核对：清点货物数量是否与订单一致；质量检验：检查物品规格、型号、外观、功能等是否符合要求，必要时提供第三方检测报告；服务验收：对于服务类采购，由需求部门根据服务标准确认服务完成情况。验收合格后，三方共同签字确认《验收单》；验收不合格的，需填写《不合格品处理单》，要求供应商限期退换或整改，整改合格后重新验收。付款结算采购部凭《采购订单》《验收单》、供应商开具的合规费用凭证（如收据、结算单等），按财务制度办理付款申请。财务部审核无误后，通过银行转账等方式向供应商支付款项，并保留付款凭证备查。二、合同审核全流程操作指南（一）合同发起与起草发起条件采购金额超过1万元，或涉及长期服务、知识产权、重大责任等风险事项的，必须签订书面合同；合同由业务部门*根据采购结果及技术需求起草，保证合同内容与采购订单、谈判结果一致。合同内容规范合应至少包含以下核心条款：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人）、标的物/服务详情（名称、规格、数量、质量标准）、价款及支付方式、履行期限与地点、验收标准与方法、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。涉及技术专利、专有技术的，需明确知识产权归属及保密义务；涉及长期履行的合同，应约定续签或终止条款。（二）法务合规审核审核重点法务专员*对合同合法性、合规性、条款严谨性进行审核，重点关注：合同主体是否具备相应资质及履约能力；条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）或公司内部制度；权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否合理。意见反馈与修改法务部审核通过后，在《合同审批表》中签署“同意意见”；存在问题的，列出修改意见并反馈至业务部门，业务部门需根据意见调整合同内容，再次提交审核。（三）财务条款审核审核内容财务专员*重点审核合同中的财务相关条款：价款构成是否清晰（含税价、不含税价、费用明细等）；付款方式与进度是否合理（如预付款比例、到货款、质保金比例等）；涉及的费用凭证类型及开具要求是否符合财务制度；是否存在资金风险（如超期付款、支付条件不明确等）。风险提示财务部对可能存在的财务风险（如汇率波动、价格调整机制等）提出提示，并建议在合同中明确风险分担条款。（四）业务条款确认业务部门负责人对合同中的技术条款、服务标准、交付细节等内容再次确认，保证与实际需求一致，避免因条款模糊导致后续履约争议。（五）审批与签署审批流程合同审批实行分级管理，根据合同金额及风险等级确定审批权限：金额≤10万元：业务部门负责人、法务专员、财务专员、采购经理审批；10万元＜金额≤50万元：增加采购总监*审批；金额＞50万元：需总经理*最终审批。所有审批环节通过后，形成《合同审批表》，作为合同签署依据。签署与盖章合同文本经双方确认无误后，由法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章及合同专用章；合同一式多份（至少正本2份、副本若干份），双方各执正本，副本由采购部、行政部分别存档。（六）合同归档与管理归档要求合同签署后，原件由行政部*统一归档，建立《合同台账》，记录合同编号、签订日期、合同主体、金额、履行期限、归档位置等信息；电子版合同同步存储至公司指定系统，保证信息安全及可追溯性。履行跟踪采购部负责跟踪合同履行进度，定期向相关部门反馈履约情况；合同到期前30天，采购部需评估是否续签，并启动续签流程（如需）。三、常用模板表格（一）采购申请表申请部门申请人*申请日期采购物品/服务名称规格型号需求数量预算金额用途说明期望交付时间技术参数/需求附件□技术规格书□图纸□其他：需求部门负责人意见签字：日期：采购部复核意见签字：日期：审批意见（按权限）签字：日期：（二）合同审批表合同名称合同编号甲方（公司）乙方（供应商）合同金额履行期限起草部门起草人*法务审核意见签字：日期：财务审核意见签字：日期：业务部门确认意见签字：日期：采购部意见签字：日期：最终审批意见（按权限）签字：日期：（三）供应商评估表供应商名称联系人联系方式资质类型□营业执照□ISO认证□行业许可证□其他：评估项目评分（1-10分）备注资质合规性价格竞争力质量保障能力履约及时性（过往案例）服务响应速度综合评分评估结论□推荐纳入合格名录□有条件推荐□不推荐评估人*日期（四）货物验收单验收部门验收日期采购订单编号供应商名称物品名称规格型号数量验收结果□合格□不合格（描述问题：）□合格□不合格（描述问题：）质检意见签字：日期：需求部门意见签字：日期：采购部意见签字：日期：四、关键注意事项（一）采购环节注意事项预算控制：所有采购活动必须控制在年度预算范围内，超预算采购需提交预算调整申请，经总经理*审批后方可执行。供应商管理：严禁与未纳入《合格供应商名录》的供应商开展合作，定期对供应商进行复评，淘汰不合格供应商。廉洁要求：采购人员严禁收受供应商回扣、礼品等不正当利益，违者按公司规定严肃处理。（二）合同审核注意事项条款严谨性：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），明确违约责任的具体认定标准及赔偿方式，减少履约争议。风险规避：对于高风险条款（如不可抗力、知识产权归属等），需提前与法务部沟通，保证条款合法且最大限度保护公司权益。沟通同步：合同审核过程中，业务部门、法务部、财务部需保持密切沟通，保证各方意见充分融合，避免因信息不对称导致审核疏漏。（三）通用管理要求文档留存：采购申请、订单、合同、验收