公司资产清单管理与登记制度操作手册

公司资产清单管理与登记制度操作手册为规范公司资产的日常管理流程，保证资产从购置到处置全生命周期的安全、完整与高效利用，明确各部门在资产管理中的职责分工，避免资产流失、信息错漏等问题，特制定本操作手册。本手册旨在为各部门提供标准化、可执行的资产管理指引，助力实现资产动态化、精细化管控。一、适用范围与应用场景（一）适用范围本手册适用于公司所有部门及全体员工，涵盖各类资产的管理活动，包括但不限于：固定资产：单价2000元以上（含）、使用年限1年以上的办公设备（如电脑、打印机）、生产设备、工具仪器、运输工具等；低值易耗品：单价不足2000元但使用期限较长（如办公家具、文具耗材）、或单价较低但批量采购的易耗物品（如打印机墨盒、文件夹）；其他资产：如办公软件著作权、对外投资形成的长期资产等（需结合专项管理制度执行）。（二）应用场景新增资产购置：部门因工作需要申购资产，从申请、审批到验收入库的全流程；资产日常使用：资产领用、保管、内部调拨、维修维护等环节的管理；资产状态变更：资产因损坏、丢失、报废、处置导致信息变动的登记；资产定期盘点：季度/年度对资产存量、使用状态的清查核对。二、资产全生命周期操作流程（一）资产新增登记流程目标：保证新增资产信息准确、手续完备，及时纳入公司资产台账管理。操作步骤：提交购置申请：使用部门根据工作需求，填写《资产购置申请表》（见模板一），注明资产名称、规格型号、预估单价、数量、用途、预算来源等信息，经部门负责人*经理签字确认后，提交至行政部门。审批与采购：行政部门对申请的必要性、合理性进行审核，结合公司资产存量（避免重复购置）及预算情况，报分管领导*总审批。审批通过后，由行政部门统一采购（或按公司采购制度授权部门自行采购），保留采购合同、发票等原始凭证。验收入库：资产到货后，由使用部门、行政部门共同验收：核对资产名称、规格、数量是否与采购一致，检查外观及功能是否正常。验收合格后，填写《资产验收单》，三方（使用部门、行政部门、采购人员）签字确认；若验收不合格，及时联系供应商退换货。信息登记与标签粘贴：行政部门将验收合格的资产信息录入《公司资产清单总表》（见模板二），唯一“资产编号”（规则：部门代码-购置年份-流水号，如“BG-2024-001”）；制作资产标签（包含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置（如电脑主机侧面、文件柜顶部），保证标签清晰、不易脱落。财务入账：行政部门将《资产验收单》《采购发票》等材料提交财务部门，财务部门核对无误后，按会计制度进行资产入账，保证账实、账账一致。（二）资产日常管理流程目标：明确资产保管责任，规范使用行为，减少资产损坏、丢失风险。操作步骤：领用登记：使用部门指定专人（或直接由领用人）至行政部门办理领用手续，填写《资产领用登记表》（见模板三），签字确认后领取资产。领用后，保管人需妥善保管，不得擅自转借、拆卸、改装。内部调拨：因工作需要，资产需在部门间调拨时，由调入部门填写《资产内部调拨申请表》（见模板四），注明调拨原因、资产编号、原使用部门等信息，经调出/调入部门负责人签字确认后，报行政部门备案。行政部门更新资产台账中的“使用部门”“保管人”信息，并同步通知财务部门。维修维护：资产出现故障时，保管人应及时向行政部门报修，填写《资产维修申请表》，说明故障现象。行政部门评估维修必要性：若为日常损耗（如软件故障、部件老化），联系服务商维修；若因人为损坏（如摔碰、操作不当），需明确责任人并承担相应维修费用（按公司奖惩制度执行）。维修完成后，更新资产台账中的“维修记录”字段。（三）资产变更与报废处置流程目标：规范资产状态变更及报废流程，保证资产处置合规，避免资产闲置或流失。操作步骤：资产报废申请：资产达到使用年限（如电脑5年、打印机3年）、或因技术淘汰、损坏无法修复时，由保管部门填写《资产报废申请表》（见模板五），注明资产编号、报废原因、数量、残值预估等信息，附技术鉴定意见（若为设备故障需由行政部门或专业技术人员出具鉴定）。审批与处置：申请表经部门负责人签字后，报行政部门审核，再报分管领导*总审批（单台资产原值超5000元的需报总经理审批）。审批通过后，由行政部门按以下方式处置：残值回收：可回收资产（如金属部件、电子元件）交由行政部门统一变卖，变卖收入上缴财务；销毁处理：无法回收或涉及公司信息的资产（如硬盘、涉密文件），由行政部门监督销毁，保证信息不外泄。信息注销：处置完成后，行政部门在《公司资产清单总表》中标注“已报废”，同步更新资产状态，财务部门进行账务核销，保证账实相符。（四）资产定期盘点流程目标：核对资产台账与实际存量，及时发觉并解决盘盈、盘亏问题，保证资产信息准确。操作步骤：制定盘点计划：行政部门于每季度末/年度终了前10个工作日，制定《资产盘点计划》，明确盘点范围、时间、分组（每组至少2人，1人清点、1人记录）、分工及要求。现场盘点：各部门配合盘点小组，对所保管资产逐一清点：核对资产编号、名称、数量、使用状态是否与台账一致，对盘盈（台账无、实际有）、盘亏（台账有、实际无）资产标注并记录原因。编制盘点报告：盘点结束后，盘点小组编制《资产盘点报告》（见模板六），列明资产盘点结果、差异原因分析（如盘亏因领用未登记、盘盈因漏购未录入等），提出整改建议（如完善领用流程、加强标签管理等）。整改与账务调整：对盘点差异，由行政部门牵头，使用部门配合在5个工作日内完成整改（如补充登记漏录资产、追回丢失资产等）。整改完成后，行政部门更新资产台账，财务部门根据盘点报告进行账务调整，保证账实一致。三、标准化表格模板模板一：资产购置申请表申请部门申请人申请日期资产名称规格型号预估单价（元）数量预算来源用途说明部门负责人意见签字：行政部门审核签字：分管领导审批签字：模板二：公司资产清单总表资产编号资产名称规格型号购置日期原值（元）使用部门保管人资产状态（在用/维修/报废）存放地点备注BG-2024-001联想台式电脑ThinkCentreM7002024-03-155500市场部张三在用办公室A301BG-2024-002HP打印机LaserJetP11082024-03-201800行政部李四维修中行政部仓库主板故障模板三：资产领用登记表领用日期资产编号资产名称规格型号数量领用人部门负责人签字行政经办人签字2024-03-16BG-2024-001联想台式电脑ThinkCentreM7001张三*经理王五模板四：资产内部调拨申请表调拨日期资产编号资产名称原使用部门原保管人调入部门新保管人调拨原因调出部门负责人调入部门负责人2024-04-10BG-2024-003办公桌椅人力资源部赵六市场部张三部门人员扩编*经理*经理模板五：资产报废申请表申请日期资产编号资产名称报废数量原值（元）已使用年限（年）报废原因技术鉴定意见部门负责人2024-05-20BG-2022-005戴尔显示器212003屏幕老化，无法修复经检测，维修成本超原值50%，建议报废*经理模板六：资产盘点报告盘点部门盘点日期盘点人复核人资产总数量（台账）资产总数量（实盘）盘盈数量及原因盘亏数量及原因整改措施及完成时限四、操作规范与风险提示（一）责任分工行政部门：负责资产采购、验收、登记、调拨、报废处置、盘点组织及标签管理；财务部门：负责资产入账、折旧计提、账务核销及价值管理；使用部门：负责资产领用、保管、日常维护及配合盘点，保证资产安全。（二）信息准确性要求资产信息登记需真实、完整，严禁虚报、漏登资产编号、名称等关键信息；资产状态变更（如调拨、报废）需在3个工作日内完成台账更新，保证信息同步。（三）定期盘点机制季度盘点由行政部门牵头，各部门配合，重点抽查高频使用资产；年度盘点需全面覆盖所有资产，盘点报告需经部门负责人签字确认后存档。（四）资产标签管理资产标签是资产身份识别的唯一依据，严禁私自撕毁、涂改；标签损坏或脱落时，保管人需及时告知行政部门更换，保证标签可识别。（五）保密要求资产台账、盘点报告等涉密信息仅限相关负责人查阅，严禁外传；处置涉及公司信息的资产（如