保密协议签订管理制度

保密协议签订管理制度一、总则（一）目的为了保护公司的商业秘密、技术秘密及其他敏感信息，规范保密协议的签订、履行和管理，维护公司的合法权益和正常经营秩序，特制定本保密协议签订管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司与员工、合作伙伴、供应商、客户等签订的各类保密协议的管理。公司全体员工在工作过程中涉及保密协议签订及相关事宜时，均需遵守本制度。（三）定义本制度所称保密信息是指公司拥有或掌握的，不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息、经营信息和其他敏感信息。包括但不限于公司的产品设计、研发资料、生产工艺、客户名单、营销计划、财务数据、商业策略等。二、保密协议签订的主体与时机（一）签订主体1.员工：公司所有新入职员工，在办理入职手续时，必须签订保密协议。无论其岗位是否直接接触保密信息，均有义务保守公司秘密。2.合作伙伴：在与公司进行业务合作，涉及到共享保密信息的情况下，如联合研发、项目合作等，合作伙伴应与公司签订保密协议。3.供应商：当供应商需要了解公司的产品规格、技术要求等保密信息时，应签订保密协议。4.客户：在某些情况下，如客户需要获取公司的特定商业方案、技术演示等保密信息，公司可要求客户签订保密协议。（二）签订时机1.员工：新员工入职时，人力资源部门应在办理入职手续的同时，安排员工签订保密协议。对于在职员工，如因岗位调整或工作内容变更，需要接触新的保密信息时，应及时补签保密协议。2.合作伙伴、供应商和客户：在与公司进行业务洽谈，涉及保密信息共享前，由相关业务部门负责与对方沟通并签订保密协议。三、保密协议的内容与条款（一）基本条款1.协议双方的基本信息：包括公司名称、法定代表人、地址，以及对方的姓名、单位名称、法定代表人、地址等。2.保密信息的定义和范围：明确保密信息的具体内容和界定标准，可采用列举和概括相结合的方式。例如，保密信息包括但不限于公司的技术文档、客户资料、财务报表等。3.保密期限：根据保密信息的性质和重要程度，确定合理的保密期限。一般情况下，保密期限自协议签订之日起不少于[X]年。（二）保密义务条款1.保密措施：要求对方采取合理的保密措施，如设立专门的保密区域、限制知悉人员范围、对保密信息进行加密存储等。2.禁止披露：明确对方不得向任何第三方披露保密信息，除非获得公司的书面同意。3.限制使用：规定对方只能将保密信息用于协议约定的目的，不得用于其他任何用途。（三）违约责任条款1.违约金：约定对方违反保密协议时应向公司支付的违约金数额或计算方法。违约金的数额应根据保密信息的价值和可能造成的损失合理确定。2.赔偿损失：如对方的违约行为给公司造成损失的，应承担赔偿责任，包括直接损失和间接损失。（四）争议解决条款明确双方在履行保密协议过程中发生争议时的解决方式，一般可选择协商、仲裁或诉讼。如选择仲裁，应约定仲裁机构和仲裁规则；如选择诉讼，应约定管辖法院。四、保密协议的起草与审核（一）起草1.责任部门：保密协议的起草工作由公司法务部门负责。对于涉及特定业务领域的保密协议，法务部门可会同相关业务部门共同起草。2.参考模板：法务部门应制定保密协议的标准模板，明确协议的基本条款和格式。在起草具体保密协议时，可根据实际情况对模板进行适当修改和调整。（二）审核1.内部审核：保密协议起草完成后，应先由法务部门进行内部审核，确保协议内容符合法律法规和公司的利益。审核内容包括协议条款的合法性、完整性、合理性等。2.业务部门审核：内部审核通过后，将保密协议提交给相关业务部门进行审核。业务部门主要审核协议内容是否符合业务实际需求，是否会对业务合作产生不利影响。3.高层审批：经过法务部门和业务部门审核通过的保密协议，应提交公司高层领导审批。高层领导主要从公司战略和整体利益的角度对协议进行把关。五、保密协议的签订与备案（一）签订1.当面签订：对于重要的保密协议，应要求对方当面签订，确保协议的真实性和有效性。签订时，双方应仔细核对协议内容，确认无误后签字盖章。2.邮寄签订：如因特殊情况无法当面签订，可采用邮寄的方式签订。公司应将签字盖章后的保密协议寄送给对方，要求对方签字盖章后及时寄回。（二）备案1.纸质备案：保密协议签订后，由法务部门负责将协议原件进行存档备案。存档时应建立专门的档案目录，对协议的签订时间、签订主体、保密期限等信息进行详细记录。2.电子备案：同时，法务部门应将保密协议的电子文档进行备份，存储在公司的内部服务器或专门的电子档案系统中，以便于查询和管理。六、保密协议的履行与监督（一）保密培训1.新员工培训：人力资源部门应在新员工入职培训中，安排保密培训课程，向员工介绍公司的保密制度和保密协议的主要内容，提高员工的保密意识。2.定期培训：公司应定期组织全体员工进行保密培训，更新保密知识和技能，强化员工的保密责任感。（二）保密措施落实1.公司内部：各部门应按照公司的保密制度和保密协议的要求，落实各项保密措施。如对保密信息进行分类管理、设置访问权限、定期检查保密设备等。2.对方履行：相关业务部门应定期与签订保密协议的合作伙伴、供应商和客户进行沟通，了解其保密措施的落实情况，督促其严格履行保密协议。（三）监督检查1.内部监督：法务部门应定期对公司各部门的保密工作进行监督检查，检查内容包括保密制度的执行情况、保密协议的履行情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见并跟踪落实。2.外部监督：对于签订保密协议的合作伙伴、供应商和客户，公司可通过不定期的实地考察、资料审查等方式，对其保密措施的落实情况进行监督检查。七、保密协议的变更与解除（一）变更1.变更情形：如因业务发展、法律法规变化等原因需要对保密协议的内容进行变更的，双方应协商一致，并签订书面的变更协议。2.变更程序：变更协议的起草、审核、签订和备案程序与原保密协议相同。（二）解除1.解除情形：保密协议可在以下情形下解除：（1）保密期限届满；（2）双方协商一致解除；（3）因不可抗力等原因导致协议无法履行；（4）对方严重违反保密协议，经公司书面通知后仍未改正。2.解除程序：保密协议解除时，双方应签订书面的解除协议，并按照协议约定处理保密信息的返还或销毁事宜。公司应及时将解除协议的情况进行备案。八、保密协议的违约责任与处理（一）违约责任认定1.违约行为：对方违反保密协议的行为包括但不限于披露保密信息、不当使用保密信息、未采取合理保密措施等。2.认定程序：当公司发现对方可能存在违约行为时，应及时收集相关证据，由法务部门进行初步认定。如确认为违约行为，应及时向对方发出书面通知，要求其说明情况并承担违约责任。（二）违约处理1.协商解决：对于轻微的违约行为，公司可先与对方进行协商，要求其采取补救措施，如停止违约行为、消除影响、赔偿损失等。2.仲裁或诉讼：如协商不成，公司可根据保密协议中的争议解决条款，选择仲裁或诉讼的方式解决纠纷。在仲裁或诉讼过程中，公司应积极维护自己的合法权益，要求对方承担违约责任。九、保密协议的档案管理与销毁（一）档案管理1.专人负责：公司应指定专人负责保密协议的档案管理工作，确保档案的安全和完整。2.定期清理：定期对保密协议档案进行清理，对于超过保密期限且无保存价值的档案，可按照公司的档案管理制度进行销毁。（二）销毁1.销毁程序：保密协议档案销毁时，应填写销毁申请表，经公司相关领导审批后，由专人负责销毁。销毁过程应进行记录，确保档案信息不被泄露。十、附则本制度自发布之日起施行，由公