某小学留守儿童档案管理制度

某小学留守儿童档案管理制度第一章总则1.1为精准掌握本校留守儿童基本情况，保障其受教育权、健康权、发展权，依据《未成年人保护法》《义务教育法》《关于加强农村留守儿童关爱保护工作的意见》等法规政策，结合我校实际，制定本制度。1.2本制度所称“留守儿童”是指父母双方外出务工或一方外出务工另一方无监护能力，连续脱离监护3个月以上，由祖父母、外祖父母或其他委托监护人代为监护的6—12周岁在校学生。1.3档案管理坚持“一人一档、动态更新、分类干预、保密安全、资源共享”原则，确保信息真实、完整、可用、可追溯。第二章组织与职责2.1学校成立“留守儿童档案管理工作小组”，由校长任组长，分管德育副校长任副组长，成员包括德育主任、班主任、心理教师、校医、信息技术员、家委会代表。2.2工作小组职责：（1）制定年度档案采集计划与更新方案；（2）组织培训班主任及科任教师掌握采集标准与系统操作；（3）每季度召开一次研判会，对高风险留守儿童进行个案会商；（4）与乡镇民政、妇联、团委、派出所、卫生院建立数据共享通道；（5）接受上级教育、民政、审计、纪检部门对档案的抽查与督导。2.3班主任为信息采集第一责任人，负责入户家访、电话访谈、系统录入、动态标注；心理教师负责心理测评与干预记录；校医负责健康体检与营养监测数据；信息技术员负责账号权限、备份与脱敏；家委会代表负责监督保密与反馈家长诉求。第三章档案内容3.1基础信息子档（1）学生基本信息：姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、学籍号、照片、指纹、血型、过敏史；（2）户籍与居住信息：户籍地址、实际居住地址、房屋属性（自建、租赁、借住）、上学交通方式与耗时；（3）家庭信息：父母及监护人姓名、身份证号、联系电话、务工地址、单位名称、工种、往返频率、年收入区间；（4）委托监护信息：委托方式（口头、书面、公证）、监护人身体健康状况、文化程度、监护能力自评、与儿童关系；（5）兄弟姐妹信息：是否同为留守儿童、就读学校、学习成绩、是否享受资助。3.2学业发展子档（1）入学以来各学期成绩、综合素质评价、学科教师评语；（2）学习习惯调查：作业完成时长、课外阅读册数、网络使用时间、学习工具拥有情况；（3）课后服务参与记录：社团、兴趣班、辅导课、爱心老师结对记录；（4）学业预警记录：单科低于60分、连续两次班级后10%、缺课3天以上触发预警，附干预措施与结果。3.3身心健康子档（1）健康体检表：身高、体重、视力、听力、血压、肺活量、血红蛋白、寄生虫、龋齿、脊柱侧弯；（2）心理测评：儿童版心理健康量表MHT、小学生情绪障碍筛查表、艾森克人格问卷（简化版），每年5月、11月各一次；（3）心理访谈记录：访谈时间、地点、主诉、观察记录、风险等级、干预建议；（4）营养监测：早餐摄入频次、牛奶鸡蛋食用天数、BMI年度曲线、贫血矫正记录；（5）疫苗接种与传染病史：国家免疫规划接种完成情况、水痘流感等校内暴发记录。3.4行为与安全子档（1）日常行为：迟到早退、课堂违纪、校园欺凌角色（受害者、施暴者、旁观者）、好人好事记录；（2）安全事件：交通、溺水、高坠、烧烫伤、动物伤害、走失、性侵等事件经过、处理结果、责任认定；（3）网络行为：是否拥有独立手机、日均上网时长、主要App、是否遭遇网络诈骗或不良信息；（4）法治教育：参加模拟法庭、禁毒讲座、消防演练签到表与心得体会。3.5资助与帮扶子档（1）政府资助：城乡义务教育“两免一补”、营养改善计划、春蕾计划、福彩助学金到账时间、金额、签收扫描件；（2）社会捐助：基金会、企业、爱心人士捐赠物品清单与照片、发放表、感谢信回执；（3）教师结对：帮扶教师姓名、结对时间、每月沟通次数、帮扶记事、成长积分；（4）同伴互助：设立“留守小伙伴”制度，记录结对同伴、互助主题、双方满意度。3.6音视频与图像子档（1）家庭环境照片：卧室、厨房、学习角、庭院各1张，每年3月更新；（2）家访视频：不少于3分钟，需出现监护人、学生、家访教师三方同框，统一横屏1080P；（3）主题活动现场：生日会、微心愿兑现、研学旅行、亲子视频连线截图；（4）语音日记：学生用校园录音笔录制30秒心愿或烦恼，每学期不少于2条，统一转码为MP3。第四章采集流程4.1学前摸底每年8月25日前，班主任通过招生系统、村委会、派出所流动人口台账比对，初步列出疑似留守儿童名单，完成《留守儿童初筛表》。4.2入户核验8月26—31日，班主任+村儿童主任+家委会代表三人同入户，出示《采集告知书》，现场核对户口簿、务工证明、委托监护协议，拍摄水印照片，填写《留守儿童入户核查表》，监护人、学生、教师三方签字。4.3系统录入9月1—10日，信息技术员开通“留守儿童专用采集账号”，班主任在“全国中小学学籍系统”与“本校留守子系统”双平台同步录入，关键字段采用下拉选择+OCR识别，减少手工输入错误。4.4质量抽查9月11—15日，工作小组按10%比例随机抽查，发现错项、漏项、逻辑矛盾，一次扣班主任绩效50元，并在周前会上通报；连续两次抽查不合格，启动约谈程序。4.5动态更新（1）月度微更新：每月最后一周，班主任在班会课用5分钟“留守小雷达”问卷，学生扫码勾选“父母是否回家”“是否换监护人”“是否生病”三项，系统自动推送提醒；（2）学期中更新：期中、期末成绩发布后3日内，教务员推送成绩接口，班主任确认后归档；（3）即时更新：遭遇突发事件24小时内，班主任填写《突发事项补充表》，上传现场照片，校长审核后入库。第五章存储与保管5.1电子档案（1）采用本地服务器+教育城域云双备份，每日2:00自动增量备份，保留15天滚动；每月1日全量备份，保留5年；（2）文件名规则：学生学籍号_子档类型_年月日，如“G53012320090101001_学业发展_20240501”；（3）加密方式：AES256加密，密钥由校长、信息技术员、家委会代表三方分段保管，读取需两人同时输入；（4）脱敏处理：导出共享时，父母身份证号、家庭详细地址、收入等敏感字段自动打码，仅保留前3后4字符。5.2纸质档案（1）使用250g无酸牛皮纸档案盒，盒脊打印学生姓名+学籍号+建档时间；（2）分类装入：基础信息、学业、身心、行为、资助、音视频六类用彩色隔页纸区分；（3）存放地点：专用档案室，铁制密集柜，双人双锁，温度14—24℃，湿度45—65%，配置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠五防设施；（4）借阅登记：本校教师借阅须填写《纸质档案借阅审批表》，借阅期不超过3个工作日，校外单位须持单位公函，校长批准，现场查阅不复印、不拍照、不带走。第六章使用与共享6.1校内使用（1）班主任每学期至少查阅2次完整档案，制定个性化教育方案；（2）心理教师根据测评风险等级，对中度以上问题学生建立《心理干预跟踪表》，每月一次辅导，记录入库；（3）学科教师因转科、代课需要，可在线申请“学业子档”只读权限，系统30天后自动收回；（4）食堂管理员可查看“营养监测”数据，为贫血学生定制“补铁套餐”，并在两周后反馈改善指标。6.2校外共享（1）与乡镇民政所共享：每季度导出“资助子档”脱敏数据，用于发放生活补贴；（2）与卫生院共享：每年5月导出体检数据，用于建立儿童健康大数据；（3）与派出所共享：出现校园欺凌、性侵案件时，依法提供“行为子档”相关记录；（4）与社会组织共享：基金会申请项目需数据支撑时，由校长办公会审议，签署《数据保密协议》后提供汇总报表，禁止原始数据出校。第七章保密与安全7.1分类分级档案按风险等级分三级：（1）核心级：父母身份证号、年收入、心理测评原始分、性侵事件细节，仅限校长、分管副校长、直接责任人查阅；（2）重要级：成绩、体检、家庭地址，经班主任申请，德育主任审批后查阅；（3）一般级：社团活动照片、受助物品清单，校内教师均可查阅。7.2人员管理（1）每学期开学第一周组织保密培训，全员签署《留守儿童档案保密承诺书》；（2）账号实行“实名制+人脸识别”，离职人员账号2小时内冻结；（3）发生泄密事件，启动倒查机制，24小时内锁定日志，依纪依法追责，涉嫌犯罪移送公安机关。7.3技术安全（1）服务器安装堡垒机，所有操作留痕，日志保存6年；（2）部署数据库防火墙，阻断SQL注入、暴力破解，异常IP自动封禁24小时；（3）每年6月、12月邀请第三方测评机构做渗透测试，高危漏洞48小时内修复。第八章异动与销档8.1异动（1）转学：学生转出时，学籍管理员在3日内完成电子档案封装包（PDF+XML），加密后上传学籍系统，纸质档案密封盖章，由家长或司法监护人签收带走，存根留校；（2）升学：本校为完全小学，毕业升入对口初中，档案整体移交，初中签收后我校保留电子备份3年；（3）家庭返迁：父母返乡就业，连续监护满6个月，由监护人提交《脱留申请》，村居委会盖章，工作小组核实后标注“脱留”，档案冻结但永久保存。8.2销档（1）学生死亡，依据死亡证明，档案封存，电子档转为只读，纸质档加盖“永久封存”章，单独存放；（2）学生被收养且户籍迁出，收养程序完结后，档案移交收养人，本校不留底；（3）学生出国定居，凭出入境管理部门证明，档案移交监护人，本校保留脱敏摘要1份。第九章考核与奖惩9.1考核指标（1）采集及时率：9月10日前完成率100%，每低1%扣0.2分；（2）数据准确率：抽查错误率低于1%，每高1%扣0.5分；（3）动态更新率：月度更新98%以上，每低1%扣0.1分；（4）保密事故：发生一次核心级泄密，当年绩效考核直接定为“不合格”。9.2奖励（1）年度考核前3名班级，授予“留守儿童档案管理示范班”，颁发奖金800元；（2）个人成绩突出者，优先推荐参评县级“优秀班主任”“师德标兵”；（3）家委会代表监督有功，颁发“关爱留守好家长”证书，子女在校评优加2分。9.3惩罚（1）因漏采、错采导致学生未享受资助，班主任全额赔偿损失，并在全校教师大会作检查；（2）因泄密造成舆情，校长、直接责任人当年不得评优，情节严重者移交纪委监委；（3）纸质档案因保管不善损毁、丢失，按每份500元赔偿，并承担复