卫生院库管制度

PAGE卫生院库管制度一、总则（一）目的为加强卫生院物资管理，规范库房管理工作流程，确保物资供应及时、准确、安全，保障卫生院各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院库房的所有物资管理工作，包括药品、医疗器械、办公用品、卫生材料等各类物资的采购、验收、储存、发放、盘点等环节。（三）管理原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及医疗卫生行业相关标准，确保物资管理工作合法合规。2.准确性原则：保证物资出入库数据准确无误，账物相符，为卫生院成本核算和决策提供可靠依据。3.及时性原则：及时处理物资采购、验收、发放等工作，避免因物资短缺或积压影响卫生院正常运转。4.安全性原则：加强库房安全管理，确保物资储存安全，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。二、岗位职责（一）库管员职责1.负责库房物资的日常管理工作，包括物资的验收入库、储存保管、发放出库等操作。2.严格按照规定的流程和标准进行物资管理，确保物资数量准确、质量合格、账目清晰。3.定期对库房物资进行盘点，及时发现和处理账物不符等问题，并向上级领导汇报。4.做好库房的安全管理工作，包括防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保物资安全。5.协助采购人员做好物资采购计划的制定和执行工作，提供物资库存信息和需求预测。6.完成领导交办的其他与库房管理相关的工作任务。（二）采购人员职责1.根据卫生院的实际需求，结合库存情况，制定合理的物资采购计划。2.严格按照采购流程，选择合格的供应商进行物资采购，确保物资质量和供应及时性。3.负责与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。4.及时向库管员通报采购物资的到货情况，协助库管员做好物资验收入库工作。5.建立供应商档案，对供应商的信誉、产品质量等进行评估和管理。6.完成领导交办的其他与物资采购相关的工作任务。（三）验收人员职责1.负责对采购入库的物资进行验收，确保物资的数量、规格、质量等符合采购合同要求。2.按照验收标准和流程，对物资进行逐一检查，对验收合格的物资出具验收报告。3.对验收过程中发现的问题及时与采购人员和供应商沟通，要求其限期整改或退换货。4.协助库管员做好物资入库的相关工作，确保物资准确无误地入库存储。5.完成领导交办的其他与物资验收相关的工作任务。（四）财务人员职责1.负责审核物资采购、出入库等相关票据，确保财务数据的准确性和合规性。2.按照财务制度，及时记录和核算物资采购成本、库存价值等财务信息。3.定期与库管员核对账目，监督库房物资管理情况，防止出现财务漏洞。4.协助制定物资成本控制措施，为卫生院财务管理提供数据支持和分析建议。5.完成领导交办的其他与物资财务管理相关的工作任务。三、物资采购管理（一）采购计划制定1.各科室根据工作需要，每月定期向库管员提交物资需求计划，详细注明物资名称、规格、数量、预计使用时间等信息。2.库管员结合各科室需求计划和库存实际情况，进行综合分析，制定月度物资采购计划初稿。3.采购计划初稿经各科室负责人审核确认后，报卫生院领导审批。领导根据卫生院整体预算、资金状况等因素进行审批，审批通过后的采购计划作为正式采购依据。（二）供应商选择与管理1.采购人员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确物资名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，采购人员应及时将合同副本交库管员和财务人员备案。3.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货及时性、售后服务等情况，调整供应商名录，淘汰不合格供应商，确保供应商队伍的稳定性和可靠性。（三）采购流程1.采购人员根据审批后的采购计划，向选定的供应商发出采购订单，明确采购物资的详细要求和交货时间等信息。2.供应商按照采购订单要求组织生产或备货，并在规定时间内将物资发运至卫生院。采购人员应及时跟踪物资运输情况，确保物资按时到达。3.物资到货前，采购人员通知库管员做好验收准备工作。物资到货时，库管员和验收人员共同对物资进行验收。验收合格后，库管员办理入库手续，填写入库单；验收不合格的物资，库管员应及时通知采购人员与供应商协商处理，如退换货、补货等。四、物资验收入库管理（一）验收准备1.验收人员在物资到货前，应熟悉采购合同要求和验收标准，准备好验收所需的工具和场地。2.库管员根据采购人员提供的到货信息，安排好物资存放位置，确保验收工作顺利进行。（二）验收内容1.数量验收：按照采购合同和送货单，对物资的数量进行逐一核对，确保数量准确无误。2.规格验收：检查物资的规格、型号是否与采购合同一致，避免错发、误发情况。3.质量验收：依据相关质量标准和检验方法，对物资的质量进行检验。对于药品、医疗器械等特殊物资，应按照国家规定的验收标准进行严格验收，确保质量合格。4.包装验收：检查物资的包装是否完好，有无破损、变形、受潮等情况，确保物资在运输过程中不受损坏。（三）验收记录与报告1.验收人员在验收过程中，应详细记录验收情况，包括物资名称、规格、数量、到货时间、供应商名称、验收结果等信息。2.验收合格的物资，验收人员出具验收报告，并签字确认。验收报告一式多份，分别交库管员、采购人员、财务人员等存档。3.验收不合格的物资，验收人员应在验收报告中注明不合格原因，并及时通知采购人员与供应商联系处理。同时，库管员不得办理该批物资的入库手续，应将物资单独存放，等待进一步处理。（四）入库手续办理1.库管员根据验收合格的验收报告和入库单，办理物资入库手续。将物资按照规定的分类和存放位置进行摆放，并做好标识。2.库管员在入库单上签字确认后，将入库单的一联交采购人员作为采购结算凭证，一联交财务人员作为记账依据，一联留存库房作为库存管理记录。五、物资储存保管管理（一）库房布局与规划1.根据物资的类别、性质、用途等因素，对库房进行合理布局和规划。划分不同的存储区域，如药品区、医疗器械区、办公用品区、卫生材料区等，并设置明显的标识牌。2.按照物资的出入库频率和存储要求，合理安排货架和货位。将常用物资存放在靠近库房出入口的位置，便于快速发放；将贵重物资、易燃易爆物资等特殊物资单独存放，并采取相应的安全防护措施。（二）物资存放要求1.各类物资应按照规定的存储条件进行存放，确保物资质量不受影响。例如，药品应按照药品储存温度、湿度要求进行存放，避免药品变质；医疗器械应存放在干燥、通风的环境中，防止生锈、损坏。2.物资应分类存放，同一类物资应集中摆放，并按照规格、型号等顺序排列，便于查找和管理。3.对于有保质期的物资，应按照先进先出的原则进行发放，确保物资在保质期内使用。同时，定期对有保质期的物资进行检查，及时清理过期物资。（三）库房环境管理1.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、细菌等对物资造成污染。2.控制库房的温度、湿度、通风等环境条件，确保符合物资存储要求。安装必要的温湿度调节设备，如空调、除湿机等，并定期进行维护和检查。3.做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防范工作。配备必要的消防器材、防盗设施，如灭火器、防盗门、防盗窗等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。（四）库存盘点1.库管员应定期对库房物资进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况设定为月度盘点、季度盘点或年度盘点。2.在盘点前，库管员应做好准备工作，包括整理物资账目、核对出入库记录、清理库房等。盘点时，应按照规定的盘点方法和流程，对物资进行逐一清点，并记录实际库存数量。3.盘点结束后，库管员应编制盘点报告，详细说明盘点情况，包括账物相符情况、盘盈盘亏原因等。对于盘盈盘亏的物资，应及时查明原因，并按照规定的审批程序进行处理。如因人为原因造成的盘盈盘亏，应追究相关人员的责任。六、物资发放管理（一）发放原则1.严格按照卫生院的物资领用制度进行发放，确保物资发放的合理性和规范性。2.坚持“以旧换新”原则，对于可回收利用的物资，在发放新物资时，要求领用科室交回旧物资。3.遵循“先进先出”原则，优先发放库存时间较长的物资，避免物资积压过期。（二）发放流程1.各科室领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、数量、用途等信息，并经科室负责人签字确认。2.库管员收到物资领用申请表后，首先核对库存情况，确认是否有足够的物资可供发放。如库存不足，应及时通知采购人员进行补货。3.对于符合发放条件的物资，库管员按照申请表上的要求进行发放，并填写物资发放登记表，详细记录物资名称、规格、数量、领用科室、领用人、发放时间等信息。发放登记表一式多份，分别交库管员留存、领用科室签字确认、财务人员记账等。4.物资发放后，库管员应及时更新库存账目，确保账物相符。同时将物资领用申请表存档，以备查询。（三）特殊物资发放管理1.对于贵重物资、易燃易爆物资、毒麻药品等特殊物资，应严格按照国家相关规定进行发放管理。2.领用特殊物资时，领用科室除填写物资领用申请表外，还需提供相关审批文件或证明材料，经卫生院领导批准后方可发放。3.库管员在发放特殊物资时，应严格核实领用人身份和审批手续，确保发放安全、准确。同时，对特殊物资的发放情况进行详细记录，包括发放时间、数量、领用人、用途等信息，并定期进行核对和检查。七、物资报废与处置管理（一）报废条件1.物资已超过规定的使用期限，且无法继续使用或修复。2.物资因损坏、变质、过期等原因，丧失原有使用价值。3.因卫生院业务调整、设备更新等原因，不再需要的物资。（二）报废申请与审批1.各科室发现物资符合报废条件时，应填写物资报废申请表，详细说明物资名称规格数量报废原因等情况，并经科室负责人签字确认后提交库管员。2.库管员收到报废申请表后，对拟报废物资进行初步审核，核实物资的实际情况和报废原因。审核通过后，库管员将报废申请表提交卫生院领导审批。3.卫生院领导根据实际情况进行审批，对于价值较高或批量较大的物资报废申请，应组织相关人员进行评估和论证，确保报废处置的合理性和必要性。（三）报废处置方式1.对于一般性物资报废，可采取集中回收、统一处理的方式。由库管员联系有资质的回收公司，将报废物资进行回收处理，并办理相关交接手续。2.对于特殊物资报废，如药品、医疗器械等，应按照国家相关规定进行处置。例如，药品报废需按照药品销毁流程进行处理，确保药品不流入非法渠道；医疗器械报废需进行登记备案，并按照环保要求进行处理。3.在报废处置过程中，应做好相关记录，包括报废物资名称、数量、处置方式、处置时间、回收公司名称等信息。记录应妥善保存，以备查询和审计。八、监督与考核（一）内部监督1.卫生院成立物资管理监督小组，由财务人员、审计人员、库管员等组成，负责对库房物资管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查物资采购、验收、储存、发放、盘点、报废等环节的工作是否符合制度规定，账物是否相符，有无违规操作等情况。3.对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反制度规定的行为，应按照卫生院相关规定进行严肃处理。（二）考核机制1.建立物资管理工作考核制度，对库管员、采购人员、验收人员等相关岗位人员的工作进行考核评价。2.考核内容包括工作业绩、工作质量、工作态度、遵守制度情况等方面。工作业绩主要考核物资管理工作对卫生院业务的支持程度，如物资供应及时性、库存周转率等；工作质量主要考核物资管理各环节工作的准确性和规范性，如账物相符率、验收合格