贸易合同操作流程制度

贸易合同操作流程制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等国家相关法律法规，参照行业合同管理准则及集团母公司关于风险防控与合规经营的管理规定，结合公司实际业务需求，为规范贸易合同操作流程，防范合同风险，提升业务效率，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有部门、下属单位及全体员工，涵盖贸易合同的全生命周期管理，包括合同立项、谈判、审批、签订、履行、变更、解除及归档等环节，涉及国内外贸易、采购、销售、服务等各类业务场景。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）贸易合同专项管理：指公司通过制度、流程、技术及组织保障，对贸易合同进行系统性管控，确保合同合法合规、风险可控、目标达成。（二）合同操作风险：指在合同操作过程中因流程不规范、信息不对称、决策失误或外部因素导致的经济损失、法律纠纷或声誉损害。（三）合同合规：指贸易合同的条款、审批、履行等环节均符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求。第四条贸易合同操作管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有贸易合同纳入统一管理，无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的合同管理职责，确保可追溯。（三）风险导向：重点关注高风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估合同管理效果，优化流程与机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司贸易合同管理第一责任人，对合同管理的全面工作负总责；分管领导为公司合同管理直接责任人，负责具体组织、协调与监督。第六条设立贸易合同管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人组成，统筹合同管理的政策制定、风险决策、重大合同审批及监督评价等工作。领导小组办公室设在[牵头部门名称]，负责日常协调与信息汇总。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门：负责贸易合同管理制度的制定与修订，组织风险识别与评估，监督制度执行，开展培训宣贯，考核管理成效。（二）专责部门：负责合同合规性审核，流程优化，风险预警与处置，合同纠纷处理，及业务系统的开发与维护。（三）业务部门/下属单位：落实合同管理制度，开展本领域风险防控，确保合同数据准确、流程合规、履行到位。第八条基层执行岗的合规操作责任包括：严格执行合同审批流程，确认合同条款合法合规，妥善保管合同文件，及时上报异常情况，签署岗位合规承诺书。第三章专项管理重点内容与要求第九条合同立项管理：业务部门需提供完整的合同背景资料，包括交易对手尽职调查报告、市场分析及预期收益评估，经牵头部门审核后报领导小组审批。禁止无明确业务需求的盲目立项。第十条合同谈判管理：谈判前制定谈判策略，明确底线条款；谈判中做好记录，确保关键内容无遗漏；谈判结束后提交谈判报告，经专责部门审核合规性。严禁利益输送或泄露商业秘密。第十一条合同审批管理：根据合同金额、风险等级制定分级审批权限，重大合同须经领导小组集体决策；审批流程需完整，禁止越级审批或代签。第十二条合同签订管理：签订前确认合同条款与审批意见一致，使用公司标准模板，重要条款需经法律部门审核；签订后及时归档，确保原件安全。禁止伪造或篡改合同。第十三条合同履行监控：建立合同履行台账，定期跟踪进度，重大节点需预警；发现违约苗头时及时上报，协调解决。禁止纵容违约行为或隐瞒不报。第十四条合同变更管理：变更需履行审批程序，调整后的合同需重新审核并归档；变更内容不得损害公司利益。禁止未经授权擅自变更合同。第十五条合同解除管理：解除需基于明确的法律依据，履行法定通知义务，并做好后续结算工作；解除流程需经专责部门审核。禁止违规解除或拖延履行义务。第十六条合同归档管理：按档案管理制度分类归档，确保纸质与电子文件一致，保管期限符合法规要求；归档前需经业务部门确认完整性。禁止随意销毁或泄露合同信息。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：每年至少开展一次制度评估，根据法规变化、业务调整及风险案例修订制度，确保时效性。第十八条风险识别预警机制：每季度组织专项风险排查，对高风险合同进行分级评估，发布预警通知，并制定应对方案。第十九条合规审查机制：将合同审查嵌入业务流程，关键节点如立项、签订、变更需经专责部门审核，明确“未经合规审查不得实施”。第二十条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调，明确应急流程、责任分工及上报要求。第二十一条责任追究机制：界定违规情形及处罚标准，轻者约谈，重者扣罚绩效、纪律处分，涉嫌犯罪的移交司法机关。第二十二条评估改进机制：每年对合同管理体系开展全面评估，分析数据、案例及流程漏洞，提出优化建议并落实。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各层级领导需定期听取合同管理工作汇报，推动资源投入，确保制度有效执行。第二十四条考核激励机制：将合同合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩，设立专项管理奖项。第二十五条培训宣传机制：分层级开展培训，管理层重点考核合规履职，一线员工重点培训操作规范，定期发布合规手册。第二十六条信息化支撑：通过业务系统实现合同全流程线上管理，自动推送审批节点，实时监控风险指标。第二十七条文化建设：发布合规承诺书，设立合规标兵，营造“人人懂合规、事事讲合规”的氛围。第二十八条报告制度：每月汇总风险事件，每半年提交管理情况报告，内容包括数据统计、案例剖析