基层单位档案管理操作指南

基层单位档案管理操作指南一、引言档案工作是基层单位行政管理和业务建设中不可或缺的基础性工作，是记录历史、传承经验、服务现实、着眼未来的重要载体。规范、科学的档案管理，对于维护单位历史真实面貌、提高工作效率、保障各项事业健康发展具有重要意义。本指南旨在结合基层单位实际，提供一套系统性、可操作性强的档案管理操作规范，以期帮助基层单位提升档案管理水平，充分发挥档案的凭证价值和参考价值。二、档案管理的基本原则基层单位档案管理应遵循以下基本原则，确保工作的正确方向和质量：1.真实性原则：档案内容必须真实反映单位各项活动的客观情况，做到实事求是，杜绝虚假材料。2.完整性原则：确保应归档的文件材料齐全完整，不缺不漏，准确反映工作的全过程。3.规范性原则：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和移交等各个环节，均应按照统一的标准和规范进行操作。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止失泄密、损毁、丢失和篡改。5.可利用性原则：在安全保密的前提下，建立便捷的档案利用机制，满足单位工作查考、决策参考及其他合法需求。三、档案管理制度建设健全的档案管理制度是做好档案工作的前提和保障。基层单位应结合自身性质和业务特点，建立健全以下基本制度：（一）组织领导与人员职责明确单位档案工作的分管领导、负责部门以及专（兼）职档案员的职责。档案员应具备良好的政治素质、专业素养和责任心，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。（二）归档范围与分类方案根据国家及行业相关规定，结合本单位实际，明确文件材料的归档范围，界定哪些文件材料需要归档，哪些不需要归档。同时，制定科学合理的档案分类方案，确定一级类目、二级类目甚至三级类目的设置，确保档案分类清晰、逻辑严密。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况组合使用。（三）档案整理规范1.文书档案：按照《归档文件整理规则》进行整理，一般以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。2.声像档案：照片、录音、录像等声像材料，应收集齐全，注明事由、时间、地点、人物、拍摄者等要素，并妥善存储。3.实物档案：荣誉证书、奖杯、印章等实物，应登记造册，妥善保管，并与相关文字材料一并归档。4.专业档案：如会计档案、人事档案、基建档案等，应按照相应的专业档案管理规定进行整理。（四）档案利用与保密规定制定档案借阅、复制、查阅等利用制度，明确利用权限、审批程序和借阅期限。同时，严格执行国家保密法律法规，明确档案的密级划分、保密措施和涉密档案的管理要求，确保档案信息安全。（五）档案鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定。确无保存价值的档案，需履行严格的销毁审批手续，并在指定监销人的监督下进行销毁，严禁个人私自销毁档案。四、档案管理基本流程（一）文件材料的收集与积累这是档案工作的起点。各部门应指定人员负责本部门文件材料的收集和初步整理，确保应归档的文件材料在办理完毕后及时、完整地收集起来，避免遗漏或散失。档案员应主动指导和督促各部门做好这项工作。（二）档案的整理与编目1.分类：按照单位制定的分类方案，将收集到的文件材料归入相应的类别。2.排列：在同一类别内，按照一定的顺序（如时间顺序、重要程度、问题等）对文件材料进行排列。3.编号：对排列好的文件材料进行编号，如档号的编制，确保每份档案都有唯一的标识。4.著录：按照档案著录规则，对档案的内容特征和形式特征进行记录，形成档案目录。著录项目应齐全、准确，包括文件名、责任者、形成时间、档号、页数等。5.装订：对需要装订的档案材料，应采用规范的装订方式，做到整齐、牢固，便于保管和利用。（三）档案的保管与保护1.库房要求：档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”要求。保持适宜的温度和湿度（一般温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。2.日常维护：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案要及时进行修复和复制。3.安全防护：配备必要的消防器材和防盗设施。重要档案可采取异地备份或数字化备份等方式，提高安全保障水平。（四）档案的利用服务1.借阅手续：严格执行借阅制度，借阅档案需填写借阅单，经相关领导批准后，方可借阅。2.利用方式：可提供档案原件查阅、复印件、摘录件等利用方式。对于涉密档案，应在指定的涉密场所查阅。3.利用反馈：关注档案利用效果，收集利用者的意见和建议，不断改进档案利用服务工作。（五）档案的移交对于需要向档案馆或上级单位移交的档案，应按照规定的期限和要求，办理移交手续，确保交接双方责任明确，档案完整无损。五、档案信息化建设随着信息技术的发展，档案信息化已成为必然趋势。基层单位应根据自身条件，积极稳妥地推进档案信息化建设：1.数字化原则：对重要、常用的档案可优先进行数字化扫描，建立数字档案库。数字化过程应符合相关技术标准，保证数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。2.档案管理软件：选择或开发适合本单位实际的档案管理软件，实现档案著录、检索、统计、利用等环节的计算机管理，提高工作效率。3.数据备份与安全：数字档案数据应定期进行备份，并采取严格的安全保密措施，防止数据丢失或泄露。六、档案管理人员的素养与能力提升档案管理人员的素质直接影响档案工作的质量。基层单位应重视档案管理人员的业务培训和学习交流，鼓励他们学习档案法律法规、专业知识和操作技能，不断提升业务水平和综合素养，以适应新时代档案工作发展的要求。七、结语基层单位档案管理工作看似平凡，实则责任重大。它是单位各项工作有序开展的历史见证，也是单位宝贵的信息资源。各基层单位应充分认识档案工作的重要性，将其纳入日常管理的重要议程，常抓不懈。通过建立健全制度、规范工作流程、提