应付账款跟踪通知书样板

应付账款跟踪通知书样板引言在商业往来中，及时、准确地进行账款结算，是维护健康合作关系、保障企业现金流稳定的基石。为规范我司应付账款管理流程，确保与各合作伙伴之间的账务清晰、支付有序，特拟定本应付账款跟踪通知书样板。本样板旨在提供一个专业、规范的沟通工具，以便在必要时，就未结清款项事宜与贵司进行友好、高效的沟通，共同促进问题的解决。应付账款跟踪通知书致：【供应商/合作单位全称】发函单位：【你公司全称】日期：【年月日】事由：关于【合同/订单编号，如适用】项下应付账款支付事宜的跟踪尊敬的【供应商/合作单位联系人尊称及姓名，如：XX经理/先生/女士】：您好！根据双方业务往来记录，截至本函发出之日，我司尚有部分款项有待与贵司进行结算。为确保双方账务清晰，并保障后续合作的顺利推进，现将相关未结款项信息函告如下，恳请贵司予以核实并协助处理：一、未结款项明细：序号合同/订单编号发票号码发票日期发票金额（元）约定付款日期当前未付金额（元）:---:------------:-----------:---------:-------------:-----------:-----------------1【请填写】【请填写】【请填写】XXX【请填写】XXX2【如适用】【如适用】【如适用】XXX【如适用】XXX.....................**合计****XXX****XXX**（注：以上金额请根据实际情况填写，如为外币请注明币种。）二、情况说明：1.上述款项中，【请填写序号，如：序号1】对应的款项原约定付款日期为【年月日】，目前【已逾期/即将到期】。2.【如有其他需要说明的情况，例如：我司已收到贵司相关服务/货物，验收合格等，请在此处填写。】三、后续安排：为确保款项的及时准确支付，我司财务部门正积极推进相关流程。恳请贵司：1.尽快对上述未结款项信息进行核实，如无异议，请协助确认付款条件是否已全部满足。2.如对上述款项有任何疑问，或需要我司提供进一步的单据支持（如订单、验收单等），请随时与我司联系。3.请贵司告知上述款项预计的支付安排及到账时间，以便我司做好相应的财务规划。我们深知顺畅的财务流对双方合作至关重要，因此特致此函进行友好沟通。如有任何问题，请随时与我司【经办人姓名】联系，联系方式：【经办人办公电话】，电子邮箱：【经办人邮箱地址】。感谢贵司的理解与配合，期待贵司的回复，并致力于与贵司保持长期稳定的良好合作关系。顺祝商祺！【你公司全称】（盖章）【你公司部门，如：财务部】【联系人姓名及职务】【公司地址，可选】【日期：年月日】---使用说明及注意事项1.信息准确性：在发送本通知书前，请务必仔细核对所有涉及的合同编号、发票信息、金额及日期等，确保准确无误。2.语气得体：本通知书旨在友好沟通与提醒，语气应保持专业、礼貌，避免使用指责性或攻击性语言，以维护良好的合作关系。3.针对性调整：根据与供应商的合作阶段、款项逾期情况以及双方关系亲疏，可以适当调整函件的措辞和侧重点。例如，对于首次提醒或金额较小的款项，语气可更为委婉；对于长期逾期或多次沟通未果的情况，可适当加强语气并明确后续措施。4.发送方式：建议采用书面形式（如加盖公章的扫描件）通过邮件发送，并辅以电话沟通确认对方已收到。重要函件可考虑采用挂号信或快递方式寄送，并保留寄送凭证。5.内部审批：按照公司内部财务管理规定，履行必要的审批流程后方可发出。6.留档备查：发出的通知书及对方的回复（如有）应妥善保管，作为后续财务处理和可能发生的争议解决的依据。7.金额表述：模板中金额部分使用“XXX”作为占位符，请用户根据实际情况填写具体金额数值，并注意货币单位。总结有效的应付账款管理不仅关乎企业自身的财务健康，也直接影响到与供应商的合作质量。本应付账款跟踪通知书样板提供了一个标准化的框架，