公章启用通知与管理流程

公章启用通知与管理流程一、公章启用通知关于启用[公司全称]新公章的通知公司各部门、全体员工及相关单位：为适应公司发展需要，规范公司印章管理，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司印章管理规定，我司已完成新公章的刻制与备案工作。现将有关启用事项通知如下：1.新公章样式：（此处应附上经公安机关备案的公章印模黑白复印件或清晰照片，并注明“本样式与公安局备案样式一致”）2.启用日期：自XXXX年XX月XX日起，正式启用新公章。3.旧公章处理：原使用的[公司旧公章名称，如适用]自新公章启用之日起同时废止。作废公章将按照国家有关规定及公司内部程序进行封存或销毁。4.效力说明：新公章启用后，公司对外签署的各类文件、合同、协议及对内发布的重要通知、决议等，凡需加盖公司公章的，均须使用新公章方能生效。XXXX年XX月XX日（含当日）前使用旧公章签署的文件在其有效期内仍然有效，但公司将不再使用旧公章签署任何新文件。请公司各部门及全体员工严格遵照执行，妥善处理新旧公章交替期间的各项工作，确保公司运营的平稳过渡。同时，请各合作单位、业务伙伴知悉本通知内容，自新公章启用之日起，以本公司新公章为准。特此通知。[公司全称]（启用的新公章印鉴处）XXXX年XX月XX日---二、公章管理流程为确保公司公章使用的合法性、严肃性和安全性，杜绝滥用、错用公章现象的发生，保障公司的正常运营和合法权益，特制定本公章管理流程。（一）总则1.目的：规范公章的刻制、启用、保管、使用、变更、停用及销毁等环节的管理，明确各环节责任。2.适用范围：本流程适用于公司公章（即公司法定名称章）的全生命周期管理。公司其他专用印章（如合同专用章、财务专用章、发票专用章等）的管理，可参照本流程或另行制定专项管理办法。3.基本原则：公章管理遵循“专人保管、审批用印、登记备案、安全第一”的原则。（二）公章的刻制与启用1.刻制申请：因公司设立、名称变更或公章遗失、损毁等原因需要刻制公章时，由公司[指定部门，如行政部或综合管理部]根据公司决议或法定代表人指示，负责向公安机关提交刻制申请及相关证明文件，办理备案手续。2.验收与启用：公章刻制完成后，由[指定部门]负责核对公章样式、规格是否与备案信息一致，确认无误后，按本流程第一部分规定发布《公章启用通知》。启用前，需对新公章进行印模留存备案。（三）公章的保管1.保管责任人：公司公章由法定代表人指定专人保管，保管人通常为公司[指定岗位，如行政部负责人或法务部负责人]。保管人需与公司签订《公章保管责任书》。2.保管要求：*公章应存放于带锁的保险柜或安全橱柜内，保险柜密码或橱柜钥匙由保管人妥善保管，不得随意告知他人。*非工作时间及节假日，公章必须入柜上锁，确保万无一失。*保管人临时离岗（如休假、出差），应将公章交由法定代表人指定的临时保管人，并办理书面交接手续，明确保管责任。临时保管人同样需遵守本管理流程。*严禁将公章带离公司办公场所使用，确因特殊情况（如异地签约需现场盖章且无法通过其他安全方式解决）必须带出的，需经法定代表人或其授权的公司高管书面批准，并由两人以上共同携带及监印，用后立即归还。（四）用印申请与审批1.用印范围：公章仅限用于以公司名义对外发出的正式文件、合同、协议、证明、授权委托书、报表、函件等具有法律效力或重要行政效力的文书材料。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不明确、未经审批的文件上加盖公章。2.申请程序：*用印申请人需填写《公章使用申请表》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、接收单位/人、申请人、部门负责人意见等。*《公章使用申请表》及需用印文件（原件或清晰复印件）须经相应层级领导审批。3.审批权限：*常规性、事务性文件（如一般性通知、证明材料等），由部门负责人审核，[指定层级领导，如分管副总或总经理]审批。*重要合同、协议、对外承诺、重大投融资文件、涉及公司重大利益或法律风险的文件，须经部门负责人、法务部门（或法律顾问）审核，总经理审核后，报请法定代表人审批。*公司法定代表人用印，由其本人或其明确授权人审批。*紧急情况下的用印，可先通过电话、即时通讯工具等方式向有权审批人请示，获得批准后用印，但事后须在一个工作日内补办书面审批手续。（五）用印登记1.公章保管人在加盖公章前，必须认真核对《公章使用申请表》的审批手续是否完备，用印文件内容与申请事由是否一致，确认无误后方可予以用印。2.每次用印后，公章保管人应在《公章使用登记台账》上详细记录用印日期、用印文件名称、份数、审批人、申请人、用印人、文件编号（如有）、备注等信息，并由用印人签字确认。3.《公章使用登记台账》应长期保存，以备查验。（六）用印规范1.公章保管人应确保印章清晰、端正地盖在文件的指定位置（通常为文件落款单位名称或法定代表人签名处，骑年盖月），印迹应完整、不模糊、不歪斜。2.多页文件需加盖骑缝章的，应确保各页都有印章印迹，避免文件内容被抽换。3.若文件内容需修改，修改处需有相关负责人签字或加盖校对章，否则不得在修改后的文件上重新加盖公章。4.严禁在同一份文件的不同版本上重复用印，除非有明确的作废声明。（七）公章的使用限制1.严禁任何个人私自借用、盗用、伪造、变造、买卖公司公章。2.严禁超越权限或违反程序使用公章。3.严禁携带公章外出参加与工作无关的活动。4.对于不符合用印规定的申请，公章保管人有权拒绝用印，并及时向其上级主管或公司法定代表人报告。（八）公章的交接1.公章保管人因工作调动、离职、退休等原因不再担任保管职责时，必须办理公章交接手续。2.交接时，应由[指定监交人，如行政部负责人或公司高管]在场监交，核对公章实物与《公章使用登记台账》的一致性，填写《公章交接登记表》，由移交人、接收人、监交人三方签字确认后存档。（九）公章的遗失、损毁与补办1.如发生公章遗失或严重损毁情况，公章保管人应立即向公司法定代表人及[指定部门，如行政部]报告，并迅速采取措施防止损失扩大（如必要时登报声明作废）。2.公司应立即组织调查遗失或损毁原因，并按规定追究相关责任人的责任。3.遗失公章需重新刻制的，应按照本流程中“公章的刻制与启用”相关规定，及时向公安机关报案并办理新公章的刻制备案手续。（十）公章的停用与销毁1.因公司名称变更、公章磨损严重无法继续使用、公司注销或其他法定事由需要停用公章时，由[指定部门]提出申请，经公司法定代表人批准后，发布公章停用通知。2.停用的公章，由[指定部门]负责收回，登记造册，并按照国家有关规定及公司内部决策，选择封存或送指定机构销毁。销毁时应有两人以上在场监销，并做好销毁记录。（十一）监督与责任追究1.公司[指定部门，如行政部、审计部或监察部]负责对公章管理和使用情况进行定期或不定期检查与监督。2.对于严格遵守本流程，认真履行保管和用印职责的人员，公司将予以表扬或适当奖励。3.对于违反本流程规定，造成公章滥用、遗失