企业会计档案管理细则修订版

企业会计档案管理细则修订版第一章总则第一条为规范本企业会计档案管理工作，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及国家财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本企业实际情况，特修订本细则。第二条本细则适用于企业及所属各部门、全资及控股子公司（以下统称“各单位”）的会计档案管理工作。第三条会计档案管理工作是企业财务管理的重要组成部分，各单位应高度重视，建立健全会计档案管理制度，明确管理责任，确保会计档案管理工作规范有序进行。第四条会计档案管理遵循“统一领导、分级管理、真实完整、安全保密、规范有序、便于利用”的原则。第二章会计档案的范围与分类第五条会计档案是指各单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第六条会计档案具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告。（四）其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。第七条电子会计档案是指单位从外部接收的电子会计资料和单位内部形成的电子会计资料，符合《会计档案管理办法》规定条件的，可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。第三章会计档案的收集与整理第八条各单位会计机构或会计人员在日常会计核算过程中，应及时收集、整理本单位形成的各类会计资料，确保其真实、完整、准确。第九条会计凭证的整理：（一）当月形成的会计凭证，应于次月内整理完毕。（二）对原始凭证进行审核、分类、粘贴，确保其附件齐全、手续完备。（三）记账凭证应按照编号顺序排列，连同所附原始凭证一起装订成册。装订应牢固、整齐，做到不掉页、不压字、便于翻阅。（四）每册凭证应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、总页数及装订人、复核人签章。第十条会计账簿的整理：（一）年度终了，各类账簿在结转下年后，应及时整理、装订。（二）活页式账簿应撤出空白页，填写完整账簿启用表和目录，装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、账簿名称、册数、起止页数等。（三）固定资产卡片在固定资产报废清理后，应继续保存一定年限。第十一条财务会计报告的整理：（一）月度、季度、半年度财务会计报告，应在报告出具后及时整理。年度财务会计报告应在审计结束后整理。（二）财务会计报告应按时间顺序整理，加具封面，注明单位名称、报告所属年度、季度、月份，以及编制单位、编制日期、装订人等。第十二条其他会计资料的整理，参照上述各类档案的整理要求进行，确保条理清晰，易于识别。第四章会计档案的归档第十三条会计档案的归档应符合以下要求：（一）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案管理机构统一保管；未设立档案管理机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。（二）移交会计档案时，交接双方应认真核对移交清册所列内容，确保无误后在移交清册上签字盖章，并各执一份存档。（三）电子会计档案的归档，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与其元数据一并移交。档案管理机构应能对接收的电子会计档案进行检测，确保其符合归档要求。第十四条归档的会计档案，应按照年度、类别、形成时间等顺序进行编号、登记，建立会计档案保管清册，明确保管期限。第五章会计档案的保管第十五条档案管理机构应具备符合国家规定的档案保管条件，配备必要的设施和设备，确保会计档案的安全。会计档案库房应做到防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。第十六条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体保管期限按照国家统一规定执行。第十七条对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案保管清册和会计档案销毁清册中列明。第十八条会计档案管理人员应定期对会计档案进行清点核对，发现问题及时报告并采取补救措施。对破损、褪色的会计档案，应及时进行修补、复制。第十九条非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第六章会计档案的查阅与复制第二十条企业内部因工作需要查阅会计档案，须经本单位会计机构负责人、档案管理机构负责人批准，严格履行查阅登记手续，查阅人应填写《会计档案查阅登记簿》，注明查阅日期、查阅人、查阅事由、档案名称及编号、查阅结果等。第二十一条外部单位查阅本单位会计档案，须持单位介绍信和查阅人有效身份证件，经本单位负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。第二十二条查阅会计档案时，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅者应爱护档案，确保档案的完好无损。第二十三条查阅会计档案一般不得带出档案库房。确因工作需要复制会计档案的，须经档案管理机构负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件应加盖档案管理机构证明章。第二十四条查阅和复制会计档案的情况，均应在《会计档案查阅登记簿》中详细记录，并由相关负责人签字确认。第七章会计档案的鉴定与销毁第二十五条会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案管理机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。第二十六条单位负责人、档案管理机构负责人、会计机构负责人、档案管理机构经办人、会计机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。第二十七条销毁会计档案时，应当由档案管理机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。第二十八条对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，按照本细则第十七条规定处理。第八章特殊载体会计档案管理第二十九条电子会计档案的管理应符合国家有关电子档案管理的规定，确保其真实、完整、可用、安全。（一）形成电子会计档案的软件系统应符合相关规定，能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。（二）电子会计档案的存储应采用符合国家档案管理标准的格式，确保长期可读。（三）档案管理机构应建立电子会计档案备份制度，定期对电子会计档案进行备份，防止数据丢失。（四）对电子会计档案的访问应进行权限控制和日志记录。第三十条磁带、磁盘、光盘等磁性介质或光学介质存储的会计档案，应按照电子会计档案的管理要求进行保管，并注意防磁、防压、防潮。第九章责任追究第三十一条各单位应加强对会计档案管理工作的领导和监督检查。对在会计档案收集、整理、归档、保管、查阅、复制、鉴定、销毁等工作中做出显著成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。第三十二条对违反本细则规定，造成会计档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁会计档案等行