样品管理办法

样品管理办法一、总则样品作为科研、生产、检验检测等活动中不可或缺的实物载体，其管理的规范性、科学性直接关系到数据的准确性、实验的可重复性以及最终结论的可靠性。为确保样品在整个生命周期内得到妥善控制，防止混淆、污染、损坏或丢失，保障相关工作的顺利开展，特制定本办法。本办法适用于所有进入本单位（或实验室/部门，根据实际情况调整）的各类样品，包括但不限于外购标准样品、客户送检样品、实验自制样品、生产过程中抽取的中间品及成品样品等。所有与样品接触、处理、存储和处置相关的人员均须严格遵守本办法规定。样品管理工作应遵循“科学规范、安全第一、全程可控、责任到人”的原则，确保样品的真实性、完整性和可追溯性。二、样品接收与标识（一）样品接收样品接收人员在收到样品时，应首先对样品的外观、数量、包装完整性等进行检查，核对样品信息与送检单（或其他相关凭证）的一致性，包括样品名称、型号规格、批号、送样单位/人、送样日期、必要的特殊要求等。对于有特殊保存条件要求的样品，接收时应确认其在运输过程中是否符合规定条件，并及时转入相应的存储环境。若发现样品破损、泄漏、数量不符、信息不清或与要求严重不符等情况，接收人员应立即与送样方沟通，并做好记录，必要时可拒收。（二）样品标识样品一经接收，必须立即进行唯一标识。标识应清晰、牢固、易于识别，并能有效追溯至样品信息。标识内容通常应包含样品编号（必要时可包含子编号）、接收日期等关键信息。样品编号应按照统一的规则编制，确保唯一性。编号规则可根据样品类型、来源或项目进行分类设计。对于需要分样、留样的样品，其分样和留样也应具有相应的子标识，并与原样品编号关联。标识方式可采用标签、记号笔书写、条形码、二维码等，具体方式应根据样品特性和存储条件选择，确保在样品有效期内标识清晰可辨。三、样品存储与保管（一）存储环境应根据样品的特性（如物理状态、化学性质、稳定性、对温湿度敏感性等），选择适宜的存储环境和设施，如常温库、冷藏库、冷冻库、干燥柜、避光柜等。存储设施应定期检查、维护和校准，确保其运行参数符合样品存储要求，并做好相关记录。对有特殊环境要求的样品，应配备必要的监控和报警装置。（二）样品存放样品应分类存放，不同类型、不同状态、不同批次的样品应分区放置，并有明确标识，防止混淆。易混淆的样品应进行有效隔离。样品容器应清洁、干燥、密封良好，符合样品特性要求。存放时应注意稳固，防止倾倒、泄漏。剧毒、易燃易爆、放射性等危险样品的存储，必须严格遵守国家及单位关于危险化学品和危险品管理的相关规定，单独存放于符合安全标准的专用库房或设施中，并实行双人双锁管理。（三）保管责任样品存储区域应指定专人负责管理，明确保管职责。管理人员应定期对存储样品进行盘点和检查，核对样品信息、数量、状态及存储条件，确保样品完好无损，发现问题及时处理并报告。非授权人员不得随意进入样品存储区域或接触样品。样品的存取应履行相应手续。四、样品领用与流转（一）样品领用因检验、测试、实验、分析等工作需要领用样品时，领用人员应填写样品领用申请，经相关负责人批准后，方可到样品保管处办理领用手续。领用样品时，领用人员与保管人员应共同核对样品编号、名称、数量、状态等信息，确认无误后签字交接。（二）样品流转样品在内部流转过程中，各环节经手人应确保样品的完整性和标识清晰，并在样品流转记录上签字确认，明确责任。流转过程中应采取适当的防护措施，防止样品受到污染、损坏或丢失。对有特殊运输要求的样品，应使用专用运输工具和包装。（三）样品返还与续用领用的样品若有剩余且仍有保存价值，领用人员应在规定期限内将剩余样品返还样品保管处，并办理返还登记手续。样品保管人员应对返还样品进行检查和重新标识。如需延长样品使用或保存期限，应提前申请，经批准后办理续用手续。五、样品处置对于检验检测完毕、超过保存期限、失去保留价值或因其他原因需要处置的样品，应按照规定的程序进行处置。样品处置方式应符合环保、安全等相关规定，可采用销毁、返还、废弃处理等方式。对于危险样品或可能对环境造成污染的样品，处置前必须进行无害化处理。样品处置应由专人负责，填写样品处置记录，详细记录处置样品的编号、名称、数量、处置方式、处置日期及处置人等信息，并经相关负责人审批。六、记录与追溯样品管理的全过程，包括接收、标识、存储、领用、流转、处置等各个环节，均应进行详细记录。记录内容应真实、准确、完整、清晰，具有可追溯性。相关记录表单（如样品接收登记单、样品存储台账、样品领用/返还单、样品处置记录等）应统一规范，妥善保管。记录的保存期限应根据样品的性质、相关法规要求及工作需要确定。通过样品编号和相关记录，应能追溯到样品的来源、流转过程、检验检测结果及最终处置情况。七、办法的评审与修订本办法应根据单位发展、相关法规标准更新及实际运行情况，定期组织评审。必要时，应对本办法进行修订和完善，