2026年航空物流公司采购物料规格确认管理制度

2026年航空物流公司采购物料规格确认管理制度第一章总则第一条为规范公司采购物料规格确认全流程管理，确保采购物料的规格参数与公司航空物流业务实际需求高度匹配，降低因物料规格不符导致的采购成本浪费、业务中断、安全风险等问题，提升采购物料的适用性和采购工作效率，依据《中华人民共和国产品质量法》《企业采购管理规范》及公司采购管理制度、质量管理体系相关规定，结合航空物流物料采购业务特性，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有航空物流相关物料的采购规格确认工作，包括但不限于航空运输设备配件、包装物料、仓储周转物料、办公耗材、安全防护物料等；覆盖采购全流程，包括采购需求提报、供应商报价、合同签订、物料验收、使用复核等环节的规格确认管理；公司采购部、需求部门、质量管控部、仓储部、使用部门等相关部门及人员均需遵守本制度。第三条采购物料规格确认遵循“需求导向、精准核对、层层把关、责任到人、全程可追溯”的基本原则，所有物料规格确认工作需以业务实际使用需求为核心，确保规格参数的准确性、完整性和适用性，避免因规格偏差造成物料无法使用或使用风险。第四条物料规格确认的核心内容包括但不限于：物料品名、型号、尺寸、材质、技术参数、执行标准、适配场景、数量单位、质量等级、保质期（如有）、包装规格等，不同类型物料需根据其使用特性明确重点确认维度。第五条公司采购物料规格确认工作接受质量管理部的监督，所有确认流程及结果需形成书面或电子记录，确保全程可追溯，相关记录保存期限不少于3年，涉及航空安全核心物料的记录保存期限不少于5年。第二章组织与职责第六条公司成立采购物料规格确认工作小组，由采购部负责人、需求部门负责人、质量管控部负责人组成，主要职责为：审定公司核心航空物流物料的规格标准；协调解决规格确认过程中的重大争议；监督规格确认制度的落地执行；审核规格确认异常情况的处理方案。第七条需求部门职责：作为物料规格需求提报的第一责任主体，需根据实际业务使用场景，准确、完整提报物料规格需求，明确规格参数的核心指标和验收标准；指派专人负责本部门物料规格的初步核对及确认；配合采购部与供应商对接规格细节；参与物料到货后的规格验收工作；对因需求提报错误导致的规格不符承担直接责任。第八条采购部职责：负责接收需求部门提报的物料规格需求，核对需求信息的完整性；与供应商精准对接物料规格参数，要求供应商提供规格参数证明文件（如产品说明书、检测报告等）；将供应商提供的规格信息反馈至需求部门及质量管控部复核；在采购合同中明确物料规格条款及规格不符的违约责任；组织物料到货后的规格验收工作；建立物料规格确认台账，记录全流程确认信息；对因采购对接失误导致的规格不符承担直接责任。第九条质量管控部职责：负责审核物料规格参数是否符合国家及行业相关标准（尤其是航空物流相关执行标准）；参与核心物料规格标准的制定；对到货物料进行规格符合性检测（必要时）；出具规格确认检测报告（如有）；监督规格确认流程的合规性；对因检测审核失误导致的规格不符承担直接责任。第十条仓储部职责：在物料入库环节，核对物料外包装标注的规格信息与采购订单、验收单是否一致；对规格信息标注不清晰或与订单不符的物料，拒绝入库并及时反馈至采购部；建立入库物料规格信息台账，确保物料存储与规格信息对应。第十一条使用部门职责：在物料领用及使用环节，再次复核物料规格是否匹配使用需求；发现规格不符时立即停止使用，并第一时间反馈至采购部及质量管控部；配合完成规格不符物料的处理工作。第三章规格标准管理第十二条公司建立核心航空物流物料规格标准库，由需求部门牵头、采购部配合、质量管控部审核，对常用核心物料（如航空运输集装箱配件、安全防护设备等）制定统一的规格标准，明确各物料的核心规格参数、执行标准及验收依据，标准库需根据业务发展及物料更新及时更新，更新周期不超过1年。第十三条常规通用物料（如办公耗材、普通包装物料）可参照行业通用标准制定规格模板，需求部门提报时直接勾选模板内规格参数，减少提报误差；定制化物料需由需求部门出具详细的规格定制方案，附技术图纸或参数说明，经规格确认工作小组审核后方可进入采购流程。第十四条进口航空物流物料的规格标准需同时核对国际通用标准与公司适配标准，采购部需要求供应商提供中英文对照的规格参数文件，质量管控部需审核其是否符合国内航空物流相关规范要求，必要时委托第三方检测机构进行规格符合性验证。第十五条物料规格标准库需同步至采购部、需求部门、仓储部、质量管控部，所有部门需以标准库为依据开展规格确认工作，对超出标准库范围的物料规格，需履行额外审核流程。第四章规格确认流程第十六条常规物料规格确认流程：需求提报：需求部门填写《物料采购规格需求单》，完整填写物料规格参数，经部门负责人签字确认后提交至采购部；初步核对：采购部接收需求单后，核对规格参数的完整性，对信息缺失的及时退回需求部门补充；供应商对接：采购部向至少2家供应商发送规格需求，要求供应商提供物料规格响应文件及相关证明材料；多方复核：采购部将供应商提供的规格信息整理后，提交至需求部门及质量管控部复核，需求部门确认是否匹配使用需求，质量管控部确认是否符合相关标准，复核人员需签字或系统留痕确认；合同确认：采购部根据复核后的规格信息，在采购合同中明确规格条款，合同经需求部门及法务部审核后签订；到货验收：物料到货后，采购部牵头，联合需求部门、质量管控部进行规格验收，对照合同及需求单核对实际物料规格，验收合格后填写《物料规格验收单》，各方签字确认后方可入库。第十七条定制化物料规格确认流程：需求制定：需求部门出具《定制物料规格方案》，附详细技术参数、图纸、适配要求等，经部门负责人签字后提交至规格确认工作小组审核；方案审核：规格确认工作小组审核定制方案的可行性、合规性，审核通过后出具审核意见；供应商打样：采购部联系具备定制能力的供应商，提供审核后的定制方案，要求供应商制作样品；样品确认：供应商提供样品后，需求部门、质量管控部对样品规格进行实测确认，确认合格后出具《样品规格确认单》；批量采购：样品确认合格后，采购部与供应商签订定制采购合同，明确批量物料的规格需与确认样品一致，同时约定规格偏差的允许范围及违约责任；批量验收：定制物料批量到货后，除核对外观规格外，需随机抽取不少于3%的物料进行核心参数检测，检测合格后方可入库。第十八条紧急采购物料规格确认流程：因航空物流业务紧急需求需临时采购物料的，可简化确认流程，但需满足以下要求：需求部门负责人及采购部负责人双重签字确认规格需求；采购部与供应商通过书面（含电子）形式确认规格参数并留存记录；物料到货后优先完成规格验收，验收合格后方可投入使用；紧急采购结束后3个工作日内补充完善规格确认台账。第四章规格变更与复核第十九条物料规格变更仅允许在采购合同签订前或物料生产前提出，合同签订后原则上不得变更规格，确因业务需求变更需调整规格的，需求部门需出具《物料规格变更申请单》，经规格确认工作小组审核通过后，采购部方可与供应商协商变更，同时重新履行规格确认流程。第二十条供应商提出物料规格调整的，需向采购部提供书面调整说明及调整后的规格参数，采购部需第一时间反馈至需求部门及质量管控部，经各方复核同意后，方可签订规格变更补充协议，未获同意的，供应商需按原规格交付。第二十一条对于长期采购的核心物料，采购部需每半年组织需求部门及质量管控部进行一次规格复核，确认现有规格是否匹配最新业务需求，如需调整，按规格变更流程执行，并更新物料规格标准库。第五章规格不符的处理第二十二条物料到货验收环节发现规格不符的，仓储部不得入库，采购部需立即通知供应商，同时暂停支付货款；采购部牵头核实规格不符的具体情况，区分是核心参数不符还是非核心参数不符，形成《物料规格不符核查报告》。第二十三条核心参数不符（指影响物料使用功能或航空安全的参数）的处理方式：采购部向供应商出具书面整改通知，要求在约定时限内退换货，退换货产生的所有费用由供应商承担；如影响公司业务正常开展，供应商需承担由此造成的直接经济损失；将该供应商纳入临时黑名单，后续采购需增加审核层级；记录供应商规格不符情况，纳入供应商年度考核。第二十四条非核心参数不符（不影响物料核心使用功能，仅次要参数偏差）的处理方式：采购部组织需求部门、质量管控部评估物料是否可继续使用；如可使用，与供应商协商价格调整或补偿方案，并签订补充协议；如不可使用，按核心参数不符的退换货流程处理；要求供应商提交书面整改承诺，避免后续再次出现同类问题。第二十五条物料领用或使用环节发现规格不符的，使用部门需立即停止使用，封存剩余物料，并反馈至采购部；采购部需在2个工作日内完成核查，区分是验收遗漏还是使用过程中出现的规格偏差，如为验收遗漏，追究验收人员责任，同时按到货验收环节规格不符的流程处理；如为使用场景变更导致的规格不匹配，由需求部门承担相应责任。第二十六条因规格不符造成公司经济损失的，按责任划分追责：需求部门提报错误的，追究需求提报人及部门负责人责任；采购部对接失误的，追究采购对接人及部门负责人责任；质量管控部审核失误的，追究审核人及部门负责人责任；供应商违约导致的，追究供应商违约责任，要求赔偿经济损失。第六章监督与问责第二十七条质量管理部每月抽查采购物料规格确认记录，抽查比例不低于当月采购物料种类的20%，重点抽查航空安全核心物料；每季度出具规格确认工作监督报告，反馈存在的问题及整改建议。第二十八条严禁相关人员在规格确认过程中弄虚作假、敷衍了事，若发现需求部门故意提报虚假规格需求、采购部未按要求核对规格参数、质量管控部未履行审核职责等行为，一经核实，给予相关责任人警告处分，扣减当月绩效奖金30%；情节严重（造成直接经济损失1万元以上）的，给予记过处分，扣减季度绩效奖金50%；造成重大损失或航空安全风险的，按公司规章制度从重处理，直至解除劳动合同。第二十九条供应商故意提供虚假规格信息或多次出现规格不符的，采购部需终止合作（核心物料供应商需提前完成替代供应商筛选），并按合同约定追究其违约责任，同