2026年航空物流公司采购物料验收管理制度

2026年航空物流公司采购物料验收管理制度第一章总则第一条为规范公司采购物料验收管理工作，确保采购物料符合航空物流业务使用要求，保障核心业务安全稳定运行，降低物料质量风险，控制采购成本，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国合同法》《航空物流企业运营保障规范》及公司采购管理、仓储管理等相关制度，结合航空物流行业物料采购验收特性，制定本制度。第二条本制度所指采购物料，涵盖公司开展航空货运、仓储、安检、装卸、设备维保等业务所需全部物料，包括但不限于航空货运专用集装设备、安检耗材、装卸辅助工具、仓储防护物料、设备维保核心配件、办公辅助物料等；所指验收，是指物料到货后，相关部门按规定标准和流程对物料的数量、规格、质量、技术参数等进行核对、检验并出具验收结果的全过程。第三条本制度适用于公司所有采购物料的验收管理，包括常规采购物料、应急采购物料、零星采购物料、长期合作供应商供货物料等；公司采购部、仓储部、技术部、使用部门（安检部、装卸部、运营部等）、质检部、财务部等相关部门及人员均需遵守本制度。第四条采购物料验收遵循“客观公正、标准统一、流程规范、责任明确、风险可控”的基本原则，验收工作需独立、严谨开展，确保验收结果真实反映物料实际状况，严禁弄虚作假、敷衍了事。第五条公司建立采购物料验收标准体系，按物料类型、用途、重要程度制定差异化验收标准，定期评审并更新，确保验收标准贴合业务实际需求，同时建立验收责任追溯机制，保障验收全流程可查、可追溯。第二章验收组织与职责第六条公司成立采购物料验收工作小组（以下简称“验收小组”），由仓储部负责人任组长，质检部负责人任副组长，采购部、技术部、物料使用部门相关人员为成员；验收小组日常办公地点设在仓储部，负责统筹协调物料验收工作、解决验收争议、监督验收流程执行。第七条验收小组主要职责：制定并修订物料验收标准；统筹安排各类物料验收工作；组织开展特殊/重要物料的联合验收；审核验收记录及验收报告；处理验收过程中的异议及纠纷；定期总结验收工作问题并提出优化建议；对验收不合格物料的处理方案进行审核。第八条采购部验收职责：负责提前向验收小组及相关部门提供物料采购合同、订单、技术规格书、供应商发货单等验收依据；跟踪物料到货进度，到货后第一时间通知验收小组开展验收；配合验收小组核实供应商信息、物料供货批次等基础信息；对接供应商处理验收不合格物料的退货、换货、索赔等事宜；记录验收过程中的供应商配合情况，作为供应商评估依据。第九条仓储部验收职责：作为物料验收执行主体，负责物料到货后的接货、暂存管理；核对物料外包装、标识、数量、规格等基础信息；填写验收基础记录；将验收过程中发现的质量问题及时反馈至验收小组及技术部；验收合格后办理物料入库手续，验收不合格的做好隔离存放并标注标识；建立物料验收台账，完整记录所有物料验收信息。第十条质检部验收职责：负责制定物料质量验收细则；开展物料质量指标检测（如材质、性能、有效期等）；出具专业质量验收报告；对验收过程中的质量争议提供技术判定意见；定期抽检已入库物料，复核验收结果准确性；收集物料质量验收数据，分析质量趋势并提出改进建议。第十一条技术部验收职责：负责审核物料技术参数、适配性等专业指标；对涉及设备配套、核心业务使用的物料进行技术验收；验证物料是否符合设备运行、业务开展的技术要求；出具技术验收意见；协助制定特殊物料的技术验收标准。第十二条使用部门验收职责：派专人参与本部门所需物料的验收工作；验证物料实际使用适配性、功能性是否满足业务需求；反馈物料在试用过程中的问题；提出物料验收标准的优化建议；对验收合格的物料进行领用确认。第十三条财务部验收职责：审核验收合格证明、验收报告等入账依据；对验收不合格且涉及资金支付的物料，暂停款项支付；参与不合格物料索赔金额的核算；监督验收过程中相关费用（如检测费）的合规使用。第三章验收分类与验收标准第十四条公司按物料对核心业务的影响程度，将采购物料分为三类验收等级：1.A类物料（核心关键物料）：指直接影响航空货运核心业务安全、正常开展的物料，如安检专用检测仪配件、航空集装板锁扣、货运舱门密封件、装卸设备核心配件等；2.B类物料（重要物料）：指影响核心业务效率但不直接导致业务中断的物料，如装卸专用防滑垫、仓储温度监控仪、货运标签打印纸、安检辅助耗材等；3.C类物料（一般物料）：指仅用于非核心环节的辅助物料，如仓储清洁工具、办公文具、普通包装材料等。第十五条A类物料验收标准：需核对物料合格证、检测报告、原厂认证文件等资质证明；逐件核对规格、型号、序列号等标识信息；由技术部开展技术参数检测，质检部开展质量性能检测；使用部门进行试用验证；验收合格需验收小组全体成员签字确认。第十六条B类物料验收标准：核对物料合格证、供货批次证明等资质文件；按不低于30%的比例抽检数量及规格；质检部针对关键质量指标进行抽样检测；使用部门随机抽取样品验证使用适配性；验收合格需仓储部、质检部、使用部门人员签字确认。第十七条C类物料验收标准：核对物料外包装完整性、供货清单与订单的一致性；全数核对数量，抽检外观及规格；无需专业技术检测，验收合格需仓储部人员签字确认，使用部门按需复核。第十八条应急采购物料验收标准：参照对应物料等级的验收标准执行，可适当简化验收流程但不得降低验收核心标准；一级应急物料需在到货后30分钟内启动验收，4小时内完成；二级应急物料需在到货后2小时内启动验收，12小时内完成；三级应急物料需在到货后4小时内启动验收，24小时内完成。第四章验收流程第十九条到货核对环节：物料到货后，仓储部在1小时内到达货现场，核对供应商发货单、物流单与采购订单的一致性，包括物料名称、规格、数量、供货批次、到货时间等；检查物料外包装是否完好，有无破损、受潮、变形等情况，外包装破损的需现场拍照留存，并立即通知采购部及验收小组。第二十条外观与数量验收环节：仓储部拆除外包装后，按物料验收等级开展外观和数量验收，A类物料全数核对，B类物料按比例抽检，C类物料全数核对数量、抽检外观；重点检查物料表面有无划痕、锈蚀、变形等缺陷，标识是否清晰完整，数量是否与订单一致；验收过程中发现外观或数量问题，需详细记录并拍照留存，暂停后续验收流程并上报验收小组。第二十一条质量与技术验收环节：外观和数量验收无异议后，质检部、技术部按对应等级验收标准开展质量和技术验收；A类物料需完成全项质量检测和技术参数验证，B类物料完成关键指标检测，C类物料无需该环节；检测过程需填写检测记录，明确检测设备、检测方法、检测结果；技术验收需验证物料与现有设备、业务流程的适配性，必要时开展试用测试。第二十二条特殊物料验收环节：对于需冷链运输、防潮存储、防爆等特殊要求的物料，验收时需首先核对运输存储条件是否符合要求，检测物料温湿度记录、防护措施等；对于进口物料，需核对报关单、商检证明、原产地证明等合规文件，确保物料符合海关及行业监管要求。第二十三条验收记录与报告环节：验收完成后，验收小组需在规定时限内填写《采购物料验收记录表》，明确验收物料信息、验收人员、验收时间、验收项目、验收结果、问题描述等内容；A类物料验收完成后需出具《采购物料验收报告》，经验收小组全体成员签字后归档；所有验收记录需在验收完成后24小时内录入公司物料管理系统。第二十四条验收时限要求：A类物料验收需在到货后48小时内完成，B类物料需在到货后72小时内完成，C类物料需在到货后24小时内完成；因检测设备、技术条件等原因无法按时完成的，需向验收小组申请延期，延期最长不超过3个工作日，并明确延期原因及预计完成时间。第五章验收结果处理第二十五条验收合格处理：验收结果全部符合标准的，仓储部在验收记录签字确认后，24小时内办理物料入库手续，更新库存台账，并通知使用部门可正常领用；财务部凭验收合格证明及采购合同，按流程办理款项支付手续。第二十六条验收不合格处理：1.轻微不合格：物料外观、包装等非核心指标不符合标准，但不影响使用功能且不涉及安全风险的，由验收小组审核后，可按让步接收处理，采购部需向供应商提出整改要求，留存整改记录；2.一般不合格：物料数量短缺、规格不符或部分质量指标不达标，影响正常使用的，由采购部通知供应商在3个工作日内完成补货、换货，更换后的物料需重新验收；3.严重不合格：物料核心质量指标、技术参数不达标，存在安全风险或无法满足业务使用要求的，由采购部通知供应商在5个工作日内完成退货，并按采购合同约定索赔损失，不合格物料需隔离存放至退货完成。第二十七条验收异议处理：验收过程中相关部门对验收结果存在异议的，可在验收记录签署前向验收小组提出复核申请，验收小组需在1个工作日内组织重新验收，重新验收需更换至少1名验收人员，重新验收结果为最终验收结果；因供应商对验收结果有异议的，采购部需协调供应商与验收小组沟通，必要时可委托第三方检测机构进行检测，检测费用由责任方承担。第二十八条不合格物料追溯处理：验收发现不合格物料后，验收小组需分析不合格原因，若为供应商责任，需将相关情况纳入供应商评估体系，情节严重的暂停合作并从合格供应商名录中剔除；若为内部验收流程疏漏导致不合格物料入库，需追究相关验收人员责任。第六章验收档案管理第二十九条验收档案内容包括：采购合同、订单、供应商发货单等验收依据；《采购物料验收记录表》《采购物料验收报告》；质量检测报告、技术验收意见；不合格物料处理记录、异议处理记录；第三方检测报告（如有）等。第三十条验收档案保存要求：纸质档案由仓储部统一归档保管，电子档案同步录入公司档案管理系统；A类物料验收档案保存期限不少于5年，B类物料不少于3年，C类物料不少于1年；应急采购物料验收档案与常规物料同等保存，不得简化。第三十一条验收档案查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅验收档案的，需填写《档案查阅申请表》，经仓储部负责人审批后可查阅；外部单位（如审计、监管部门）查阅的，需经公司管理层审批，并由专人陪同查阅，严禁私自复印、摘抄档案内容。第七章监督与问责第三十二条验收监督机制：验收小组每月开展一次验收工作抽查，重点核查验收记录的真实性、验收流程的合规性；公司审计部每季度开展一次验收工作专项审计，检查验收标准执行、不合格物料处理、验收责任落实等情况；监督结果需形成书面报告，上报公司管理层并通报相关部门。第三十三条违规行为界定：1.未按规定标准和流程开展验收工作，敷衍了事、简化验收环节的；2.验收过程中弄虚作假，伪造验收记录、检测报告的；3.发现不合格物料未按规定上报、处理，导致不合格物料投入使用造成损失的；4.泄露验收档案信息或违规提供验收资料给外部人员的；5.收受供应商财物或接受宴请，影响验收公正性的；6.未按规定保存验收档案，导致档案丢失、损毁的。第三十四条违规问责措施：1.对轻微违规行为（未造成经济损失），给予责任人警告处分，扣减当月绩效奖金10%；2.对一般违规行为（造成经济损失5000元以下），给予责任人记过处分，扣减当月绩效奖金30%，部门负责人承担管理责任，扣减当月绩效奖金15%；3.对严重违规行为（造成经济损失5000元以上），给予责任人降职、调岗或解除劳动合同处