名师工作室档案管理制度

名师工作室档案管理制度第一章总则1.1为规范名师工作室档案的收集、整理、保管、利用与销毁，确保档案信息真实、完整、可用、安全，依据《中华人民共和国档案法》《事业单位档案管理规定》及教育主管部门相关细则，结合工作室运行特点，制定本制度。1.2本制度所称档案，是指在名师工作室立项、运行、评估、辐射、成果转化及日常管理等活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等各种形态的历史记录。1.3档案管理坚持“谁形成、谁负责”“集中统一、分级管理”“全程留痕、风险可控”“技术支撑、服务优先”四项原则，实行主持人负总责、档案员专责、成员协同、专家评估、行政监督的五级责任体系。第二章组织与职责2.1主持人职责2.1.1将档案工作纳入工作室发展规划与年度目标，在经费预算中单列档案专项，确保软硬件投入不低于年度总经费的3%。2.1.2任命专职或兼职档案员，签署《档案安全责任书》，每季度听取档案工作汇报，对重大档案缺失、损毁、泄密事件承担第一责任。2.1.3在工作室终止或主持人变更时，组织完成档案清点、鉴定、移交，确保过程可追溯、结果可验证。2.2档案员职责2.2.1制定《年度档案工作方案》，细化收集范围、整理标准、数字化计划、开放目录、培训安排，经主持人批准后执行。2.2.2对全部档案实行“三同步”：同步收集、同步整理、同步质检；对电子文件实行“四件套”：原文、元数据、版式文件、签名封存包同时归档。2.2.3每月开展一次库房巡检，填写《库房安全日志》；每半年进行一次全面清点，形成《档案清点报告》；每年组织一次档案开放鉴定，提出保密延期或解密建议。2.3成员职责2.3.1在活动结束后5个工作日内，向档案员移交原始记录与过程性材料，填写《材料交接清单》，确保字迹清晰、签章完整。2.3.2对本人形成的电子文件进行首次质量自检，确保格式符合《电子文件长期保存格式规范（DA/T47-2009）》，分辨率、采样率、码率满足再利用需求。2.3.3离岗时须办理《档案清退单》，未清退者，工作室可暂停其经费报销、成果申报、评优推荐。2.4专家评估组职责2.4.1由教育行政主管部门、高校档案学教授、信息化专家组成，每年对档案工作进行绩效评估，权重占工作室年度考核的15%。2.4.2评估采用“材料审查+现场抽测+情景模拟”方式，重点查验真实性、完整性、可用性、安全性四项核心指标，结果分为A（优秀）、B（良好）、C（限期整改）、D（不合格）四档。2.4.3对C档单位下发《整改通知书》，限期30日内完成；对D档单位启动问责，暂停下一年度经费拨付。第三章文件材料归档范围与保管期限表3.1综合管理类3.1.1工作室申报书、批复、章程、年度工作计划、总结、大事记——永久。3.1.2例会纪要、值班表、考勤记录——10年。3.1.3资产登记、低值易耗品领用单——5年。3.2教学研究类3.2.1国家级、省级课题立项书、合同、结题报告、成果公报——永久。3.2.2市级、校级课题材料——30年。3.2.3微课题研究、教学反思、听评课记录——10年。3.3辐射引领类3.3.1送教下乡、名师课堂、联片教研方案、现场照片、视频、媒体报道——30年。3.3.2对口帮扶协议、受援学校反馈、成效评估报告——30年。3.4师资培养类3.4.1学员手册、培养方案、导师协议、结业考核表、成长档案袋——30年。3.4.2公开课教案、磨课记录、同课异构对比分析——10年。3.5成果推广类3.5.1专著、教材、校本课程、教学资源包、专利证书——永久。3.5.2论文、案例、微课、课件、题库——30年。3.6声像实物类3.6.1工作室揭牌仪式、学术论坛、教学比赛、专家讲座全程录像——永久。3.6.2奖牌、聘书、题字、签名簿——永久。3.7电子系统类3.7.1网站、公众号、教研社区后台数据、用户日志——10年。3.7.2在线课程、直播回放、互动弹幕、评价数据——5年。第四章整理与编号规则4.1分类方案采用“年度—类别—项目—件号”四级结构，类别代码为：A综合管理、B教学研究、C辐射引领、D师资培养、E成果推广、F声像实物、G电子系统。4.2档号示例2024-B0103-005表示2024年度教学研究类第1项课题第3卷第5件。4.3装订与装具4.3.1纸质档案采用不锈钢钉左侧三孔一线法装订，厚度不超过2cm；超大图表采用A3折叠成A4，图面朝外。4.3.2照片档案使用无酸纸相册，每页不超过6张，背面标注“档号—张号—时间—人物—事件—拍摄者”。4.3.3实物档案贴附二维码标签，扫码可查看数字化信息及流转记录。4.4元数据要求4.4.1题名：不超过80字，含主体、内容、文种三要素。4.4.2责任者：多个责任者用“；”分隔，最多录入5个。4.4.3日期：采用YYYY-MM-DD，原文件无具体日时，用“00”补齐。4.4.4关键词：3—8个，按《教育主题词表》标引，不得使用口语化简称。第五章数字化与长期保存5.1扫描参数5.1.1纸质档案采用300dpi、24位彩色、TIFF格式；大幅面图纸采用600dpi。5.1.2扫描后图像不得出现阴影、黑边、歪斜，OCR识别率≥98%。5.2音视频参数5.2.1高清视频采用H.264编码，MP4容器，1080P，码率≥8Mbps；音频采样率48kHz，码率≥192kbps。5.2.2原始素材保留MOV无压缩母版，刻录至档案级蓝光光盘，一式三套。5.3存储架构5.3.1采用“在线—近线—离线”三级架构：在线NASRAID6，近线磁带库LTO9，离线光盘库。5.3.2每年进行一次磁带全盘回读校验，每两年进行一次光盘老化测试，误码率>10-4即触发迁移。5.4备份策略5.4.13-2-1原则：至少3份副本，2种介质，1份异地。5.4.2异地备份距离≥100公里，采用加密传输，AES256位密钥托管于主管单位保密室。第六章库房管理6.1物理环境6.1.1温度14—24℃，相对湿度45—60%，日波动≤±2℃、±5%。6.1.2过滤效率≥99.97%（0.3μm）的HEPA净化器持续运行，PM2.5≤35μg/m³。6.1.3采用无紫外线LED照明，照度50—150lx，紫外线强度≤20μW/lm。6.2安防系统6.2.1七重防护：红外微波双鉴、震动感应、烟感、水浸、门禁、视频监控、智能锁。6.2.2监控录像保存≥180天，重点部位≥365天，任何故障2小时内到场修复。6.3出入库管理6.3.1实行双人双锁，钥匙与密码分离保管；外来人员须持《查档申请表》，经主持人签字、档案员陪同、全程录像。6.3.2档案出入库扫描RFID标签，系统自动记录时间、人员、事由、预计归还时间，超期未还每日自动邮件提醒。第七章利用与开放7.1利用权限7.1.1内部成员可在线查阅非密级档案，下载需水印追溯；外部单位须签订《档案利用协议》，明确引用范围、版权归属、保密义务。7.1.2涉密档案按《教育工作国家秘密目录》划控，秘密级以下经主持人审批，机密级以上报主管部门审批。7.2利用方式7.2.1现场阅览：提供电子阅览室，禁止携带个人存储设备，打印每页加盖“档案复制件”章。7.2.2远程传递：通过VPN加密隧道，采用DRM权限控制，有效期7天，过期自动销毁。7.3开放目录7.3.1每年5月发布《档案开放清单》，列明档号、题名、日期、利用级别、获取方式。7.3.2对具有示范意义的教案、课例、微课，主动推送至省级资源平台，采用CCBY-NC-SA4.0协议，扩大辐射面。第八章统计与编研8.1统计报表8.1.1月度：收集率、整理率、数字化率、利用率四张表。8.1.2年度：形成《档案工作绩效报告》，含数据图表、典型案例、改进建议，报送主管单位备案。8.2编研开发8.2.1每两年编纂《工作室教学研究成果汇编》，电子版同步发行EPUB3电子书。8.2.2建立“名师教学思想库”，对音频、视频进行语义标注，实现片段级检索，支持同音字、方言、英文混合查询。第九章保密与信息安全9.1密级划定9.1.1依据《教育工作国家秘密范围的规定》，对涉及考试命题、评审专家名单、未公布的政策文件，划为机密级。9.1.2对涉及未成年人隐私、家长联系方式、心理测评结果，划为内部级，参照《个人信息保护法》加密存储。9.2技术防护9.2.1采用国产商用密码算法SM4进行磁盘全盘加密，密钥存放于硬件加密机，符合GM/T0028-2014《密码模块安全技术要求》二级以上。9.2.2部署数据库审计系统，对select、update、delete操作实时告警，异常行为15分钟内短信、邮件、微信三通道推送。9.3人员管理9.3.1档案员、系统管理员、安全审计员三岗分离，任何一人无法独立完成数据导出。9.3.2每年组织一次保密教育与应急演练，签署《保密承诺书》，离职时进行离岗审计，收回全部权限。第十章鉴定与销毁10.1鉴定程序10.1.1成立由主持人、档案员、业务专家、保密员组成的鉴定小组，依据保管期限表逐卷审查。10.1.2对超过保管期限但仍具有历史价值或法律证据价值的档案，重新划定保管期限；对确无保存价值的，填写《档案销毁清册》。10.2销毁方式10.2.1纸质档案使用符合保密局标准的双刀切纸机，粉碎颗粒≤6mm，现场拍照、录像，双人监督。10.2.2电子档案采用BS8470标准的数据擦除软件，执行7次覆写，生成不可恢复报告，保存3年。10.3销毁记录10.3.1销毁清册永久保存，内容包括档号、题名、份数、页数、销毁原因、时间、地点、执行人、监督人签字。10.3.2任何个人不得擅自销毁档案，违者按《档案管理违法违纪行为处分规定》追责。第十一章突发事件应急处置11.1事件分级11.1.1特别重大：库房坍塌、火灾、水灾导致档案整体面临毁灭；11.1.2重大：服务器阵列崩溃、勒索病毒、机密外泄；11.1.3较大：局部渗水、个别硬盘损坏；11.1.4一般：空调故障、临时停电。11.2响应流程11.2.110分钟内：发现人立即拨打119、110，同时启动工作室应急预案，档案员远程关闭系统写入权限。11.2.230分钟内：应急小组抵达现场，对受损档案进行冷冻干燥或真空封存，防止二次损伤。11.2.32小时内：向主管单位电话口头报告，24小时内提交书面报告，72小时内形成《档案灾害评估报告》。11.3恢复与重建11.3.1利用异地备份数据在备用机房恢复服务，RTO≤4小时，RPO≤15分钟。11.3.2对受损纸质档案委托国家级修复中心进行修裱、去污、脱酸，修复过程全程记录并归档。第十二章培训与考核12.1培训体系12.1.1新员工岗前培训不少于8学时，内容含制度解读、系统操作、保密教育、应急演练。12.1.2每年组织一次“档案学术周”，邀请档案