工程档案制度

工程档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家法律法规，参照《企业档案管理制度规范》等行业准则，结合集团母公司关于档案管理的指导意见及本公司内部控制管理需求制定。旨在规范工程档案的形成、收集、整理、保管、利用和鉴定等全过程管理，防控档案管理风险，保障档案信息安全，提升档案服务价值，促进企业可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在工程项目建设、技术改造、设备更新等业务活动中形成的各类档案管理行为，覆盖工程前期立项、设计、施工、验收、运维及处置等全生命周期场景。第三条本制度下列术语含义：（一）“工程专项管理”是指公司为完成工程项目全生命周期管理任务，在档案形成、流转、存储、利用等环节实施系统性控制的活动，包括档案分类、编目、存储、保密、借阅、销毁等管理措施。（二）“工程专项风险”是指因档案管理不善导致档案遗失、损毁、泄密、篡改或利用不当，可能引发的法律责任、经济赔偿、声誉损害或安全责任事故。（三）“工程合规管理”是指公司依据法律法规、行业标准和内部制度要求，对工程档案管理活动进行规范约束，确保档案管理行为合法、合规、完整、有效。第四条工程档案管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。（一）全面覆盖原则：所有工程活动产生的档案均须纳入管理范围，确保档案类型、数量、内容与业务活动保持完整对应。（二）责任到人原则：明确各级管理者和执行者的档案管理职责，建立“谁主管谁负责、谁形成谁整理、谁利用谁监督”的责任体系。（三）风险导向原则：聚焦档案管理风险防控，通过过程管控、技术防护、制度约束等手段，降低档案管理风险等级。（四）持续改进原则：定期评估档案管理体系有效性，根据内外部环境变化及时优化管理流程和技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司工程档案管理工作负总责，承担第一责任人的领导责任；分管领导对工程档案管理工作负直接责任，负责统筹协调和监督考核。第六条设立公司工程档案管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括各相关部门负责人及下属单位代表。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹规划工程档案管理工作，制定年度管理计划；（二）审议重大工程档案管理事项，作出决策审批；（三）协调解决工程档案管理中的跨部门问题；（四）定期评估工程档案管理绩效，开展监督评价。第七条领导小组下设办公室（设在[牵头部门名称]，以下简称“办公室”），承担领导小组日常工作，主要职责包括：（一）起草工程档案管理制度及实施细则；（二）组织工程档案管理培训、宣传和考核；（三）协调工程档案数字化、信息化建设；（四）收集、汇总工程档案管理情况，定期向领导小组报告。第八条明确三类主体在工程档案管理中的职责分工：（一）牵头部门职责：1.统筹工程档案管理制度体系建设，定期评估制度有效性；2.组织开展工程档案风险排查，制定风险防控措施；3.负责工程档案管理考核，监督责任落实；4.组织工程档案管理培训，提升全员档案意识。（二）专责部门职责：1.负责工程档案业务合规审核，监督流程执行；2.优化工程档案管理流程，提升管理效率；3.参与工程档案风险评估，提出处置建议；4.处置工程档案管理中的违规行为。（三）业务部门/下属单位职责：1.负责本领域工程档案的日常管理，确保档案完整、准确；2.开展工程档案自查自纠，及时整改问题；3.报告工程档案管理风险事件，配合风险处置；4.落实档案安全责任，防范泄密风险。第九条明确基层执行岗职责：（一）严格遵守档案管理操作规程，规范档案收集、整理、归档行为；（二）对所经手档案的真实性、完整性负责，不得擅自修改、损毁或泄露；（三）发现档案管理风险或异常情况，及时向直接上级报告；（四）签署岗位合规承诺书，明确档案管理责任。第三章专项管理重点内容与要求第十条工程项目立项档案管理：（一）业务操作合规标准：1.立项文件必须包含项目审批表、可行性研究报告、预算方案等完整材料；2.立项档案需经业务部门、技术部门双重审核，并由项目负责人签字确认；3.立项档案编号应与项目全生命周期保持唯一对应关系。（二）禁止性行为：严禁伪造、篡改立项文件，严禁将未立项项目档案列入管理范围。（三）风险防控重点：1.防控立项依据不充分导致的决策风险；2.防控档案收集不完整导致的追溯风险。第十一条工程设计档案管理：（一）业务操作合规标准：1.设计文件需包含方案设计、初步设计、施工图设计及变更记录；2.设计档案应标注编制人、审核人、批准人及修改时间；3.设计档案数字化比例不低于项目总档案量的80%。（二）禁止性行为：严禁未变更擅自修改设计档案，严禁将设计档案用于非授权用途。（三）风险防控重点：1.防控设计缺陷导致的工程安全隐患；2.防控设计档案泄密对知识产权的损害。第十二条工程施工档案管理：（一）业务操作合规标准：1.施工档案必须包含施工组织设计、专项方案、材料检测报告、施工日志等；2.施工档案需按工序、部位分类归档，并附电子扫描件；3.关键工序档案需经监理单位联合审核。（二）禁止性行为：严禁伪造施工记录，严禁将施工档案交由第三方违规使用。（三）风险防控重点：1.防控施工质量问题导致的档案追溯困难；2.防控施工档案丢失对项目结算的影响。第十三条工程验收档案管理：（一）业务操作合规标准：1.验收档案必须包含验收报告、检测报告、使用说明等；2.验收档案需由建设单位、设计单位、施工单位、监理单位四方签字；3.验收档案需与实物状态保持一致。（二）禁止性行为：严禁未验收擅自使用工程档案，严禁夸大工程性能的验收材料。（三）风险防控重点：1.防控验收不合格导致的后期纠纷；2.防控验收档案缺失影响资产移交。第十四条工程运维档案管理：（一）业务操作合规标准：1.运维档案必须包含设备台账、维修记录、巡检报告等；2.运维档案需按设备类别、时间顺序分类管理；3.运维档案需定期更新，确保信息实时性。（二）禁止性行为：严禁删除或篡改运维记录，严禁将运维档案用于商业营销。（三）风险防控重点：1.防控设备故障因档案缺失导致的维修延误；2.防控运维档案泄密引发的安全责任事故。第十五条工程档案数字化管理：（一）业务操作合规标准：1.档案数字化应采用扫描或拍照方式，图像分辨率不低于300dpi；2.数字化档案需与原件一一对应，并附目录清单；3.数字化档案存储在专用服务器，访问权限受控。（二）禁止性行为：严禁对数字化档案进行恶意修改，严禁未经授权传播数字化档案。（三）风险防控重点：1.防控数字化档案丢失或损毁；2.防控数字化档案被非法复制或篡改。第十六条工程档案保密管理：（一）业务操作合规标准：1.涉密档案需标注密级，并采取物理隔离或加密措施；2.涉密档案借阅需经上级批准，并登记借阅人信息；3.涉密档案销毁需经审批，并记录销毁过程。（二）禁止性行为：严禁擅自复制涉密档案，严禁将涉密档案带离办公场所。（三）风险防控重点：1.防控涉密档案泄密导致的国家秘密或商业秘密泄露；2.防控涉密档案管理不当引发的泄密责任事故。第十七条工程档案销毁管理：（一）业务操作合规标准：1.销毁档案需经鉴定，并形成销毁清单；2.销毁档案需由两人以上监督，并记录销毁过程；3.销毁纸质档案需采取碎纸机销毁，销毁电子档案需彻底清除数据。（二）禁止性行为：严禁擅自销毁应保存档案，严禁将应销毁档案转移至非授权场所。（三）风险防控重点：1.防控销毁不彻底导致的档案恢复风险；2.防控销毁过程被篡改或伪造。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）每年年底由办公室组织评估档案管理制度有效性，并根据评估结果提出修订建议；（二）遇国家法律法规、行业标准调整，需在一个月内完成制度修订；（三）重大业务调整需在一个月内完成制度配套修订，确保制度与业务同步。第十九条风险识别预警机制：（一）每年第一季度由办公室牵头开展档案管理风险排查，重点排查档案遗失、损毁、泄密、篡改等风险；（二）对排查出的风险进行分级评估，一般风险每月报告，重大风险即时上报；（三）办公室根据风险等级发布预警通知，明确防控措施和责任部门。第二十条合规审查机制：（一）将档案管理审查嵌入业务流程，包括立项审批、设计变更、验收移交等关键节点；（二）未经档案管理审查的工程文件不得实施，并由专责部门出具合规意见；（三）审查记录需存档备查，并作为绩效考核依据。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，处置结果报办公室备案；（二）重大风险由领导小组组织处置，明确责任部门、处置时限和应急预案；（三）风险处置过程需全程记录，处置结果经领导小组审定后执行。第二十二条责任追究机制：（一）明确违规情形及处罚标准：1.档案遗失、损毁的，追究直接责任人责任，情节严重的追究领导责任；2.档案泄密的，追究泄露责任人责任，并视情节严重程度给予经济处罚或纪律处分；3.档案管理不规范的，取消相关责任人评优资格，并通报批评。（二）处罚程序：由办公室调查取证，领导小组审议后作出处罚决定，并报公司主要负责人批准。第二十三条评估改进机制：（一）每年第四季度由办公室组织对档案管理体系有效性开展评估，评估内容包括制度执行、风险防控、效率提升等；（二）评估结果形成报告，经领导小组审议后作为制度改进依据；（三）对评估发现的流程漏洞，需在三个月内完成优化整改。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导对分管领域的档案管理工作负直接责任，定期听取工作汇报；（二）办公室每季度向领导小组汇报工作进展，确保档案管理工作纳入公司治理体系。第二十五条考核激励机制：（一）将档案管理纳入部门年度考核，考核权重不低于5%；（二）将档案管理纳入个人绩效考核，考核结果与奖金、晋升挂钩；（三）设立档案管理专项奖，对表现突出的部门和个人给予奖励。第二十六条培训宣传机制：（一）每年开展全员档案管理培训，培训内容涵盖制度要求、操作规范、风险防控等；（二）对专责部门人员开展业务培训，提升专业能力；（三）通过内部刊物、宣传栏等方式，营造全员档案意识。第二十七条信息化支撑：（一）建立工程档案管理系统，实现档案全生命周期数字化管理；（二）通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控、权限分级管理；（三）定期对系统进行维护升级，确保系统安全稳定运行。第二十八条文化建设：（一）发布工程档案管理手册，明确制度要求、操作规范、责任分工；（二）组织员工签订档案管理承诺书，强化责任意识；（三）开展档案管理主题活动，提升全员合规意识。第二十九条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险事件需在24小时内上报领导小组，一般风险事件需在