建设施工合同备案制度

建设施工合同备案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》等国家相关法律法规，以及《企业内部控制基本规范》等行业准则，结合集团母公司关于风险防控与合规管理的指导意见，为规范公司建设工程施工合同备案管理，强化过程风险管控，提升合同履约质量，特制定本制度。公司内部各部门、下属单位及全体员工均须遵照执行，适用于公司承接的各类建设工程项目从合同签订到备案归档的全生命周期管理。第二条本制度所称“建设工程施工合同备案”，是指公司承接的房屋建筑、市政基础设施等工程施工项目，在合同签订后依法向相关行政管理部门报送合同文本及附件，并获取备案证明的行为。适用范围包括但不限于工程总承包、施工总承包、专业分包等业务场景，覆盖公司工程管理部、法务合规部、财务部、下属施工单位等关联单位。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对建设工程施工合同备案全过程建立的管理体系，涵盖风险识别、合规审查、动态监控、责任追究等环节，旨在实现合同管理的标准化与精细化。（二）“XX风险”指在合同备案过程中可能出现的政策合规风险、操作流程风险、履约信用风险等，需通过专项管理措施进行有效防范。（三）“XX合规”指公司及全体员工在合同备案工作中必须遵守法律法规、行业规范及内部制度的行为准则，确保备案行为合法有效。第四条建设工程施工合同备案管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖：所有建设工程项目均须纳入备案管理范畴，确保无遗漏；（二）责任到人：明确各层级、各部门在备案工作中的具体职责，实行责任追究；（三）风险导向：以风险防控为核心，优先处理重大合规问题；（四）持续改进：定期评估备案管理有效性，优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司建设工程施工合同备案管理工作负总责，统筹决策重大合规事项；分管领导为直接责任人，负责组织落实专项管理制度，审批关键环节的合规方案。第六条设立建设工程施工合同备案管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，工程管理部、法务合规部、财务部、审计部等相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调公司建设工程施工合同备案管理工作；（二）审批备案管理制度的修订与重大合规方案；（三）监督评价各部门备案管理履职情况。第七条各部门职责划分如下：（一）工程管理部作为牵头部门，负责：1.统筹制定和修订合同备案管理制度；2.组织开展备案业务培训与宣贯；3.监督检查备案流程执行情况；4.建立备案数据统计分析机制。（二）法务合规部作为专责部门，负责：1.审核合同备案的合规性，出具法律意见；2.优化合同备案审核流程，识别管理漏洞；3.处置合同备案中的重大法律风险。（三）财务部作为协作部门，负责：1.审核备案涉及的资金支付合规性；2.提供合同备案的税务合规支持；3.建立备案资金动态监控机制。（四）下属施工单位作为业务部门，负责：1.落实本单位的合同备案主体责任；2.开展备案前的内部自查与风险排查；3.及时上报备案异常情况。第八条各级管理人员职责明确如下：（一）项目经理对所负责项目的合同备案负首要责任，确保备案资料完整、合规；（二）技术负责人协助项目经理完成备案的技术文件审核；（三）专职合规员负责备案流程的跟踪与协调。第九条基层执行岗须履行以下合规操作责任：（一）签订岗位合规承诺书，明确备案操作红线；（二）主动识别并上报备案过程中的风险隐患；（三）拒绝执行违反备案规定的指令。第三章专项管理重点内容与要求第十条合同签订阶段：（一）合规标准：必须采用公司统一模板签订合同，明确工程范围、价款、工期等核心条款；（二）禁止行为：严禁在合同中设置排他性不合规条款；（三）风险防控：重点审核合同主体资质、项目审批手续是否完备。第十一条资质审查环节：（一）合规标准：承包商资质必须满足国家及地方要求，分包单位须报备总包同意函；（二）禁止行为：严禁使用挂靠资质或超越资质范围承揽工程；（三）风险防控：建立承包商黑名单制度，动态监控资质有效期。第十二条备案材料准备：（一）合规标准：必须提交完整的备案材料，包括但不限于合同文本、身份证明、项目批文等；（二）禁止行为：严禁提供虚假备案材料或伪造印章；（三）风险防控：对关键材料进行交叉验证，确保真实有效。第十三条预付款支付：（一）合规标准：预付款比例须符合合同约定及行业规范，财务部门同步审核资金用途；（二）禁止行为：严禁超比例支付预付款或挪作他用；（三）风险防控：建立资金支付台账，实时监控支付进度。第十四条进度款审核：（一）合规标准：按合同约定分阶段审核进度款，施工单位提交验收单及发票；（二）禁止行为：严禁未经竣工验收支付进度款；（三）风险防控：联合法务部抽查付款依据真实性。第十五条分包管理：（一）合规标准：分包合同须报备总包单位，并纳入统一管理台账；（二）禁止行为：严禁擅自转包或违法分包；（三）风险防控：对分包单位资质及履约情况开展定期评估。第十六条竣工验收：（一）合规标准：完成竣工验收后30日内提交备案申请，附完整质量验收报告；（二）禁止行为：严禁未经验收擅自交付使用；（三）风险防控：组织多部门联合验收，确保资料齐全。第十七条争议处理：（一）合规标准：合同争议须通过协商、仲裁等合规途径解决，并报备处理结果；（二）禁止行为：严禁恶意拖欠款项或采取极端维权行为；（三）风险防控：建立争议预警机制，提前介入调解。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）工程管理部每年对备案管理制度进行评估，结合法规变化及业务实践提出修订建议；（二）法务合规部对重大修订方案提供法律支持；（三）领导小组审定修订内容，确保制度与时俱。第十九条风险识别预警机制：（一）每月开展备案风险排查，重点关注资质异常、资金风险等；（二）建立风险分级清单，对重大风险发布预警通知；（三）风险信息纳入公司统一风险管理系统。第二十条合规审查机制：（一）合同备案必须经过工程管理部、法务合规部双重审核；（二）实行“一票否决制”，未通过审核不得提交备案；（三）审查意见纳入个人年度考核指标。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险启动跨部门应急小组；（二）明确应急流程：风险上报→评估分级→责任部门处置→领导小组跟踪；（三）重大风险事件须在24小时内上报领导小组。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：包括但不限于材料造假、超权限备案、未及时上报风险等；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，重大违规取消评优资格，涉嫌违法移交司法机关；（三）建立责任追究台账，与绩效考核系统联动。第二十三条评估改进机制：（一）每季度对备案管理有效性开展评估，包括流程效率、风险发生率等；（二）评估结果作为制度优化的重要依据；（三）定期向领导小组提交评估报告。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部须在月度会议中强调备案管理要求；（二）设立备案管理联络员制度，明确各环节对接人；（三）重大备案问题由领导小组专题研究。第二十五条考核激励机制：（一）将备案合规情况纳入部门年度考核，占比不低于10%；（二）对备案工作优秀的个人授予“XX合规标兵”称号；（三）违规行为与绩效奖金直接挂钩。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层须接受合规履职培训，每年不少于8学时；（二）一线员工每月开展操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）制作备案管理手册，张贴关键流程图。第二十七条信息化支撑：（一）开发合同备案管理系统，实现线上申请、流程监控、风险预警；（二）系统自动校验材料完整性，减少人工干预；（三）数据实时同步至财务、审计等关联系统。第二十八条文化建设：（一）每半年发布《XX合规案例汇编》，树立正面典型；（二）组织合规承诺签字仪式，全员签订合规书；（三）设立合规金点子奖，鼓励员工提出改进建议。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：须在2小时内提交简