推行用工日志制度

推行用工日志制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国档案法》等相关国家法律法规，结合《XX集团企业内部控制规范体系》《XX公司合规管理办法》等集团母公司规定，以及公司当前强化劳动用工管理、防控劳动争议风险、规范内部管理流程的内部需求，制定本制度。旨在通过建立用工日志制度，全面记录员工工作过程与状态，加强劳动用工过程的可追溯性与规范性，提升管理效能，防范用工风险，促进企业健康可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司日常运营、项目执行、外勤工作等所有涉及员工出勤、工作内容记录及劳动过程管理的场景。全体员工均须严格遵守本制度规定，确保用工日志的真实性、完整性与及时性。第三条本制度中下列术语含义：（一）“用工日志专项管理”是指公司通过建立、应用和管理用工日志制度，对员工工作出勤、工作内容、工作过程等进行系统性记录、监控、分析和管理，以实现劳动用工过程的规范化和风险防控的闭环管理。（二）“用工风险”是指因员工管理不到位、劳动过程不规范、合规性缺失等可能导致公司承担法律责任、经济损失或声誉损害的潜在风险。（三）“XX合规”是指公司在劳动用工管理中严格遵守国家法律法规、行业准则及内部规章制度，确保用工行为合法、合理、合规。第四条用工日志专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”。用工日志记录范围应覆盖所有员工、所有工作场景，确保管理无死角、无盲区。（二）“责任到人”。明确各级管理人员、业务部门及员工在用工日志管理中的职责，确保责任主体清晰、落实到位。（三）“风险导向”。重点关注高风险用工场景与环节，强化风险识别与防控措施，实现动态管理。（四）“持续改进”。定期评估用工日志管理效果，结合实际需求与外部环境变化，优化管理机制与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对用工日志专项管理负总责，负责审批专项管理制度、统筹资源配置、督导执行情况。分管人力资源、运营等相关工作的负责人为直接责任人，负责专项管理制度的落地实施、风险防控及效果评估。第六条公司设立用工日志专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为专项管理的决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人任组长，分管负责人任副组长，人力资源部、办公室、财务部、法务部及各主要业务部门负责人为成员。领导小组主要职责包括：（一）统筹制定、修订、解释及废止用工日志专项管理制度。（二）协调解决专项管理中的重大问题，审批重要事项。（三）监督评估专项管理实施效果，提出改进要求。第七条公司人力资源部为用工日志专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）负责专项管理制度的具体建设、修订与宣贯工作。（二）组织开展用工日志系统的开发、运维及数据分析。（三）定期开展专项管理培训，提升员工规范操作意识。（四）监督各部门用工日志记录与报送情况，提出改进建议。第八条公司法务部为用工日志专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）审核用工日志管理制度及操作流程的合规性。（二）提供用工风险防范的专业指导，参与重大风险处置。（三）参与劳动争议事件中的用工日志证据采信与法律分析。第九条各业务部门及下属单位为用工日志专项管理的业务执行主体，主要职责包括：（一）按照制度要求，督促本部门员工规范填写、提交用工日志。（二）组织开展本部门用工日志自查，及时纠正问题。（三）配合人力资源部、法务部开展专项检查与培训。第十条基层执行岗位员工（如一线操作人员、外勤人员等）为用工日志的直接责任人，主要职责包括：（一）按照工作实际，真实、完整、及时记录工作内容与状态。（二）定期自查日志记录的准确性，发现错误及时更正。（三）发现用工风险或管理漏洞，及时向部门负责人或人力资源部报告。第三章专项管理重点内容与要求第十一条员工出勤管理。用工日志应详细记录员工每日出勤情况，包括工作起始时间、结束时间、工作地点（如外勤需注明客户名称或地址）、工作状态（如正常工作、请假、加班等）。禁止出现空缺记录或伪造出勤事实。第十二条工作任务记录。用工日志应明确当日工作任务的类型、内容、完成进度及成果，涉及项目执行时需关联项目编号或名称。禁止记录与工作无关的个人事项或含糊不清的工作描述。第十三条加班管理。员工申请加班时，需在用工日志中注明加班时段、事由及审批状态。人力资源部需定期审核加班记录的合规性，确保符合公司加班制度规定。禁止无审批或虚假记录加班情况。第十四条外勤工作管理。外勤人员需在用工日志中详细记录客户拜访、现场作业等外勤活动，包括客户名称、活动时长、工作内容等。人力资源部定期抽查外勤日志的真实性，必要时进行现场核实。禁止虚报外勤事项或泄露客户信息。第十五条风险防控重点。用工日志管理需重点关注以下风险防控点：（一）虚假出勤或工作记录导致的劳动争议风险。（二）外勤工作记录不实引发的商业秘密泄露风险。（三）加班记录缺失或虚假引发的合规风险。（四）日志记录不完整导致的劳动监察检查风险。第十六条禁止性行为。员工在用工日志管理中禁止出现以下行为：（一）伪造、篡改或删除用工日志记录。（二）代填、代签或强迫他人填写虚假日志。（三）将个人事务或非工作内容混入日志记录。（四）泄露或滥用用工日志中的敏感信息。第十七条日志审核与归档。人力资源部需定期对各部门用工日志进行抽查审核，重点检查记录的真实性、完整性。审核不合格的，要求限期整改。所有用工日志需按照公司档案管理规定进行分类归档，保存期限不少于三年。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制。人力资源部需每年至少组织一次用工日志专项管理制度的评估，根据国家法律法规变化、行业监管要求及公司业务调整，及时修订完善制度内容。重大修订需经领导小组审议通过。第十九条风险识别预警机制。人力资源部联合法务部、业务部门每季度开展用工风险排查，重点关注日志记录缺失、虚假记录等高风险问题，形成风险清单并发布预警通知，明确整改要求与时限。第二十条合规审查机制。用工日志记录应作为员工绩效考核、奖惩、晋升的重要依据，未经合规审核的日志不得作为决策参考。涉及加班、外勤等特殊场景的，必须经部门负责人审核、人力资源部备案后方可生效。第二十一条风险应对机制。对一般性用工日志问题，由部门负责人负责督促整改；对重大问题或涉及违规行为的，由人力资源部、法务部联合启动调查，明确责任主体，按制度规定进行处理。紧急情况需立即上报领导小组协调处置。第二十二条责任追究机制。员工违反用工日志管理规定，视情节轻重按以下标准处理：（一）首次违反的，给予口头警告或书面通报。（二）屡次违反或造成严重后果的，扣减绩效工资、降级或解除劳动合同。（三）涉及违法行为的，移交司法机关处理。部门负责人未履行监管责任的，同步追究管理责任。第二十三条评估改进机制。每年12月，人力资源部牵头组织专项评估，通过数据分析、员工访谈、管理座谈等方式，评估制度实施效果，形成评估报告，提出优化建议并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障。公司主要负责人需定期听取专项管理工作汇报，协调解决资源配置难题。各级管理人员需亲自部署、督导本单位的用工日志管理工作，确保制度落地。第二十五条考核激励机制。将用工日志管理情况纳入部门年度绩效考核，对落实到位的部门给予评优奖励；对存在问题的部门，取消评优资格，并要求限期整改。员工个人合规表现将作为绩效评优的重要参考。第二十六条培训宣传机制。人力资源部需每年至少开展两次用工日志专项培训，内容包括制度解读、操作规范、风险案例等。通过内部网站、宣传栏等渠道发布制度解读材料，提升全员合规意识。第二十七条信息化支撑。人力资源部需开发或引进用工日志管理系统，实现线上填报、自动审核、智能预警等功能，提升管理效率与数据安全性。系统需与考勤系统、项目管理系统等打通数据接口，确保信息一致。第二十八条文化建设。公司需定期发布《用工日志合规手册》，明确制度要求与操作指南。组织全体员工签订合规承诺书，营造“人人重视合规、事事记录规范”的文化氛围。第二十九条报告制度。人力资源部需每月向领导小组报送用工日志管理情况，包括记录数量