数据使用登记制度

数据使用登记制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等相关法律法规，参照国家数据安全治理规范及行业数据管理标准，结合公司数字化转型战略及内部风险防控需求制定。旨在明确数据使用管理的政策依据、适用范围、核心术语、管理原则，规范数据全生命周期使用行为，防范数据安全风险，保障数据合规应用，促进公司数据资产价值化发展。第二条本制度适用于公司全体部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营管理、技术研发、市场拓展、人力资源等涉及数据收集、存储、处理、传输、应用、销毁等环节的业务场景。包括但不限于：业务系统数据、客户数据、产品数据、财务数据、供应链数据、研发数据及其他敏感信息。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“数据使用专项管理”指公司为规范数据使用行为、防控数据安全风险、保障数据合规应用而建立的管理体系，包括组织架构、制度流程、技术措施、监督考核等组成部分。（二）“数据安全风险”指因数据管理不当、技术漏洞、操作违规等可能导致数据泄露、篡改、丢失、滥用或非法访问，进而损害公司利益或用户权益的潜在风险。（三）“数据合规”指数据使用活动必须符合国家法律法规及行业规范要求，包括数据主体权利保障、数据分类分级管理、跨境数据传输监管、数据安全保护义务等。第四条数据使用专项管理应遵循以下原则：（一）“全面覆盖”，确保数据使用各环节纳入管理范围，不留监管空白；（二）“责任到人”，明确各层级、各岗位数据使用管理责任，实现责任闭环；（三）“风险导向”，突出高风险数据使用场景管控，优先防范重大风险；（四）“持续改进”，根据内外部环境变化动态优化管理措施；（五）“合法正当必要”，数据使用必须符合业务必要性、最小化原则及合法性基础。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司数据使用专项管理负全面领导责任，负责统筹决策、资源配置及重大风险处置。分管领导对数据使用专项管理负直接领导责任，负责制度制定、组织推动及日常监督。第六条设立数据使用专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，牵头部门负责人及专责部门代表为成员。领导小组负责统筹协调数据使用专项管理工作，研究决策重大事项，审批关键制度流程，监督考核管理成效。第七条数据使用专项管理领导小组下设办公室，挂靠在公司[牵头部门名称]，负责领导小组日常工作，包括制度体系建设、风险排查评估、培训宣贯、监督检查及报告编制等。第八条牵头部门职责：（一）统筹推进数据使用专项管理制度体系建设，定期修订完善；（二）组织开展数据使用风险识别、评估与分级管控；（三）监督指导各部门数据合规使用，审核重大数据使用项目；（四）建立数据使用管理信息系统，实现数据全流程可追溯；（五）组织数据合规培训与宣传，提升全员数据安全意识。第九条专责部门职责：（一）信息科技部门负责数据安全技术体系建设，包括加密传输、访问控制、漏洞修复、安全审计等；（二）法务合规部门负责数据合规性审查，提供法律支持，监督合同数据条款；（三）内审部门负责数据使用专项管理审计，评估制度有效性，提出改进建议；（四）人力资源部门负责数据合规责任纳入员工培训及绩效考核体系。第十条业务部门及下属单位职责：（一）落实本领域数据使用管理要求，开展日常风险排查与防控；（二）建立数据使用操作规范，确保业务人员合规操作；（三）配合完成数据资产清单编制，实施数据分类分级管理；（四）及时上报数据安全事件，参与应急处置与调查分析。第十一条基层执行岗位责任：（一）签订岗位合规承诺书，明确数据使用禁止性行为；（二）遵守数据操作规程，禁止擅自修改、删除或导出敏感数据；（三）发现数据安全风险或违规行为应立即上报，不得隐瞒或处置不当；（四）定期参与数据安全培训，掌握应急响应操作要求。第三章专项管理重点内容与要求第十二条数据全生命周期管理：（一）数据收集阶段，严格遵循最小化原则，明确收集目的与范围，向数据主体充分告知使用用途；（二）数据存储阶段，实施分类分级存储，重要数据采用加密存储及异地备份，定期开展数据完整性校验；（三）数据处理阶段，禁止在公共环境处理敏感数据，涉及关联分析需脱敏处理，记录处理日志；（四）数据传输阶段，采用加密通道传输，禁止通过非合规渠道传输重要数据；（五）数据销毁阶段，制定数据销毁计划，采用物理销毁或专业软件销毁，确保不可恢复。第十三条敏感数据管控：（一）建立敏感数据清单，明确个人信息、商业秘密、核心数据等分类标准及保护级别；（二）实施访问控制，遵循“按需知密”原则，禁止非必要岗位接触敏感数据；（三）建立敏感数据使用审批机制，重大敏感数据使用需经领导小组审批；（四）定期开展敏感数据穿透分析，识别异常访问或潜在泄露风险。第十四条数据共享与外部合作：（一）数据共享需经业务需求部门申请，由牵头部门审核，法务部门评估合规风险；（二）外部合作需签订数据安全协议，明确数据使用边界、保密义务及违约责任；（三）禁止向无资质第三方提供重要数据，合作方需通过数据安全审查；（四）跨境数据传输需符合目标国数据保护要求，并报领导小组备案。第十五条数据安全事件处置：（一）建立数据安全事件应急响应预案，明确事件分级标准及处置流程；（二）发生一般事件应立即隔离受影响系统，开展损失评估，通报相关部门；（三）发生重大事件需启动跨部门应急小组，第一时间上报领导小组及监管机构；（四）事件处置后需形成报告，分析根本原因，优化管理措施。第十六条数据合规审计：（一）每年开展数据合规全面审计，重点检查业务操作、系统配置、员工行为等环节；（二）审计结果需纳入部门绩效考核，对违规行为严肃问责；（三）针对审计发现的问题，制定整改计划并跟踪落实；（四）定期开展数据合规评估，持续优化管理体系。第十七条数据资产价值化应用：（一）建立数据资产目录，明确数据要素价值评估标准与方法；（二）鼓励数据创新应用，需通过合规性审查后方可实施；（三）建立数据应用收益共享机制，激励业务部门提升数据质量；（四）定期发布数据应用成效报告，评估管理价值。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年评估制度适用性，根据法规变化、业务调整及时修订；（二）遇重大政策调整或监管要求，立即启动专项修订程序；（三）修订后的制度需经领导小组审议，并组织全员宣贯；（四）历史版本制度归档管理，确保制度传承性。第十九条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度组织风险排查，结合业务场景、技术漏洞、违规案例等识别风险点；（二）采用风险矩阵评估方法，对风险定级并制定管控措施；（三）建立风险预警发布制度，对高风险项及时发布预警通知；（四）定期更新风险库，持续优化风险识别模型。第二十条合规审查机制：（一）将数据合规审查嵌入业务流程，包括系统开发、采购招标、合作签约等环节；（二）未经合规审查的数据使用项目不得实施，违规实施需追究责任；（三）审查内容包括合法性、必要性、安全性、完整性等要素；（四）审查结果需留存记录，作为绩效考核依据。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，专责部门提供技术支持；（二）重大风险需启动领导小组应急机制，跨部门协同处置；（三）风险处置后需形成报告，评估处置效果并优化预案；（四）建立风险责任协同机制，明确各层级处置责任。第二十二条责任追究机制：（一）明确违规情形及处罚标准，包括警告、降级、辞退等；（二）联动绩效考核，违规行为取消年度评优资格；（三）涉嫌违法的移交法务部门处理，按集团规定追究法律责任；（四）建立违规案例库，定期开展警示教育。第二十三条评估改进机制：（一）每年开展专项管理体系有效性评估，包括制度完整性、执行有效性、技术先进性等；（二）评估结果需提交领导小组审议，形成改进方案；（三）评估结果作为部门评优及资源配置依据；（四）建立持续改进循环，推动管理体系迭代升级。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部需履行数据合规领导责任，定期听取专项工作汇报；（二）牵头部门需配备专职管理人员，保障资源投入；（三）建立跨部门协调机制，确保信息畅通、协同高效；（四）定期召开专题会议，研究解决重大问题。第二十五条考核激励机制：（一）将数据合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）对优秀数据管理团队给予专项奖励，奖励金额与考核结果挂钩；（三）将员工数据合规表现纳入个人绩效，作为晋升依据；（四）建立举报奖励机制，鼓励员工发现并上报违规行为。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层需接受数据合规履职培训，掌握监管要求与领导责任；（二）业务人员需完成数据操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）每年开展全员数据安全知识竞赛，提升全员意识；（四）制作数据合规手册，作为员工行为指引。第二十七条信息化支撑：（一）建设数据资产管理系统，实现数据全生命周期自动化管理；（二）部署数据防泄漏系统，实时监控异常数据传输行为；（三）采用数据脱敏工具，保障测试开发环境数据安全；（四）开发合规审查平台，嵌入业务流程自动校验。第二十八条文化建设：（一）发布数据合规倡议书，营造全员参与氛围；（二）签订数据合规承诺书，明确员工责任义务；（三）设立数据安全宣传月，开展系列教育活动；（四）评选数据合规标兵，树立内部标杆。第二十九条报告制度：（一）风险事件报告需在