化工公司档案管理执行细则

化工公司档案管理执行细则化工公司档案管理执行细则

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本细则依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《企业档案管理规定》等国家法律法规，以及ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、ISO45001职业健康安全管理体系等国际标准，同时参照《联合国气候变化框架公约》《斯德哥尔摩公约》等国际公约，并结合公司《企业内部控制基本规范》及《跨国经营管理办法》制定。

1.1.2化工行业档案管理存在档案类型复杂、安全风险高、跨境流转频繁等痛点，易引发安全生产事故、环保责任纠纷、知识产权侵权等风险。本细则旨在规范公司档案管理行为，实现档案资源有效利用、档案安全有效保护和档案管理业务高效运行，核心目标包括：建立标准化档案管理体系、防范化解档案管理风险、提升档案管理数字化水平、促进档案信息资源价值转化，最终服务于公司安全生产、环境保护、合规经营和战略发展。

1.2适用范围与对象

1.2.1本细则适用于公司总部各部门、各分子公司、各生产基地及所有关联单位，覆盖化工生产、研发、采购、销售、物流、安全、环保、法律等所有业务领域，以及与档案管理相关的所有正式员工、外包服务单位、合作单位等。

1.2.2适用对象包括但不限于：档案管理人员、业务部门档案责任人、档案利用者、档案审核人员、信息系统管理员等。其中，档案管理人员由综合管理部档案室负责；业务部门档案责任人由各部门负责人指定；档案利用者需经授权方可查阅利用档案；档案审核人员由内控部、合规部负责；信息系统管理员由信息管理部负责。

1.2.3例外适用场景：因不可抗力导致档案损毁、丢失或无法正常管理的情形，可暂不适用本细则，但需立即启动应急预案，并向公司管理层报告。例外适用场景的审批权限由总经理办公会行使。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：档案管理活动必须符合国家法律法规、行业标准、国际公约及公司内部规章制度，确保档案管理的合法性、合规性。

1.3.2权责对等原则：明确档案管理各环节责任主体及其职责权限，确保档案管理责任与权限相匹配，实现权责清晰、责任到人。

1.3.3风险导向原则：以风险防控为核心，识别、评估、控制档案管理过程中的各种风险，优先管理高风险环节，确保档案安全。

1.3.4效率优先原则：优化档案管理流程，提高档案管理效率，降低档案管理成本，提升档案利用效益。

1.3.5持续改进原则：建立档案管理持续改进机制，定期评估档案管理绩效，不断优化档案管理体系，提升档案管理水平。

1.3.6价值创造原则：充分发挥档案信息资源价值，为公司经营决策、技术创新、风险防控、合规经营等提供支持，创造价值。

1.4制度地位与衔接

1.4.1本细则为公司基础性管理制度，对公司所有档案管理工作具有普遍约束力，与公司其他管理制度形成有机整体，共同构成公司档案管理体系。

1.4.2本细则与公司《企业内部控制基本规范》《财务管理制度》《合同管理制度》《信息安全管理制度》等制度相互衔接，其中与《财务管理制度》衔接，确保财务档案的完整性、准确性和安全性；与《合同管理制度》衔接，确保合同档案的完整性、系统性和可追溯性；与《信息安全管理制度》衔接，确保档案信息安全。

1.4.3若本细则与其他制度存在冲突，以本细则为准，其他制度与本细则不一致的条款自动失效。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

2.1.1公司档案管理工作实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体制，由董事会负责顶层设计，监事会负责监督指导，总经理办公会负责重大事项决策，综合管理部负责统筹协调，各部门负责具体实施，内控部、审计部、合规部负责监督审计。

2.1.2综合管理部档案室作为公司档案管理的执行机构，负责档案日常管理，包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等工作。各部门档案责任人负责本部门档案的收集、整理、归档和保管，确保档案完整、准确、系统、安全。

2.1.3信息管理部负责档案管理信息系统的建设、维护和更新，确保档案管理信息系统安全、稳定、高效运行。财务部负责档案管理经费的预算、管理和使用。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会负责公司档案管理工作的战略规划，审议公司档案管理制度，批准公司档案管理重大投资，对公司档案管理工作的重大问题进行决策。

2.2.2董事会下设档案管理专业委员会，负责公司档案管理工作的专业指导，对档案管理制度、流程、标准的制定和实施进行监督指导。

2.2.3总经理办公会负责公司档案管理工作的年度计划、预算、考核等重大事项的决策，对档案管理工作的重大问题进行决策。

2.3执行机构与职责

2.3.1综合管理部档案室职责：

（1）负责公司档案管理制度的制定、修订和解释。

（2）负责公司档案管理信息系统的建设、维护和更新。

（3）负责公司档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等工作。

（4）负责公司档案的数字化建设，推动档案信息资源的开发利用。

（5）负责公司档案的对外交流与合作。

（6）负责公司档案管理人员的培训和管理。

（7）负责公司档案管理工作的监督、检查和考核。

2.3.2各部门档案责任人职责：

（1）负责本部门档案的收集、整理、归档和保管。

（2）负责本部门档案的利用和统计。

（3）负责本部门档案的数字化建设。

（4）负责本部门档案管理人员的培训和管理。

（5）负责本部门档案管理工作的监督、检查和考核。

2.3.3档案管理人员职责：

（1）负责档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等工作。

（2）负责档案管理信息系统的操作和维护。

（3）负责档案的数字化建设。

（4）负责档案的对外交流与合作。

（5）负责档案管理工作的监督、检查和考核。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部职责：

（1）负责对公司档案管理制度的合规性进行审核。

（2）负责对公司档案管理流程的风险进行评估。

（3）负责对公司档案管理工作的内控有效性进行测试和评价。

（4）负责对公司档案管理问题的整改进行跟踪和监督。

2.4.2审计部职责：

（1）负责对公司档案管理制度的执行情况进行审计。

（2）负责对公司档案管理工作的审计结果进行跟踪和监督。

（3）负责对公司档案管理问题的整改进行跟踪和监督。

2.4.3合规部职责：

（1）负责对公司档案管理活动的合规性进行监督。

（2）负责对公司档案管理问题的整改进行跟踪和监督。

2.5协调与联动机制

2.5.1建立公司档案管理联席会议制度，由综合管理部牵头，内控部、审计部、合规部、信息管理部、财务部等部门参加，负责协调解决公司档案管理工作中的重大问题。

2.5.2建立档案管理信息共享机制，各部门档案信息应及时共享至综合管理部档案室，确保档案信息的完整性和一致性。

2.5.3建立档案管理争议解决机制，各部门之间因档案管理问题发生争议的，应协商解决；协商不成的，由综合管理部档案室进行调解；调解不成的，由公司档案管理联席会议进行裁决。

2.5.4建立档案管理常态化沟通机制，综合管理部档案室应定期召开档案管理沟通会议，各部门档案责任人应参加，及时沟通档案管理工作中的问题和建议。

2.5.5建立涉外档案管理协调机制，涉及跨境档案管理的，应充分考虑相关国家或地区的法律法规和文化习俗，确保档案管理的合规性和有效性。

第三章人力资源管理档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：建立完善的人力资源管理档案体系，确保人力资源档案的完整性、准确性、安全性和有效性，为公司人才管理、劳动关系管理、社会保险管理等工作提供保障。

3.1.2核心指标：

（1）档案收集率≥95%

（2）档案完整率≥98%

（3）档案准确率≥99%

（4）档案安全率100%

（5）档案利用满意度≥90%

（6）档案数字化率≥80%

（7）档案信息化管理率100%

3.2专业标准与规范

3.2.1人力资源档案范围：包括员工入职档案、在职档案、离职档案、培训档案、考核档案、奖惩档案、社会保险档案、劳动合同档案等。

3.2.2人力资源档案收集标准：

（1）员工入职档案：包括身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书、职业资格证书、劳动合同、入厂培训记录等。

（2）在职档案：包括绩效考核记录、培训记录、奖惩记录、岗位变动记录、劳动合同变更记录等。

（3）离职档案：包括离职申请、离职审批、离职面谈记录、社保转移手续等。

（4）培训档案：包括培训计划、培训通知、培训签到表、培训考核记录等。

（5）考核档案：包括考核计划、考核标准、考核结果、考核反馈等。

（6）奖惩档案：包括奖励决定、惩罚决定、奖惩记录等。

（7）社会保险档案：包括社保登记表、社保缴费记录、社保转移手续等。

（8）劳动合同档案：包括劳动合同、劳动合同变更协议、劳动合同解除协议等。

3.2.3人力资源档案整理标准：按照档案类型、时间顺序、人员顺序等进行整理，确保档案的系统性、条理性。

3.2.4人力资源档案保管标准：按照档案类型、保管期限进行分类保管，确保档案的安全、完整。

3.2.5人力资源档案鉴定标准：按照档案保管期限规定，对档案进行定期鉴定，对无保存价值的档案进行销毁。

3.2.6人力资源档案利用标准：按照档案利用程序，对档案进行利用，确保档案利用的合规性、安全性。

3.2.7人力资源档案安全风险控制点及防控措施：

（1）风险点：档案丢失。

（2）防控措施：建立档案交接登记制度，定期盘点档案，对重要档案进行双备份。

（3）风险点：档案泄密。

（4）防控措施：建立档案查阅审批制度，对涉密档案进行特殊管理。

（5）风险点：档案损毁。

（6）防控措施：建立档案保管环境管理制度，定期检查档案保管环境，对破损档案进行修复。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理方法，对人力资源档案进行全过程管理。

3.3.2管理工具：采用档案管理信息系统，对人力资源档案进行电子化管理。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1人力资源档案管理主流程包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等环节。

（1）档案收集：各部门按照档案收集标准，及时收集人力资源档案，并移交至综合管理部档案室。

（2）档案整理：综合管理部档案室按照档案整理标准，对人力资源档案进行整理，并编制档案目录。

（3）档案鉴定：综合管理部档案室按照档案鉴定标准，对人力资源档案进行鉴定，并编制档案鉴定报告。

（4）档案保管：综合管理部档案室按照档案保管标准，对人力资源档案进行保管，并建立档案保管台账。

（5）档案利用：各部门按照档案利用程序，对人力资源档案进行利用，并填写档案利用申请表。

（6）档案统计：综合管理部档案室定期对人力资源档案进行统计，并编制档案统计报表。

4.2子流程说明

4.2.1档案收集子流程：

（1）员工入职时，人力资源部负责收集员工入职档案，并移交至综合管理部档案室。

（2）员工在职期间，人力资源部负责收集员工在职档案，并移交至综合管理部档案室。

（3）员工离职时，人力资源部负责收集员工离职档案，并移交至综合管理部档案室。

4.2.2档案整理子流程：

（1）综合管理部档案室按照档案整理标准，对人力资源档案进行分类、排序、编号、装订。

（2）综合管理部档案室编制档案目录，并录入档案管理信息系统。

4.2.3档案鉴定子流程：

（1）综合管理部档案室按照档案保管期限规定，对人力资源档案进行定期鉴定。

（2）综合管理部档案室编制档案鉴定报告，并报公司档案管理联席会议审批。

4.2.4档案保管子流程：

（1）综合管理部档案室按照档案保管标准，对人力资源档案进行分类保管。

（2）综合管理部档案室建立档案保管台账，并定期检查档案保管环境。

4.2.5档案利用子流程：

（1）各部门需要利用人力资源档案时，填写档案利用申请表，并报部门负责人审批。

（2）综合管理部档案室按照档案利用程序，对人力资源档案进行利用，并做好登记。

4.2.6档案统计子流程：

（1）综合管理部档案室定期对人力资源档案进行统计，并编制档案统计报表。

（2）综合管理部档案室将档案统计报表报公司管理层审批。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案收集控制点：确保档案收集的完整性、及时性。

（1）控制措施：建立档案收集清单，明确档案收集范围和标准。

（2）控制措施：建立档案收集交接登记制度，确保档案收集的及时性。

4.3.2档案整理控制点：确保档案整理的系统性和条理性。

（1）控制措施：按照档案整理标准，对人力资源档案进行分类、排序、编号、装订。

（2）控制措施：编制档案目录，并录入档案管理信息系统。

4.3.3档案鉴定控制点：确保档案鉴定的科学性和准确性。

（1）控制措施：按照档案保管期限规定，对人力资源档案进行定期鉴定。

（2）控制措施：编制档案鉴定报告，并报公司档案管理联席会议审批。

4.3.4档案保管控制点：确保档案保管的安全性、完整性。

（1）控制措施：按照档案保管标准，对人力资源档案进行分类保管。

（2）控制措施：建立档案保管台账，并定期检查档案保管环境。

4.3.5档案利用控制点：确保档案利用的合规性、安全性。

（1）控制措施：按照档案利用程序，对人力资源档案进行利用，并做好登记。

（2）控制措施：建立档案查阅审批制度，对涉密档案进行特殊管理。

4.3.6档案统计控制点：确保档案统计的准确性和及时性。

（1）控制措施：定期对人力资源档案进行统计，并编制档案统计报表。

（2）控制措施：将档案统计报表报公司管理层审批。

4.3.7高风险控制点：档案泄密。

（1）控制措施：建立档案查阅审批制度，对涉密档案进行特殊管理。

（2）控制措施：对档案管理人员进行保密培训，提高档案管理人员的保密意识。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：档案管理流程出现效率低下、问题频发、不符合实际情况等情况时，可发起流程优化。

4.4.2评估流程：综合管理部档案室组织相关部门对流程优化建议进行评估，评估内容包括：流程优化的必要性、可行性、效益性等。

4.4.3审批权限：流程优化方案报公司总经理办公会审批。

4.4.4跟踪机制：流程优化方案实施后，综合管理部档案室负责跟踪流程优化效果，并及时向公司管理层报告。

4.4.5复盘优化：每年至少一次对人力资源档案管理流程进行复盘优化，确保流程的合理性和有效性。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案收集权限：各部门负责人负责本部门档案收集的审批。

5.1.2档案整理权限：综合管理部档案室负责人负责档案整理的审批。

5.1.3档案鉴定权限：公司档案管理联席会议负责档案鉴定的审批。

5.1.4档案保管权限：综合管理部档案室负责人负责档案保管的审批。

5.1.5档案利用权限：各部门负责人负责本部门档案利用的审批。

5.1.6档案统计权限：综合管理部档案室负责人负责档案统计的审批。

5.1.7档案数字化权限：信息管理部负责人负责档案数字化建设的审批。

5.1.8档案信息系统操作权限：综合管理部档案室档案管理人员负责档案管理信息系统操作。

5.2审批权限标准

5.2.1档案收集审批：各部门负责人对档案收集清单进行审批，确保档案收集的完整性、及时性。

5.2.2档案整理审批：综合管理部档案室负责人对档案整理方案进行审批，确保档案整理的系统性和条理性。

5.2.3档案鉴定审批：公司档案管理联席会议对档案鉴定报告进行审批，确保档案鉴定的科学性和准确性。

5.2.4档案保管审批：综合管理部档案室负责人对档案保管方案进行审批，确保档案保管的安全性、完整性。

5.2.5档案利用审批：各部门负责人对档案利用申请表进行审批，确保档案利用的合规性、安全性。

5.2.6档案统计审批：综合管理部档案室负责人对档案统计报表进行审批，确保档案统计的准确性和及时性。

5.2.7档案数字化审批：信息管理部负责人对档案数字化方案进行审批，确保档案数字化建设的科学性和合理性。

5.2.8档案信息系统操作审批：综合管理部档案室负责人对档案管理信息系统操作权限进行审批，确保档案管理信息系统安全、稳定、高效运行。

5.2.9审批时限：各部门负责人应在收到档案审批申请后3个工作日内完成审批。

5.2.10审批权限：禁止越权/越级审批，对审批权限不明确的，由综合管理部档案室进行解释。

5.2.11责任追溯：对未按规定审批的档案，应追究相关责任人的责任。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：因工作需要，档案管理人员暂时无法履行职责的，可以授权其他人员代为履行职责。

5.3.2授权范围：授权范围应明确授权事项、授权期限、授权权限等。

5.3.3授权期限：授权期限最长不得超过15个工作日。

5.3.4授权备案：授权人应将授权书报综合管理部档案室备案。

5.3.5代理交接：授权代理期间，代理人与授权人应做好交接工作，确保档案管理工作的连续性。

5.3.6授权收回：授权期限届满后，授权人应及时收回授权书，终止授权代理关系。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：因紧急情况需要立即利用档案的，可以启动紧急审批流程。

5.4.2紧急审批路径：紧急审批由综合管理部档案室负责人直接审批，并报公司分管领导备案。

5.4.3权限外审批：因权限限制无法获得审批的，可以启动权限外审批流程。

5.4.4权限外审批路径：权限外审批由公司总经理办公会审批。

5.4.5补批审批：因特殊情况未及时审批的，可以启动补批审批流程。

5.4.6补批审批路径：补批审批由综合管理部档案室负责人审批，并报公司分管领导备案。

5.4.7异常审批要求：异常审批需附风险评估报告，并留存痕迹。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1档案收集要求：按照档案收集清单，及时收集人力资源档案，并移交至综合管理部档案室。

6.1.2档案整理要求：按照档案整理标准，对人力资源档案进行分类、排序、编号、装订，并编制档案目录。

6.1.3档案鉴定要求：按照档案保管期限规定，对人力资源档案进行定期鉴定，并编制档案鉴定报告。

6.1.4档案保管要求：按照档案保管标准，对人力资源档案进行分类保管，并建立档案保管台账。

6.1.5档案利用要求：按照档案利用程序，对人力资源档案进行利用，并填写档案利用申请表。

6.1.6档案统计要求：定期对人力资源档案进行统计，并编制档案统计报表。

6.1.7表单填报要求：按照档案管理信息系统要求，及时、准确、完整地填报档案信息。

6.1.8信息录入要求：按照档案管理信息系统要求，及时、准确、完整地录入档案信息。

6.1.9痕迹留存要求：档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等环节均需做好痕迹留存，包括纸质痕迹和电子痕迹。

6.1.10电子备份要求：重要档案应进行电子备份，并定期进行数据恢复测试。

6.1.11纸质备份要求：重要档案应进行纸质备份，并妥善保管。

6.1.12执行不到位判定标准：未按照档案管理标准执行档案管理工作的，视为执行不到位。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：综合管理部档案室对人力资源档案管理工作进行日常监督，发现问题及时纠正。

6.2.2专项监督：内控部、审计部、合规部定期对人力资源档案管理工作进行专项监督，发现问题及时报告。

6.2.3突击监督：公司管理层可对人力资源档案管理工作进行突击监督，发现问题及时处理。

6.2.4监督范围：监督范围包括档案管理制度的执行情况、档案管理流程的执行情况、档案管理人员的履职情况等。

6.2.5监督方式：监督方式包括查阅档案、访谈人员、现场检查等。

6.2.6监督周期：日常监督每天进行，专项监督每季度进行一次，突击监督每年进行两次。

6.2.7监督结果应用：监督结果应及时报告公司管理层，并作为绩效考核的依据。

6.2.8嵌入内控环节：人力资源档案管理嵌入以下内控环节：

（1）档案收集环节：嵌入“不相容岗位分离”内控环节，确保档案收集的合规性、安全性。

（2）档案整理环节：嵌入“授权审批”内控环节，确保档案整理的合规性、安全性。

（3）档案鉴定环节：嵌入“风险评估”内控环节，确保档案鉴定的科学性、准确性。

6.2.9落地要求：各部门应按照档案管理标准执行档案管理工作，确保档案管理工作的合规性、安全性、有效性。

6.3检查与审计

6.3.1检查内容：包括档案管理制度的执行情况、档案管理流程的执行情况、档案管理人员的履职情况等。

6.3.2检查方法：包括查阅档案、访谈人员、现场检查等。

6.3.3检查频次：日常检查每月不少于一次，专项检查每季度进行一次，突击检查每年进行两次。

6.3.4审计内容：包括档案管理制度的合规性、档案管理流程的风险、档案管理工作的内控有效性等。

6.3.5审计方法：包括查阅档案、访谈人员、现场检查等。

6.3.6审计频次：专项审计每年至少一次。

6.3.7审计报告：审计结果形成正式报告，并报公司管理层审批。

6.3.8整改要求：对审计发现的问题，应制定整改方案，并按时完成整改。

6.4执行情况报告

6.4.1报告主体：综合管理部档案室负责编制人力资源档案管理执行情况报告。

6.4.2报告周期：月度报告、季度报告、年度报告。

6.4.3报告内容：

（1）档案收集情况。

（2）档案整理情况。

（3）档案鉴定情况。

（4）档案保管情况。

（5）档案利用情况。

（6）档案统计情况。

（7）档案数字化情况。

（8）档案信息化管理情况。

（9）存在问题及改进措施。

（10）下阶段工作计划。

6.4.4报告要求：报告需含数据、风险、改进建议，作为绩效考核与决策的依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1绩效考核指标：

（1）档案收集率

（2）档案完整率

（3）档案准确率

（4）档案安全率

（5）档案利用满意度

（6）档案数字化率

（7）档案信息化管理率

7.1.2权重设置：档案收集率20%，档案完整率20%，档案准确率20%，档案安全率20%，档案利用满意度10%，档案数字化率10%，档案信息化管理率0%。

7.1.3评分标准：按照考核指标设置评分标准，满分为100分。

7.1.4考核对象：综合管理部档案室、各部门档案责任人。

7.1.5考核方法：采用定量考核与定性考核相结合的方法。

7.2评估周期与方法

7.2.1考核周期：月度考核、季度考核、年度考核。

7.2.2月度考核：由综合管理部档案室对各部门档案管理工作进行月度考核。

7.2.3季度考核：由公司档案管理联席会议对各部门档案管理工作进行季度考核。

7.2.4年度考核：由公司管理层对各部门档案管理工作进行年度考核。

7.2.5考核方法：

（1）定量考核：采用数据统计方法，对档案管理工作进行定量考核。

（2）定性考核：采用访谈、现场检查等方法，对档案管理工作进行定性考核。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现问题->立项->整改->复核->销号。

7.3.2问题分类：一般问题、重大问题、紧急问题。

7.3.3整改时限：

（1）一般问题≤7个工作日。

（2）重大问题≤30个工作日。

（3）紧急问题立即整改。

7.3.4责任落实：明确问题整改责任人，并跟踪整改进度。

7.3.5整改验收：问题整改完成后，由综合管理部档案室进行验收。

7.3.6整改销号：问题整改完成后，由公司管理层销号。

7.3.7问责机制：对未按时完成问题整改的，应追究相关责任人的责任。

7.4持续改进流程

7.4.1改进发起：基于考核、审计、业务及政策变化，可以发起制度改进。

7.4.2评估流程：综合管理部档案室组织相关部门对制度改进建议进行评估，评估内容包括：制度改进的必要性、可行性、效益性等。

7.4.3审批权限：制度改进方案报公司总经理办公会审批。

7.4.4跟踪机制：制度改进方案实施后，综合管理部档案室负责跟踪制度改进效果，并及时向公司管理层报告。

7.4.5复盘改进：每年至少一次对人力资源档案管理制度进行复盘改进，确保制度的合理性和有效性。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：在人力资源档案管理工作中表现突出的，可以给予奖励。

8.1.2奖励类型：精神奖励、物质奖励、晋升奖励。

8.1.3奖励标准：按照奖励情形设置奖励标准。

8.1.4奖励程序：

（1）申报：个人或部门可以申报奖励。

（2）审核：综合管理部档案室对奖励申报进行审核。

（3）审批：公司总经理办公会审批奖励。

（4）公示：奖励结果在公司内部公示，公示时间不少于3个工作日。

（5）发放：按照奖励类型发放奖励。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：违反档案管理制度的，视为一般违规。

8.2.2较重违规：违反档案管理制度，造成一定后果的，视为较重违规。

8.2.3严重违规：违反档案管理制度，造成严重后果的，视为严重违规。

8.2.4具体情形：

（1）一般违规：档案收集不完整、档案整理不规范、档案保管不安全等。

（2）较重违规：档案丢失、档案泄密、档案损毁等。

（3）严重违规：档案造假、档案销毁等。

8.2.5风险等级：按照违规行为的严重程度设置风险等级，并明确判定标准。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：按照违规行为的严重程度设置处罚标准。

8.3.2处罚类型：警告、记过、降级、撤职、开除。

8.3.3处罚程序：

（1）调查：对违规行为进行调查，收集证据。

（2）取证：对违规行为进行取证，确凿证据。

（3）告知：告知违规人员处罚决定，并给予陈述和申辩的机会。

（4）审批：公司总经理办公会审批处罚决定。

（5）执行：按照处罚决定执行处罚。

8.3.4处罚要求：处罚应合法合规，且兼顾惩戒性与公平性。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：对处罚决定不服的，可以申诉。

8.4.2申诉时限：收到处罚通知后3个工作日内。

8.4.3受理部门：申诉由公司人力资源部受理。

8.4.4复议流程：人力资源部对申诉进行复核，复核结果五个工作日内出具。

8.4.5复议决定：复核决定为最终决定。

8.4.6留存痕迹：申诉和复议过程均需留存痕迹。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案制定：针对档案丢失、档案泄密、档案损毁等重大风险制定专项预案。

9.1.2应急组织机构：成立应急领导小组，负责应急工作的组织、协调和指挥。

9.1.3响应流程：明确应急响应流程，包括事件报告、应急处置、善后处理等环节。

9.1.4处置措施：明确应急处置措施，包括档案抢救、档案恢复、档案销毁等。

9.1.5责任分工：明确应急处置各环节的责任分工。

9.1.6资源保障：明确应急处置所需的资源保障，包括人员、物资、资金等。

9.1.7预案演练：定期组织预案演练，提高应急处置能力。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：因不可抗力导致档案管理无法正常进行的场景。

9.2.2审批权限：例外情况处理需经公司总经理办公会审批。

9.2.3流程及时限：例外情况处理应尽快完成，并及时恢复正常管理。

9.2.4风险评估：例外情况处理需附风险评估报告。

9.2.5痕留痕迹：例外情况处理需留存痕迹。

9.2.6制度优化：例外情况处理后，应优化制度，避免类似情况再次发生。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：综合管理部负责危机公关工作。

9.3.2沟通口径：制定危机公关沟通口径，确保信息的一致性。

9.3.3发布流程：明确危机公关信息发布流程，确保信息发布的及时性和准确性。

9.3.4善后措施：制定危机公关善后措施，包括损失赔偿、声誉修复等。

9.3.5跨国适配：涉及跨境档案管理的，应充分考虑相关国家或地区的法律法规和文化习俗，制定差异化方案。