珠宝公司委托设计管控规定

珠宝公司委托设计管控规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家相关法律法规，参照《珠宝玉石质量监督检验暂行办法》《国际贸易术语解释通则》（INCOTERMS）等行业标准及国际公约，结合《企业内部控制基本规范》及本公司《全面风险管理办法》等内部制度，旨在规范委托设计业务流程，防控商业秘密泄露、知识产权侵权、设计质量不达标等风险，提升委托设计业务效率与价值创造能力，支撑公司国际化战略实施。

管理痛点在于委托设计环节易出现权责不清、流程脱节、风险管控不足等问题，影响品牌声誉与核心竞争力。核心目标是建立“制度—流程—表单—责任”四维一体管控体系，实现流程标准化、风险可视化、责任明确化，平衡管控力度与运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有涉及委托设计业务的相关部门及人员，包括但不限于设计部、采购部、市场部、法务部、财务部、内控部及各区域子公司。关联合作单位（设计机构、咨询公司等）需遵守本规定相关条款，并承担相应法律责任。

例外场景包括：紧急研发项目、内部自主设计项目等，需经总经理办公会审批后豁免部分条款，但必须符合本规定核心原则。审批权限由总经理办公会根据业务性质、金额及风险等级确定。

1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

（1）合规性：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保业务合法合规；

（2）权责对等：明确各层级、各部门及岗位权责，避免越权或推诿；

（3）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施；

（4）效率优先：优化流程节点，减少不必要审批，提升响应速度；

（5）持续改进：基于业务发展、技术变革及风险变化动态优化制度；

（6）合同管理：坚持“平等自愿、公平诚信”原则，保障合同履约双方合法权益。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司专项管理制度，处于内部控制制度层级体系中的第二层（仅次于《企业内部控制基本规范》），与《财务报销管理办法》《采购管理办法》《知识产权保护制度》等关联制度形成互补。制度冲突时，以本规定为准，并优先适用国际公约或行业标准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司委托设计业务实行“董事会—总经理办公会—职能部门—执行岗位”四层管理架构。董事会负责审批重大设计项目战略方向及预算；总经理办公会决策重大设计委托事项、合同金额超500万元（含）的委托设计项目及风险控制政策；职能部门（设计部、采购部、法务部等）负责具体流程执行；执行岗位按标准化操作规程完成委托设计任务。

2.2决策机构与职责

（1）董事会：审批年度委托设计预算、战略合作伙伴选择、金额超1000万元（含）的委托设计项目及重大风险控制政策；

（2）总经理办公会：审批金额超500万元（含）的委托设计项目、设计方向调整、合作机构准入及退出机制；

（3）股东会：仅针对金额超2000万元（含）的委托设计项目或涉及公司品牌形象的重大设计决策进行最终裁决。

2.3执行机构与职责

（1）设计部：作为委托设计业务主责部门，负责设计需求分析、合作机构筛选、设计成果评审及知识产权保护；

（2）采购部：负责合作机构招标、合同谈判及履约过程监督；

（3）法务部：负责合同合规性审查、法律风险评估及争议解决；

（4）财务部：负责预算管理、付款审批及成本核算；

（5）内控部：负责流程风险识别、内控测试及优化建议。

跨部门协同责任：重大设计项目需成立专项小组，由设计部牵头，采购部、法务部、财务部按职责分工配合，内控部全程监督。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每月抽取10%的委托设计项目进行全流程复核，核查合同签订、付款执行、设计验收等环节是否符合制度要求；

（2）审计部：每年开展一次专项审计，重点关注设计成果质量、知识产权保护及成本效益，审计结果提交董事会审议；

（3）合规部：定期评估委托设计业务合规风险，提出改进建议。

监督结果应用：监督发现的问题需形成书面报告，明确整改责任、时限及标准，整改结果纳入部门绩效考核。

2.5协调与联动机制

（1）建立“月度委托设计业务协调会”，由总经理办公会牵头，设计部、采购部、法务部、财务部参加，解决跨部门争议；

（2）设立“委托设计信息共享平台”，实现设计需求、合作机构资质、合同文本、验收报告等数据实时共享；

（3）涉外业务增设“属地合规协调小组”，由驻外子公司负责人牵头，联合当地法律顾问、税务顾问及设计机构，确保符合当地法律法规及商业习惯。

第三章委托设计管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现委托设计业务合规、高效、安全，设计成果符合品牌定位，知识产权得到有效保护；

（2）核心指标：

-合同签订时效≤5个工作日；

-合作机构选择周期≤10个工作日；

-设计成果评审通过率≥95%；

-知识产权侵权投诉率≤0.5%；

-预算执行偏差率≤5%。

统计与核算口径：设计成本包含设计费、差旅费、知识产权费等，通过ERP系统统一核算，财务部每月出具分析报告。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：设计成果需符合《珠宝玉石质量监督检验暂行办法》及品牌设计规范，由设计部组织3人以上专家小组进行评审；

（2）合规标准：合同需包含保密条款、知识产权归属条款及违约责任条款，法务部审查通过后方可签订；

（3）技术标准：数字化设计项目需符合ISO9001质量管理体系要求，并留存设计过程数据备份。

风险控制点及措施：

-高风险点（高）：知识产权保护，措施：合同明确设计成果归属，设计部建立成果档案；

-中风险点：设计成本超预算，措施：财务部事前预算审核，设计部事中动态监控；

-低风险点：合作机构沟通不畅，措施：采购部建立沟通台账，定期评估合作机构满意度。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用“全生命周期管理”方法，分“需求分析—合作机构选择—合同签订—设计执行—成果验收—知识产权保护”六个阶段实施管控；

（2）管理工具：

-ERP系统：管理设计项目预算、进度、成本；

-OA系统：电子签章、合同归档；

-CRM系统：记录合作机构资质、服务评价；

-风险矩阵：动态评估设计项目风险等级。

工具应用要求：数字化工具需与公司现有系统集成，数据接口由IT部统一管理，确保信息安全。

第四章委托设计业务流程

4.1主流程设计

委托设计业务主流程按“发起—评审—选择—签约—执行—验收—结算”七步实施：

（1）发起：市场部或设计部根据业务需求填写《委托设计需求申请表》，附业务背景、设计目标、预算等材料，经部门负责人签字后提交采购部；

（2）评审：采购部组织设计部、法务部、财务部进行综合评审，核查需求合理性、预算合规性及风险可控性，评审通过后报总经理办公会审批；

（3）选择：采购部根据审批意见开展招标或定向选择，要求合作机构提供资质证明、类似案例及报价方案，法务部参与评审；

（4）签约：采购部与中标机构签订《委托设计合同》，合同金额超500万元（含）需经董事会审批；

（5）执行：设计部监督合作机构按合同要求推进设计，采购部每月核对进度及费用；

（6）验收：设计部组织相关部门对设计成果进行评审，合格后出具《委托设计验收报告》，财务部据此办理结算；

（7）结算：采购部审核费用清单，财务部按合同约定支付尾款，并同步更新ERP系统数据。

4.2子流程说明

（1）紧急设计项目子流程：需求发起后2个工作日内完成评审，总经理特批可跳过部分审批环节，但需额外说明风险缓释措施；

（2）数字化设计项目子流程：需增加“数据安全评估”环节，由IT部参与评审，确保设计数据传输、存储符合《网络安全法》要求；

（3）涉外设计项目子流程：需增设“属地合规审核”环节，由驻外子公司法律顾问出具意见，合同需附法律适用条款。

表单要求：各环节需使用标准化表单，纸质版归档至档案室，电子版上传至信息共享平台，双备份留存。

4.3流程关键控制点

（1）需求评审：采购部、设计部、法务部共同核查需求是否清晰、预算是否合理，高风险项目需附风险矩阵评估报告；

（2）合作机构选择：采用“综合评分法”，权重分配为：资质（30%）、案例（30%）、价格（20%）、服务（20%），法务部监督评分过程；

（3）合同签订：法务部审查合同条款，重点核查保密期限、违约责任及争议解决方式，财务部复核付款条件。

双重校验措施：重大设计项目需经“设计部初审—采购部复审”双重校验，确保需求与合同一致。

4.4流程优化机制

（1）优化发起：任何部门均可提出优化建议，经2个部门联名签字后提交内控部评估；

（2）评估流程：内控部组织相关方召开评审会，分析优化建议的可行性、必要性及潜在风险，形成评估报告报总经理办公会审批；

（3）审批权限：流程优化需经总经理办公会审议，重大优化需提交董事会审批；

（4）跟踪机制：内控部定期抽查优化措施落实情况，每年至少开展一次全流程复盘。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

权限分配按“业务类型+金额/等级+岗位层级”三维模型实施：

（1）业务类型：常规设计项目、数字化设计项目、涉外设计项目；

（2）金额/等级：金额超500万元（含）为“高等级”，其他为“常规等级”；

（3）岗位层级：总监级及以上可审批金额≤100万元（含）的常规项目，总经理可审批金额≤500万元（含）的项目。

权限具体分配：

-设计部总监：审批金额≤100万元（含）的常规设计项目；

-采购部总监：审批金额≤200万元（含）的常规设计项目；

-总经理：审批金额≤500万元（含）的所有项目及金额超500万元（含）的常规项目；

-董事会：审批金额超500万元（含）的所有项目及重大设计战略决策。

操作权限：执行岗位仅可查询、录入数据，审批权限仅限指定层级人员；查询权限按需申请，法务部备案。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：需求申请→采购部评审→总经理审批→执行；

（2）高等级审批路径：需求申请→采购部评审→法务部合规审查→总经理审批→董事会审批→执行；

（3）审批时限：常规项目≤3个工作日，高等级项目≤5个工作日，特殊情况需经总经理特批。

禁止越权/越级审批：审批权限不得转委托，特殊情况需书面说明理由并经上一级批准。责任追溯：审批未按权限执行导致问题，追究审批人责任。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：因出差、休假等客观原因无法履职时，可书面授权同级或下级人员代为审批，授权期限不超过15个工作日；

（2）授权范围：授权需明确审批金额上限、业务类型及授权期限，由部门负责人审批后报内控部备案；

（3）代理要求：临时代理审批需使用授权书，审批完成后24小时内交还授权书。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：因突发事件需紧急启动设计项目，可先执行后补办审批，但需在2个工作日内补齐审批手续；

（2）权限外审批：审批金额超出权限范围，需逐级上报至最高审批层级；

（3）补批要求：所有异常审批需附风险评估报告，由法务部审核风险缓释措施。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有环节需使用标准化表单，纸质版归档至档案室，电子版上传至信息共享平台，双备份留存；

（2）表单填报：需求申请表需包含项目名称、设计目标、预算、时间节点等要素，缺失要素不得提交；

（3）痕迹留存：OA系统自动留痕审批记录，ERP系统留存费用支付凭证，设计部留存设计过程资料。

执行不到位判定标准：未使用标准化表单、未按流程审批、未留存痕迹等行为均视为执行不到位。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10%的委托设计项目，核查需求申请、合同签订、付款执行等环节是否符合制度要求；

（2）专项监督：针对高风险项目（如金额超1000万元、数字化项目、涉外项目），内控部组织专项检查，核查设计成果质量、知识产权保护措施；

（3）突击检查：审计部每年至少开展一次突击检查，核实制度执行情况及风险管控有效性。

内控环节嵌入：

（1）采购控制：采购部需核查合作机构资质，法务部需审查合同条款；

（2）预算控制：财务部需事前预算审核，事中监控成本；

（3）验收控制：设计部需组织3人以上专家小组评审设计成果。

落地要求：监督发现的问题需形成书面报告，明确整改责任、时限及标准，整改结果纳入部门绩效考核。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于一次；

（2）检查方法：采用“穿行测试+数据分析+现场核查”方法，重点关注合同签订、付款执行、设计验收等环节；

（3）检查标准：检查结果需形成正式报告，明确检查依据、发现的问题及整改建议。

审计结果应用：审计发现的问题需纳入部门绩效考核，重大问题提交董事会审议。

6.4执行情况报告

（1）报告主体：采购部负责编制月度执行报告，内控部复核；

（2）报告周期：每月5日前提交上月执行情况报告；

（3）报告内容：含项目数量、预算执行率、风险事件、改进建议等；

（4）报告用途：作为部门绩效考核、制度优化及决策依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标体系：

-设计部：设计成果评审通过率（权重30%）、知识产权保护成效（权重30%）、流程优化建议采纳率（权重20%）；

-采购部：合作机构满意度（权重30%）、合同签订时效（权重30%）、风险事件发生率（权重20%）；

-财务部：预算执行偏差率（权重30%）、付款合规性（权重30%）；

-内控部：检查发现问题整改率（权重40%）。

（2）考核方法：定量指标通过系统自动统计，定性指标通过现场核查、访谈等方式评估。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核、季度评估、年度审计；

（2）评估方法：

-月度考核：系统自动统计关键指标，部门负责人签字确认；

-季度评估：召开考核会，结合检查结果综合评分；

-年度审计：审计部出具审计报告，作为年度考核依据。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：发现—立项—整改—复核—销号，整改时限按问题等级确定：

-一般问题≤7个工作日；

-重大问题≤30个工作日；

-紧急问题立即整改，3个工作日内完成复核。

（2）责任追究：整改不力追究责任部门负责人，重大问题追究直接责任人及分管领导。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：考核结果、审计报告、业务部门反馈、政策变化；

（2）改进评估：内控部组织相关方召开评审会，分析改进措施的可行性、必要性及潜在风险；

（3）改进审批：改进措施需经总经理办公会审议，重大改进需提交董事会审批；

（4）跟踪验证：内控部定期抽查改进措施落实情况，每年至少开展一次全流程复盘。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-提出重大优化建议并产生效益；

-有效避免重大风险事件；

-设计成果获得行业奖项；

-合作机构满意度评分≥95分。

（2）奖励类型：

-精神奖励：通报表扬、荣誉证书；

-物质奖励：奖金、实物；

-晋升奖励：优先晋升。

（3）奖励标准：根据贡献程度分级：

-重大贡献：奖金≥1万元，晋升优先；

-较大贡献：奖金≥5千元，通报表扬；

-一般贡献：奖金≥1千元，荣誉证书。

（4）奖励程序：

-申报：业务部门填写《奖励申报表》，附证明材料；

-审核：内控部复核奖励依据及标准；

-审批：总经理办公会审批；

-公示：审批结果在OA系统公示不少于3个工作日；

-发放：财务部按审批结果发放奖励。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未使用标准化表单、未按流程审批、未留存痕迹等行为；

（2）较重违规：导致轻微经济损失、影响品牌形象等行为；

（3）严重违规：导致重大经济损失、知识产权侵权、触犯法律等行为。

违规判定标准：结合问题性质、影响程度、主观故意等因素综合判断。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：

-警告：适用于一般违规；

-经济处罚：适用于较重违规，金额≤1万元；

-待岗培训：适用于较重违规，期限≤3个月；

-解除劳动合同：适用于严重违规。

（2）处罚标准：

-一般违规：警告，并责令整改；

-较重违规：警告+经济处罚，或待岗培训；

-严重违规：解除劳动合同，并追究法律责任。

（3）处罚程序：

-调查：内控部或审计部调查事实，收集证据；

-告知：书面告知当事人事实、证据及处罚依据，保障陈述权；

-审批：总经理办公会审批处罚决定；

-执行：人力资源部执行处罚，并留存全程痕迹。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：当事人对处罚决定不服，可在收到处罚通知后3个工作日内提出申诉；

（2）申诉流程：

-提交申诉：当事人填写《申诉申请表》，附陈述材料；

-受理：人力资源部受理申诉，并转交内控部复核；

-复议：内控部组织相关方召开复议会，分析申诉依据及处罚合理性；

-结果：复议结果在5个工作日内出具，并书面通知当事人。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对知识产权侵权、设计质量严重不达标、合作机构违约等风险，制定专项预案；

（2）应急组织机构：成立“应急领导小组”，由总经理担任组长，法务部、设计部、采购部、公关部为成员；

（3）响应流程：

-发现风险：立即上报应急领导小组；

-评估风险：分析风险等级、影响范围及处置方案；

-控制风险：采取隔离措施，防止风险扩散；

-后续处置：形成报告，优化制度。

（4）资源保障：设立应急专项资金，确保预案执行。

（3）数字化设计项目预案：针对数据泄露风险，要求IT部立即隔离系统，设计部暂停设计任务，法务部评估损失，公关部制定沟通口径。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：突发公共事件、自然灾害、法律政策重大调整等导致无法按制度执行的情况；

（2）审批权限：例外处理需经总经理特批，并附风险评估报告；

（3）留存痕迹：例外处理需书面记录，并附风险评估报告及后续整改措施。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关责任主体：公关部牵头，法务部、设计部、采购部配合；

（2）沟通口径：由法务部制定统一口径，设计部提供设计素材支持；

（3）发布流程：通过公司官网、官方账号发布声明，涉外业务需适配属地法规；

（4）善后措施：评估损失，优化制度，加强培训。

国际适配条款：跨国子公司需根据当地法律法规及商业习惯调整危机公关方案，确保合规性。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由公司内控部负责解释，解释意见形成书面文件作为执行补充。

10.2相关制度索引

（1）《企业内部控制基本规范》（公司内部制度编号：IC-001）；

（2）《财务报销管理办法》（公司内部制度编号：FIN-005）；

（3）《采购管理办法》（公司内部制度编号：PUR-010）；

（4）《知识产权保护制度》（公司内部制度编号：IP-015）。

条款对应关系：

-本规定3.2条款与《知识产权保护制