化工公司销售合同服务制度

化工公司销售合同服务制度化工公司销售合同服务制度

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》等国家法律法规制定。

1.1.2本制度参考ISO9001质量管理体系标准、ISO14001环境管理体系标准、ISO45001职业健康安全管理体系标准及联合国全球契约原则等国际标准。

1.1.3本制度结合《企业内部控制基本规范》及化工行业特定监管要求，旨在规范销售合同全生命周期管理，防控合同履行风险，提升合同服务效率，促进价值创造，支撑企业国际化战略实施。

1.1.4管理痛点：当前企业合同管理存在流程碎片化、风险识别滞后、部门协同不畅、跨国履约合规性不足等问题，亟需构建系统化、标准化、智能化的合同服务体系。

1.2适用范围与对象

1.2.1本制度适用于公司所有销售合同及相关衍生服务的全生命周期管理，覆盖产品销售、技术服务、工程承包等业务类型。

1.2.2适用对象包括但不限于销售部、市场部、法务部、财务部、内控部、生产部、仓储部、国际业务部等部门及全体员工。

1.2.3外包服务单位、合作单位及经销商的合同管理参照本制度执行，但需经法务部审核备案。

1.2.4例外场景：涉及国家安全、商业机密、重大战略投资的特殊合同，经总经理办公会审批后可适用简易流程，但需制定专项管控方案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有合同服务活动必须符合国家法律法规及行业监管要求，涉外业务需同时遵守目标市场地法律法规。

1.3.2权责对等原则：合同管理各环节责任主体权责清晰，权限配置与岗位职责相匹配，避免越权或推诿。

1.3.3风险导向原则：重点防控重大风险，对高风险合同实施分级管理，确保风险可识别、可评估、可控制。

1.3.4效率优先原则：在确保合规的前提下，优化流程设计，压缩审批时限，提升合同服务响应速度。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、绩效考核及业务变化，定期优化制度流程，提升管理水平。

1.3.6平等自愿原则：合同条款协商遵循公平诚信原则，保障交易各方合法权益。

1.4制度地位与衔接

1.4.1本制度为公司基础性专项管理制度，效力低于公司章程及董事会决议，高于各业务部门实施细则。

1.4.2与关联制度衔接：

-与《财务报销管理制度》衔接：明确合同款项支付审批流程，财务部需核对合同有效性；

-与《内控手册》衔接：嵌入内控关键控制环节，内控部负责监督执行；

-与《绩效考核管理制度》衔接：合同服务绩效指标纳入部门及个人考核；

-与《信息安全管理制度》衔接：合同涉密信息按权限管控，数字化系统需符合安全要求。

1.4.3制度冲突处理：若本制度与关联制度存在冲突，以本制度为准，重大事项由总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

2.1.1公司合同服务管理体系采用三级架构：决策层、执行层、监督层。

2.1.2决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大合同审批及制度修订决策，确保战略一致性。

2.1.3执行层由各业务部门及合同管理职能部门组成，负责合同全流程执行，确保制度落地。

2.1.4监督层由内控部、审计部、合规部组成，负责独立监督合同服务合规性及有效性。

2.1.5职能部门设置：设立合同管理中心作为执行层核心部门，内嵌法务、财务、风控等专业职能，确保跨部门协同。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度合同服务管理报告及重大合同服务策略调整。

2.2.2董事会：审批年度合同服务预算、重大合同（标的额超1000万元）及涉外合同。

2.2.3总经理办公会：审批标的额100-1000万元合同、合同服务制度修订及部门间重大协调事项。

2.2.4决策机构议事规则：建立电子化会议系统，决策事项需经2/3以上成员同意，重大事项需经3/4以上成员同意。

2.3执行机构与职责

2.3.1合同管理中心：负责合同模板管理、风险库维护、系统运营、跨部门协调及培训。

2.3.2销售部：负责合同草案编制、商务条款谈判、履约跟踪及回款管理，承担主责。

2.3.3法务部：负责法律条款审核、合规性评估及争议解决，提供法律支持。

2.3.4财务部：负责合同款项收付、发票管理及核算，提供财务建议。

2.3.5内控部：嵌入合同审批流程，监督关键控制点执行，如合同风险评估、审批权限合规性。

2.3.6生产/仓储部：负责交付物质量、数量确认及物流协调，确保履约合规。

2.3.7国际业务部：负责涉外合同本地化合规适配，协调属地资源。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：每月开展合同审批流程合规性检查，每季度评估风险库有效性。

2.4.2审计部：每半年开展专项审计，覆盖合同服务全流程，年度审计重点关注重大风险领域。

2.4.3合规部：每季度评估涉外合同合规性，出具合规建议书。

2.4.4监督结果应用：监督发现的问题纳入责任部门绩效考核，重大问题提交总经理办公会处理。

2.5协调与联动机制

2.5.1建立合同服务联席会议制度，由合同管理中心牵头，每月召开跨部门协调会，解决协同问题。

2.5.2建立电子化信息共享平台，实现合同数据跨部门实时共享，嵌入ERP、CRM等系统。

2.5.3设立争议解决小组，由法务部牵头，销售部、合规部参与，处理合同争议。

2.5.4涉外业务增设属地协调小组，由国际业务部牵头，法务部、当地合作伙伴组成，确保合规性。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：

-合同签订及时率≥95%

-合同审核准确率≥98%

-合同履约风险发生次数≤2次/年

-合同回款周期≤60天

-数字化系统使用覆盖率≥90%

3.1.2核心KPI：

-合同审批时效：常规≤3个工作日，紧急≤1个工作日

-合同履约率：≥98%

-合规差错率：≤0.5%

-系统操作错误率：≤0.2%

3.1.3统计核算口径：采用公司统一数据标准，合同金额以签订金额为准，回款周期自发票开具日起计算。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板管理：

-建立分级模板库，基础模板由合同管理中心制定，专业模板由法务部审核

-涉外合同需符合目标市场地法律格式要求

3.2.2合同风险库：

-建立行业通用风险清单及化工行业专项风险清单

-风险等级标注：红色（重大）、黄色（一般）、蓝色（提示）

3.2.3风险防控措施：

-红色风险：必须经法务部出具合规意见

-黄色风险：需在合同中明确责任条款

-蓝色风险：纳入常规条款管理

3.2.4行业适配要求：

-涉及危险化学品需符合《危险化学品安全管理条例》

-涉及环保要求需符合ISO14001标准

-涉及安全生产需符合ISO45001标准

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-全生命周期管理：覆盖从合同草拟到归档的各阶段

-风险矩阵法：用于风险识别与评估

-PDCA循环法：用于持续改进

3.3.2管理工具：

-合同管理系统：实现电子签章、模板管理、风险预警

-ERP系统：对接财务收付款、成本核算

-CRM系统：管理客户合同信息及履约状态

-法律数据库：提供法律条款查询及比对

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1合同服务主流程：需求发起→风险评估→模板选用→条款编制→内部审核→法务审核→审批签章→归档管理。

4.1.2流程节点说明：

-需求发起：销售部填写《合同服务需求单》，注明客户信息、业务类型、金额等

-风险评估：合同管理中心根据风险库进行初步评估，高风险需法务部参与

-模板选用：系统自动推荐模板，特殊需求经审批后方可定制

-条款编制：销售部编制草案，法务部提供法律支持

-内部审核：合同管理中心、财务部、相关部门按职责审核

-法务审核：法务部出具合规意见书

-审批签章：按权限逐级审批，重大合同需董事会批准

-归档管理：电子合同归档至系统，纸质合同由档案室管理

4.2子流程说明

4.2.1涉外合同特殊子流程：

-境外法律咨询：需委托当地律师出具法律意见书

-外汇合规审核：财务部核查外汇使用合规性

-知识产权保护条款：法务部确保专利、商标等条款完整

4.2.2补充协议管理子流程：

-履约变更需签订补充协议，按原合同流程审批

-补充协议与原合同冲突时，以最新签署版本为准

4.2.3争议解决子流程：

-约定仲裁的需按仲裁规则提交

-约定诉讼的需在诉讼时效内提起

4.3流程关键控制点

4.3.1风险评估控制点：

-重大金额合同需法务部前置审核

-涉及环保、安全条款需生产部确认

-涉外合同需国际业务部出具属地合规评估

4.3.2审批控制点：

-越权审批需逐级追责

-审批超时不自动流转，由合同管理中心催办

4.3.3痕迹控制点：

-电子审批需留痕，纸质审批需扫描存档

-关键节点需双签名确认

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：业务量增长20%或重复性问题发生3次以上。

4.4.2评估流程：合同管理中心提出优化方案，内控部评估必要性，总经理办公会审批。

4.4.3审批权限：优化方案需经相关部门会签，重大优化需董事会批准。

4.4.4复盘机制：每年10月由合同管理中心牵头，对全流程进行实地核查，形成优化报告。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1权限分配原则：按金额/风险等级+岗位层级+业务类型进行分级授权。

5.1.2文字化权限描述：

-标的额≤50万元的常规销售合同：销售部经理审批

-标的额50-500万元的合同：销售总监+财务总监联签

-标的额500-1000万元的合同：总经理+法务总监联签

-标的额>1000万元的合同：董事会审批

-涉外合同需增加国际业务部联签

5.1.3权限类型：

-操作权限：查看合同状态、录入信息

-审批权限：逐级审批、加急审批

-查询权限：按权限范围查看合同数据

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：

-基层：销售部经理（≤50万）

-中层：销售总监+财务总监（50-500万）

-高层：总经理+法务总监（500-1000万）

-超高层：董事会（>1000万）

5.2.2审批节点：按流程顺序逐级审批，特殊紧急可申请越级审批但需说明理由。

5.2.3审批时限：常规3个工作日，加急1个工作日，审批超时自动流转至下一级。

5.2.4越权审批禁止：审批人不得越级审批，特殊情况需逐级报批。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：

-临时出差或休假期间

-特定岗位无相应审批权限

-频繁处理同类合同业务

5.3.2授权范围：明确授权事项、期限、金额上限及授权人责任。

5.3.3授权备案：授权书需抄送合同管理中心备案，授权期最长15个工作日。

5.3.4代理要求：临时代理需提供授权委托书，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

5.4.1异常场景：紧急合同、权限外申请、补批遗漏。

5.4.2加急通道：需填写《合同加急审批单》，附风险评估报告，由总经理特批。

5.4.3补批流程：需填写《合同补批申请单》，说明原因，逐级审批。

5.4.4痕迹留存：所有异常审批需在系统中明确标注，并附相关文件扫描件。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：

-合同编制需使用系统模板

-关键条款需双校验

-电子合同需电子签章

-涉密合同需物理隔离

6.1.2表单填报标准：

-《合同服务需求单》：必须包含客户信用评估结果

-《合同审核单》：必须注明风险等级及防控措施

-《合同归档单》：必须附电子合同及纸质合同清单

6.1.3痕迹留存要求：

-电子合同系统自动留存审批轨迹

-纸质合同扫描存档至系统

-关键操作需手写签名确认

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：

-合同管理中心每日抽查合同处理进度

-内控部每周随机抽取合同审核

6.2.2专项监督：

-每季度对高风险合同进行专项检查

-每半年对数字化系统进行功能测试

6.2.3突击检查：

-每月对重点部门进行不预先通知检查

-每年对合同管理系统进行安全审计

6.2.4内控嵌入环节：

-合同风险评估嵌入审批流程

-审批权限校验嵌入系统

-涉密合同标记嵌入系统

6.3检查与审计

6.3.1检查内容：

-合同处理时效

-审批合规性

-风险防控措施落实

-系统使用情况

6.3.2审计频次：

-专项审计：每半年一次

-年度审计：每年一次

-特殊审计：重大问题发生后立即开展

6.3.3审计方法：

-文件审阅：抽查合同档案

-系统测试：模拟操作流程

-现场访谈：核实执行情况

6.3.4审计报告：形成正式报告，明确问题、责任及整改要求，抄送相关部门。

6.4执行情况报告

6.4.1报告主体：合同管理中心每月向总经理办公会提交执行报告。

6.4.2报告周期：月度、季度、年度。

6.4.3报告内容：

-合同处理数据（数量、金额、时效）

-风险事件统计

-系统使用情况

-异常问题及整改情况

-改进建议

6.4.4报告应用：作为绩效考核依据、制度优化参考及董事会决策支持。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1部门考核指标：

-合同处理及时率（权重30%）

-合同审核准确率（权重20%）

-合同履约风险发生数（权重20%）

-系统使用覆盖率（权重15%）

-团队协作评分（权重15%）

7.1.2个人考核指标：

-岗位职责完成度（权重40%）

-风险识别能力（权重20%）

-流程优化建议（权重20%）

-服务响应速度（权重20%）

7.1.3考核方法：定量指标系统自动统计，定性指标由主管评分。

7.2评估周期与方法

7.2.1考核周期：月度、季度、年度。

7.2.2月度考核：由部门主管评分，重点考核当期任务完成情况。

7.2.3季度考核：由合同管理中心组织，重点考核流程合规性。

7.2.4年度考核：由人力资源部牵头，综合部门及个人考核结果。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现→登记→立项→实施→复核→销号。

7.3.2整改分类：

-一般问题：责任人7个工作日内整改

-重大问题：成立专项小组30个工作日内整改

-紧急问题：立即整改并3个工作日内上报

7.3.3责任追究：整改不力按《绩效考核管理制度》处理，重大问题追究领导责任。

7.3.4复核标准：整改完成后需提交整改报告，由合同管理中心复核，合格后方可销号。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源：

-内部审计发现

-外部审计建议

-系统运行数据分析

-业务部门需求

7.4.2评估流程：

-合同管理中心收集建议

-内控部评估可行性

-相关部门会签

-总经理办公会审批

7.4.3跟踪机制：重大改进项目需设立跟踪小组，定期汇报进展。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-合同服务绩效优秀

-重大风险有效防控

-系统功能创新

-流程优化建议采纳

8.1.2奖励类型：

-精神奖励：通报表扬、优秀员工评选

-物质奖励：奖金、实物

-晋升奖励：优先晋升机会

8.1.3奖励标准：根据贡献程度分级，最高不超过年度绩效工资的20%。

8.1.4奖励程序：

-提出申请→部门推荐→合同管理中心审核→人力资源部复核→总经理办公会审批→公示→发放

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：

-未按流程审批

-系统操作错误

-逾期未上报信息

8.2.2较重违规：

-漏审关键条款

-隐瞒风险信息

-违规授权代理

8.2.3严重违规：

-越权审批重大合同

-故意篡改合同条款

-重大合同履约失败

8.2.4判定标准：结合违规后果、主观故意、次数等因素综合判定。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：

-一般违规：通报批评、取消评优资格

-较重违规：警告、扣罚绩效工资20-50%

-严重违规：降级、解除劳动合同

8.3.2处罚程序：

-调查取证→告知→听证（严重违规）→审批→执行→备案

8.3.3处罚依据：参照《员工手册》《劳动合同法》执行，确保合法合规。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内。

8.4.2申诉流程：

-书面申诉→人力资源部受理→调查复核→总经理办公会裁决→书面答复

8.4.3复议时限：收到裁决后5个工作日内。

8.4.4复议结果：维持、变更或撤销处罚，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案：

-合同诈骗：建立客户信用评估动态调整机制

-履约中断：制定替代供应方案

-法律诉讼：成立专项法律团队应对

9.1.2应急组织机构：

-应急指挥小组：由总经理担任组长，相关部门负责人参与

-应急工作小组：按职能分工负责

9.1.3响应流程：

-级别划分：一般（蓝色）、较大（黄色）、重大（红色）

-响应机制：分级启动预案，同步上报

9.1.4资源保障：设立应急专项资金，确保处置能力。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：

-战略性紧急合同

-不可抗力事件

-重大政策调整

9.2.2处理流程：

-填写《例外情况申请单》→风险评估→审批签章→备案

9.2.3风险评估要求：必须附详细风险分析及防控措施。

9.2.4处理时效：常规例外≤3个工作日，紧急例外≤1个工作日。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：国际业务部牵头，法务部、公关部参与。

9.3.2沟通口径：由法务部统一制定，涉外业务需符合属地法律要求。

9.3.3发布流程：建立分级发布机制，重大危机需经董事会批准。

9.3.4善后措施：合同履行失败需制定赔偿方案，涉外业务需配合当地处理。

9.3.5差异化方案：针对不同国家制定合规处理手册，包含法律咨询机构名单、沟通模板等。

第十章附则

10.1制度解释权归属

10.1.1本制度由公司合同管理中心负责解释，解释意见形成书面文件作为执行补充。