化工公司员工离职管理办法

化工公司员工离职管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国劳动合同法实施条例》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《跨国公司外汇管理暂行办法》等国家法律法规，以及ISO45001职业健康安全管理体系、REACH欧盟化学品注册、评估、许可和限制法规等国际标准与公约，结合化工行业特性及本公司国际化经营战略制定。

1.1.2制定目的

为规范员工离职管理流程，防范用工风险，保障企业资产安全，提升人力资源运营效率，实现合规经营与可持续发展，特制定本办法。核心目标包括：

（1）标准化离职全流程，确保操作合法合规；

（2）强化关键风险点管控，降低劳动争议与安全事件发生率；

（3）优化资源交接与档案管理，减少运营中断风险；

（4）适配数字化转型需求，实现流程自动化与数据可视化。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本办法适用于公司所有正式员工（含全职、非全日制）、外包员工及合作单位派遣至本公司工作的关联人员，覆盖所有业务板块及境外分支机构。

1.2.2例外适用场景

（1）因不可抗力（如自然灾害、战争等）导致劳动合同无法履行的情形；

（2）因境外分支机构特殊法律法规（如美国EEOC反歧视法案）需单独审批的个案，需经法务部与当地合规团队联合评估。

1.2.3审批权限

离职申请需经直接上级、人力资源部、财务部及法务部按权限逐级审批；涉及境外员工或高风险岗位离职需增加合规部会签。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有离职操作须符合劳动合同约定及当地劳动法规，高风险环节（如竞业限制、保密协议解除）需法务部前置审核。

1.3.2权责对等原则

离职流程各环节责任主体明确，如财务部需在离职日前完成应收款项清缴，人力资源部需确保档案完整性。

1.3.3风险导向原则

重点管控高风险环节，如化工品实验室员工离职需完成设备交接与安全培训记录复核（高风险）。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年基于离职数据分析流程缺陷，如2024年度需重点优化境外员工离职的属地合规适配问题。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本办法属公司基础性管理制度，与《员工手册》《财务报销管理办法》《固定资产管理办法》等专项制度形成管理闭环。

1.4.2衔接关系

（1）离职交接需衔接《固定资产管理办法》第5.3条设备归还流程（中风险）；

（2）竞业限制条款需符合《合同管理办法》第3.2条标准模板（高风险）。

1.4.3冲突处理规则

若境外分支适用当地特殊规定与本办法冲突，由合规部制定差异化管理方案，经总法律顾问审批后执行。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司离职管理遵循“董事会-总经理-人力资源部”三级授权体系。董事会负责重大离职政策审批（如高管离职补偿方案），总经理办公会审议年度离职率管控指标，人力资源部统筹全流程执行。境外机构需建立“属地合规团队-区域总部-集团法务部”三级监督机制。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策范围：年度离职率预算（≤8%）、高管离职补偿方案、重大劳动争议仲裁前置事项。

2.2.2董事会

决策范围：涉及外派员工的长期合同解除条件、竞业限制经济补偿标准。

2.3执行机构与职责

2.3.1人力资源部

主责：离职流程发起（员工提交申请后3日内完成系统登记）、档案管理（离职资料归档率≥100%）、培训记录核对（高风险岗位）。

2.3.2财务部

主责：离职日前30天工资结算（误差率≤0.5%）、经济补偿金核算（需经财务总监复核）、社保公积金减员操作。

2.3.3安全环保部

配合部门：化工类员工离职需完成安全操作规程复训（高风险），并核查应急物资交接清单。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

嵌入三个关键控制点：

（1）离职审批权限校验（每月抽查审批记录30份）；

（2）竞业限制协议签署完整性核查（季度抽查）；

（3）境外员工合规性备案（每月对账）。

2.4.2审计部

专项审计每年不少于一次，重点审计：

（1）离职补偿金发放合规性；

（2）境外员工离职的竞业限制执行情况。

2.5协调与联动机制

建立“离职专项小组”，由人力资源部牵头，法务部、财务部、IT部、安全环保部派员组成，处理跨部门争议。境外业务需增设“属地用工法律顾问”作为小组常驻成员。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标设定

（1）离职流程合规性：劳动争议案件发生率≤1%；

（2）档案完整性：离职档案完整率达100%；

（3）操作时效：关键环节平均处理时长≤4小时。

3.1.2核心KPI

（1）合同签署时效：离职申请提交后1个工作日内完成合同终止条款审核（高风险）；

（2）资产交接率：关键设备交接率≥95%。

3.2专业标准与规范

3.2.1离职流程标准化

采用“申请-审批-交接-结算-归档”五步法，各环节对应表单见第四章。

3.2.2风险分级管控

|风险点|风险等级|防控措施|

|----------------------|----------|--------------------------------------------------------------------------|

|化工品实验室人员离职|高|必须完成安全操作培训记录复核，并由安全工程师现场确认技能交接|

|境外员工合同解除|高|必须经当地合规团队出具法律意见书，留存境外仲裁前置协议|

|经济补偿金核算|中|财务部与人力资源部双签核对，重大金额需财务总监审批|

3.2.3行业适配要求

（1）涉及危险化工品生产岗位，需同步执行《安全生产法》第44条强制培训记录核查；

（2）欧盟员工离职需提供《欧盟员工再雇佣协议》模板（依据《欧盟职工转岗保护指令》）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从入职签订保密协议开始，贯穿离职竞业限制条款；

（2）PDCA循环：每月开展离职案例复盘，2024年Q2重点解决东南亚分支合同解除争议问题。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：自动同步社保公积金减员数据，接口频率每日一次；

（2）OA离职申请模块：支持多级审批流，异常流程自动触发法务部介入。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1流程节点

（1）申请发起：员工提交《离职申请书》，系统自动触发部门、人力资源部、财务部、安全环保部按序审批；

（2）交接执行：人力资源部组织召开离职交接会，完成工作交接清单（附件1）与化工品操作权限回收；

（3）结算操作：财务部完成工资、补偿金、社保公积金结算，并在3个工作日内出具《离职结算清单》；

（4）归档备案：人力资源部15个工作日内完成纸质档案数字化扫描及电子档案归档。

4.1.2关键时效

（1）审批节点超时：审批人需在系统内说明延迟原因，但累计超过2个自然日需启动人工催办；

（2）档案归档超期：每延迟1天扣除部门KPI分数0.5分。

4.2子流程说明

4.2.1化工类员工离职专项子流程

（1）安全环保部核查《危险化学品操作授权记录》，高风险岗位需现场实操考核；

（2）人力资源部要求签署《化工品安全知识交接确认书》，留存电子签名版。

4.2.2境外员工离职特殊子流程

（1）合规部前置审核当地劳动法适用性，出具《属地合规风险评估报告》；

（2）区域总部人力资源部安排跨文化离职辅导（视频会议形式）。

4.3流程关键控制点

4.3.1控制点清单

|控制点|核查标准|责任主体|

|----------------------|--------------------------------------------------------------------------|------------------|

|竞业限制协议签署|必须有员工亲笔签名及指纹|人力资源部|

|化工品权限回收|必须回收所有防化服、检测仪等设备，并记录到《离职交接台账》|安全环保部|

|经济补偿金支付|必须在办结离职手续后5个工作日内到账|财务部|

4.3.2高风险点防控

（1）《离职交接台账》需双人核对，安全环保部负责人签字确认（高风险）；

（2）境外员工离职补偿金支付需经当地银行合规审核，留存影像资料（中风险）。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件

（1）流程效率低于行业标杆（如审批周期超过7天）；

（2）员工满意度调研中流程复杂度得分低于4.0分（满分5分）。

4.4.2复盘流程

（1）人力资源部每月统计流程运行数据，每季度联合IT部分析系统日志；

（2）2024年Q3重点优化ERP离职结算模块，目标将错误率从1.2%降至0.5%。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1文字化权限分配

（1）离职申请发起权限：全体员工均可发起，系统自动推送至直接上级；

（2）经济补偿金审批权限：

-10万元以下：直接上级+人力资源部；

-10-50万元：直接上级+人力资源部+财务总监；

-超过50万元：需经总经理办公会审议。

5.1.2权限变更机制

（1）境外分支机构审批权限需经集团法务部备案，如新加坡分部需增加当地HR经理审批；

（2）授权变更需在OA系统登记，授权书原件存档于人力资源部。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级划分

|金额/风险等级|审批路径|

|---------------------|--------------------------------------------------------------------------|

|低风险（≤5万元）|直接上级-人力资源部（1个工作日）|

|中风险（5-20万元）|直接上级-人力资源部-财务部（3个工作日）|

|高风险（>20万元）|直接上级-人力资源部-财务总监-总经理（5个工作日）|

5.2.2越权审批规则

（1）禁止越级审批，但紧急情况（如员工突发疾病）可先口头请示，事后补办；

（2）越权审批行为需在审批记录中注明原因，并承担相应管理责任。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）员工因长期休假（≥3个月）无法提交申请，需经直属上级签署《授权委托书》；

（2）授权期限最长不超过30天，代理权限仅限于离职申请环节。

5.3.2代理操作规范

（1）授权书需经人力资源部审核，并在OA系统备案；

（2）代理操作需在系统备注中注明授权事项，代理人与被代理人共同签字确认。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批通道

（1）突发劳动争议：人力资源部可启动加急通道，但需在3小时内完成风险评估；

（2）境外紧急情况需经区域总部负责人批准，并同步报集团合规部备案。

5.4.2补批规范

（1）审批记录缺失：需在5个工作日内提交补批申请，并附《审批流程说明》；

（2）异常审批需纳入年度审计范围，审计部核查比例不低于10%。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）《离职申请书》必须包含离职原因、交接计划、竞业限制条款（如适用）；

（2）电子档案需使用公司加密系统，人力资源部每月检查存储设备完好率。

6.1.2痕迹留存要求

（1）电子流程痕迹：OA审批记录需保留至员工离职后3年；

（2）纸质档案：防化服交接记录需存档5年，符合《固废法》第82条追溯要求。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

（1）日常监督：人力资源部每周抽查流程执行情况，覆盖30%离职案例；

（2）专项监督：内控部每季度开展离职合规检查，重点核查化工品实验室人员离职情况；

（3）突击检查：审计部每年至少开展2次全流程模拟测试。

6.2.2内控环节嵌入

（1）ERP离职结算模块需经财务内控专员双签；

（2）境外员工离职需同步核查《外籍员工离职合规备案表》；

（3）安全环保部每月核对《离职交接台账》与设备实际状态。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次与范围

（1）专项审计：每年覆盖至少3个高风险岗位离职案例，如聚乙烯装置操作工离职；

（2）日常检查：人力资源部每月抽查100份离职档案，完整率低于95%需启动整改。

6.3.2审计结果应用

（1）审计报告需提交总经理办公会，重大问题纳入绩效考核；

（2）审计发现的问题需在1个月内完成整改，人力资源部跟踪落实。

6.4执行情况报告

6.4.1报告规范

（1）月度报告需包含：离职总数、审批超时案例、竞业限制签署率、员工投诉统计；

（2）季度报告需增加《离职风险趋势分析图》，如2024年Q1发现东南亚分支短期合同员工离职率上升12%。

6.4.2报告应用

（1）报告数据作为年度人力资源预算调整依据；

（2）重大风险需在总经理办公会上专题汇报。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

|考核维度|指标名称|权重|标准示例|

|----------------|-----------------------------|------|----------------------------------|

|流程合规性|劳动争议案件发生率|40%|≤1%|

|运营效率|审批周期|30%|≤5个工作日|

|档案管理|完整率|20%|100%|

|风险防控|高风险环节管控有效性|10%|化工品交接考核通过率≥98%|

7.1.2评分标准

（1）指标未达标：单项考核得分为0；

（2）指标超额完成：按比例加分，但最高不超过权重上限。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：人力资源部召开流程分析会；

（2）年度评估：结合ISO9001内审开展，由独立第三方执行。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成KPI报表；

（2）现场核查：随机抽取5个离职案例进行访谈与资料检查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般问题：当月内完成整改，如表单填写不规范；

（2）重大问题：1个月内完成整改，如ERP接口故障；

（3）紧急问题：24小时内完成整改，如竞业限制协议签署遗漏。

7.3.2整改闭环

（1）整改措施需在《问题整改单》中明确责任人与完成时限；

（2）人力资源部在整改完成后组织复核，重大问题需审计部验收。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

（1）设立“流程优化建议箱”，每月评选优秀建议；

（2）2024年Q3开展员工离职体验调研，抽样比例不低于15%。

7.4.2优化方案评估

（1）人力资源部组织跨部门评估，评估标准包括：合规性、可行性、成本效益；

（2）优化方案需经总经理审批，重大方案需董事会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）流程创新奖：如财务部开发自动化结算模块；

（2）风险防控奖：如安全环保部成功避免因离职导致的事故；

（3）员工关怀奖：如帮助离职员工实现平稳过渡的团队。

8.1.2奖励标准

（1）精神奖励：通报表扬+团队建设基金；

（2）物质奖励：金额参照《薪酬管理办法》第7.4条标准；

（3）晋升优先：年度评优时优先考虑。

8.1.3奖励程序

（1）申报：部门提交《奖励申报表》，需附具体事迹；

（2）审核：人力资源部+部门主管联合评审；

（3）审批：总经理办公会审议通过后公示。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

|违规等级|具体情形|风险等级|

|----------|--------------------------------------------------------------------------|----------|

|一般违规|离职交接清单漏填项目（如防化服回收记录）|中|

|较重违规|未按时效完成离职审批，延迟超过3个工作日|中|

|严重违规|涂改离职结算清单、隐瞒竞业限制签署情况|高|

8.2.2判定标准

（1）违规等级根据《劳动法》第88条及公司《违规处理办法》第3.2条判定；

（2）涉及金额的违规行为需经财务部核算，如经济补偿金计算错误。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚分级

|违规等级|处罚措施|

|----------|--------------------------------------------------------------------------|

|一般违规|口头警告+部门通报|

|较重违规|通报批评+扣除当月绩效工资（10-20%）|

|严重违规|调整岗位+降级（降薪幅度不低于20%）+取消年度评优资格|

8.3.2处罚程序

（1）调查：人力资源部在5个工作日内完成事实调查，重大违规需法务部参与；

（2）告知：处罚决定前需书面告知当事人，并保障其陈述权；

（3）审批：一般违规由人力资源部审批，严重违规需总经理审批。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚决定后3个工作日内提出书面申诉，需附《申诉申请书》；

（2）申诉理由需与原处罚决定存在实质性差异。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部+法务部联合受理，复议时限5个工作日；

（2）复核：成立复议小组，成员包括人力资源部、法务部、工会代表；

（3）结果：复议决定为最终结论，并书面送达当事人。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

（1）突发劳动争议预案：启动“HR-法务-工会”三级响应机制，24小时内完成风险评估；

（2）境外员工集体离职预案：由区域总部制定《员工关系危机处理手册》，需包含当地劳动仲裁前置条款。

9.1.2应急资源保障

（1）设立“应急专项基金”，金额不低于年度离职补偿总额的5%；

（2）法律支持：与君合律师事务所签订全年应急服务协议，境外分支需增加当地律所合作。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

（1）不可抗力：如地震导致工厂停产；

（2）法律冲突：如英国员工离职需适用《就业权利法》特殊条款。

9.2.2例外处理流程

（1）立即启动例外审批通道，由人力资源部牵头，法务部、合规部联合评估；

（2）例外处理方案需经总经理审批，并同步报备当地监管机构。

9.3危机公关与善后

9.3.1危机公关预案

（1）设立“危机公关小组”，由公关部牵头，人力资源部、法务部、安全环保部派员；

（2）制定《境外员工离职舆情应对手册》，需包含中英文双版本。

9.3.2善后措施

（1）离职员工心理健康支持：提供EAP服务，费用纳入年度