化工公司财务内控监督办法

化工公司财务内控监督办法化工公司财务内控监督办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本办法依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》、ISO9001质量管理体系标准、ISO14001环境管理体系标准及联合国全球契约等国际公约制定，适用于集团所有成员单位及境外分支机构。

1.1.2针对化工行业高风险特性，本办法聚焦财务内控监督体系建设，解决当前管理痛点：财务流程复杂、跨部门协同效率低、风险识别滞后、国际化业务管控不足等问题。核心目标在于通过制度-流程-表单-责任四维联动机制，实现价值创造最大化、风险防控最优化、运营效率最集约化。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围：覆盖集团全部成员单位，包括但不限于采购、生产、销售、研发、投资等业务领域，以及财务部、内控部、审计部、合规部等职能部门。

1.2.2适用对象：全体正式员工、外包服务单位、合作单位相关人员，其中境外分支机构需同时遵守当地法律法规及本办法适配条款。

1.2.3例外适用场景：突发自然灾害、战争等不可抗力事件导致的特殊业务处理，需经总经理办公会审批备案；例外适用期限最长不超过30个工作日。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有财务活动必须符合国家法律法规及行业监管要求，境外业务需同时满足当地法律及集团合规标准。

1.3.2权责对等原则：各项经济业务授权与责任必须明确对应，决策权限与监督职责相匹配。

1.3.3风险导向原则：重点关注金额超过100万元人民币或涉及重大资产处置的业务，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：通过流程优化和信息化手段，压缩审批时限，原则上单笔业务审批不超过3个自然日。

1.3.5持续改进原则：每年至少开展一次内控有效性评估，根据评估结果调整制度条款。

1.3.6平等自愿原则（合同管理专项补充）：所有商业合同必须遵循平等自愿、公平诚信原则，境外合同需通过当地法律顾问审核。

1.4制度地位与衔接

1.4.1本办法属于集团基础性管理制度，在《集团内部控制手册》框架下实施，优先级高于其他专项管理制度。

1.4.2与关联制度衔接关系：

-与《财务会计制度》衔接：财务内控监督结果作为会计科目设置依据；

-与《全面风险管理手册》衔接：内控风险清单作为风险库更新来源；

-与《绩效考核办法》衔接：内控考核结果占部门年度绩效权重不低于15%。

1.4.3制度冲突处理规则：若本办法条款与其他制度存在冲突，以本办法为准，特殊情况需经董事会专项审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

2.1.1集团实行董事会领导下的总经理负责制，财务内控监督体系分为决策层、执行层、监督层三级架构。决策层通过董事会下设审计委员会行使监督权；执行层由各业务部门及职能部门组成；监督层包括内控部、审计部、合规部及财务部内控专员。

2.1.2组织架构逻辑说明：决策层负责重大内控政策审批，执行层落实日常管控，监督层实施独立评价，三者通过信息化系统实现数据闭环，确保内控活动可追溯、可量化。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度内控工作报告、重大内控政策及超过5000万元人民币的资本性支出。

2.2.2董事会：通过审计委员会监督重大财务决策，审批年度预算、决算及超过1000万元人民币的投资项目。

2.2.3总经理办公会：审批季度预算执行调整、年度绩效考核方案及超过100万元人民币的采购项目。

2.3执行机构与职责

2.3.1财务部：负责会计核算、资金管理、税务筹划及财务内控执行，其中：

-总会计师（主责）负责全部分录复核；

-资金科科长（主责）负责支付授权；

-税务科副科长（主责）负责发票管理。

2.3.2生产部：负责生产成本控制，其中：

-生产经理（主责）负责领料审批；

-质量控制主管（配合）负责质量成本核算。

2.3.3跨部门协同：涉及采购付款的业务需采购部（主责）、财务部（配合）、需求部门（配合）三方签字确认。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：负责日常内控监督，其中：

-内控经理（主责）负责制定内控检查计划；

-风险专员（主责）负责风险清单更新。

2.4.2审计部：负责专项审计，其中：

-审计总监（主责）负责审计方案制定；

-高级审计员（主责）负责审计证据收集。

2.4.3合规部：负责涉外业务合规监督，其中：

-合规经理（主责）负责境外分支机构内控评估；

-法律顾问（配合）负责合同审核。

2.4.4监督结果应用：监督发现的问题需纳入下季度绩效考核，重大问题提交总经理办公会专项研究。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调：每月10日召开财务内控联席会，由内控部（主责）召集，财务部、审计部、合规部及各业务部门参与。

2.5.2信息共享：建立ERP系统权限矩阵，财务部、内控部、审计部实行分级授权，确保数据实时共享但权限受控。

2.5.3涉外业务联动：境外分支机构需同时向当地监管机构及集团合规部报送内控报告，通过视频会议系统（主责：IT部，配合：合规部）进行季度同步。

第三章财务管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：财务报告准确率≥99%，资金周转率提升10%，预算执行偏差率≤5%。

3.1.2核心KPI：

-合同审批时效≤3个工作日（主责：法务部，配合：财务部）

-货款回收周期缩短至15个工作日（主责：销售部，配合：财务部）

-税务申报准确率100%（主责：税务科，配合：财务部）

3.1.3统计与核算口径：采用企业会计准则2018版，境外业务按当地会计准则重述，集团统一合并报表时采用IFRS16租赁准则。

3.2专业标准与规范

3.2.1采购管理：

-金额≥50万元人民币的采购需通过电子招标平台（主责：采购部）

-化学品采购需附MSDS检测报告（主责：生产部，配合：采购部）

-高风险点：供应商准入（中风险），防控措施：建立黑名单制度；采购价格（高风险），防控措施：设置价格预警模型。

3.2.2资金管理：

-日终资金余额≥500万元人民币（主责：资金科）

-跨境汇款需经外汇管理专员复核（主责：财务部）

-高风险点：大额支付（高风险），防控措施：双人复核；资金拆借（中风险），防控措施：利率上限管理。

3.2.3税务管理：

-增值税专用发票认证周期≤5个工作日（主责：税务科）

-境外分支机构税务居民身份判定（高风险），防控措施：建立属地税务顾问数据库。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-ERP系统（SAP）全流程覆盖采购-付款（PDCA循环管理）

-风险矩阵法（风险概率4级、影响5级，矩阵判定重大风险）

-全生命周期管理（合同从签订到归档全流程跟踪）

3.3.2管理工具：

-电子审批平台（OA系统）

-财务预警模型（Python开发）

-合规管理模块（用友U9）

3.3.3数字化应用：2025年前实现电子发票100%覆盖，通过RPA技术自动处理对账单（主责：IT部，配合：财务部）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1财务主流程：发起（业务部门）-审核（财务部）-执行（出纳/系统）-归档（档案室），各环节均需通过ERP系统留痕，总时限不超过5个工作日。

4.1.2流程逻辑说明：业务部门发起需求时需附带合规证明材料，财务审核时需核对ERP系统自动生成的风险预警，执行环节需实时同步银行流水，归档环节需建立双备份机制（电子+纸质）。

4.2子流程说明

4.2.1高价值采购子流程：需增加供应商资质复审环节（主责：采购部），及采购专员与财务专员双签字确认（主责：财务部）。

4.2.2大额付款子流程：需附经审计的预算执行报告（主责：财务部），及支付用途专项说明（主责：需求部门）。

4.2.3流程表单要求：所有表单需通过电子签章系统（主责：IT部）确认，关键表单需设置防篡改标记。

4.3流程关键控制点

4.3.1采购流程：

-控制点1：采购申请单金额≥50万元人民币时需附预算审批记录（核查方式：ERP系统查询，责任：财务部）

-控制点2：危险化学品采购需附MSDS报告（核查方式：实物查验，责任：生产部）

4.3.2付款流程：

-控制点1：发票验真验伪（核查方式：税控系统验证，责任：税务科）

-控制点2：合同到期日自动提醒（核查方式：ERP系统预警，责任：法务部）

4.3.3高风险点防控：

-双重校验：大额支付需财务经理与出纳双重签字

-交叉复核：每季度审计部抽取10%付款凭证进行实地核查

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：业务部门提出优化建议需同时附效率提升测算报告（主责：运营部）。

4.4.2评估流程：内控部组织跨部门评估小组，评估报告需经审计部审核（主责：内控部）。

4.4.3复盘安排：每年6月30日前完成上年度流程复盘，优化方案需纳入下季度预算（主责：总经理）。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1权限分配逻辑：按业务类型（采购/付款/投资）、金额等级（≤10万/10-50万/>50万）、岗位层级（主管/经理/总监）三级划分。

5.1.2文字化描述：

-采购金额≤10万元人民币的付款审批权限由财务科副科长（主管级）行使；

-采购金额10-50万元的付款审批需总经理办公会审议；

-采购金额超过50万元的付款需董事会审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：

-日常采购（≤10万）：财务科副科长审批；

-日常采购（10-50万）：财务部经理审批；

-日常采购（>50万）：分管财务副总经理审批。

5.2.2审批时限：单笔业务审批时限不得超过3个工作日，特殊情况需经总经理特批。

5.2.3越权处理：禁止越权审批，发现者需立即向纪检部（主责）举报。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：因出差等客观原因确需授权时，需填写《授权委托书》，经部门负责人签字（主责）及分管领导审批（配合）。

5.3.2授权范围：授权不得超出被授权人原职权范围，授权期限最长不超过15个工作日。

5.3.3备案要求：授权书需归档备查，每年12月31日前由内控部（主责）组织权限清理。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：金额超过100万元人民币的紧急付款需经财务总监特批，并附书面说明。

5.4.2补批处理：超过审批权限的业务需在2个工作日内补办手续，补批材料需附风险评估报告（主责：内控部）。

5.4.3异常记录：所有异常审批需通过OA系统留痕，作为下季度风险培训素材（主责：合规部）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：所有财务操作必须通过ERP系统完成，禁止手工记账，电子凭证需经双签章确认。

6.1.2表单填报：关键表单（如采购申请单）需设置必填项校验，填报错误率超过5%的部门需重新培训（主责：财务部）。

6.1.3痕迹留存：所有操作需通过工号+密码双重认证，系统自动生成操作日志，纸质凭证需双备份归档。

6.1.4判定标准：执行不到位情形包括：未通过ERP系统操作、表单关键信息缺失、未按时归档等。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查10%业务凭证，审计部每季度开展专项检查，财务内控联席会每月分析风险数据（主责：内控部）。

6.2.2专项监督：涉及金额超过1000万元人民币的合同需经审计部专项监督（主责：审计总监）。

6.2.3突击检查：纪检部每季度组织突击检查，重点核查大额支付（主责：纪检部部长）。

6.2.4落地要求：监督发现的问题需通过ERP系统跟踪整改，整改结果纳入部门绩效考核。

6.3检查与审计

6.3.1监督内容：包括授权执行情况、表单规范程度、系统操作准确性等，其中授权执行情况作为重点检查项（高风险）。

6.3.2频次安排：专项审计每年至少1次，日常检查每月不少于3次，突击检查每季度不少于1次。

6.3.3审计报告：审计结果需经审计委员会审议（主责：审计总监），重大问题提交董事会专题会议（主责：董事长）。

6.4执行情况报告

6.4.1报告流程：各业务部门每月5日前向财务部报送执行情况，财务部每月10日前汇总至内控部（主责：财务部）。

6.4.2报告内容：含业务量、问题数量、整改率、风险趋势等，其中风险趋势需附数据对比分析。

6.4.3报告应用：报告作为下季度预算调整依据（主责：分管财务副总经理），及绩效考核评分基准（主责：人力资源部）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：

-财务科：预算执行偏差率（30%）、财务报告准确率（40%）、资金周转率（30%）

-内控部：监督覆盖率（50%）、问题整改率（50%）

-审计部：审计报告采纳率（60%）、问题发现率（40%）

7.1.2权重设定：财务指标占年度绩效权重不低于25%，内控指标不低于20%，审计指标不低于15%。

7.1.3考核主体：绩效考核委员会（主责：人力资源部），考核结果需经总经理办公会确认（主责：总经理）。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度评估由部门负责人实施，季度评估由人力资源部组织，年度评估由绩效考核委员会实施。

7.2.2评估方法：

-财务指标：ERP系统自动统计

-内控指标：检查记录统计分析

-审计指标：审计报告量化评分

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现-立项（内控部主责）-整改（责任部门主责）-复核（审计部主责）-销号（内控部配合）。

7.3.2分类管理：

-一般问题：整改时限≤7个工作日

-重大问题：整改时限≤30个工作日

-紧急问题：立即整改并3日内提交报告

7.3.3责任追究：整改不到位的部门负责人需向总经理书面检讨（主责：纪检部）。

7.4持续改进流程

7.4.1建议收集：通过OA系统设立意见箱，每季度整理分析（主责：内控部）。

7.4.2评估方法：组织跨部门评估小组，评估报告需经审计部审核（主责：内控部）。

7.4.3审批权限：改进方案需经分管财务副总经理审批（主责），重大方案提交总经理办公会（主责：总经理）。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-提前完成年度预算目标（精神+物质奖励）

-发现重大财务风险并有效处置（晋升优先）

-优化流程降低成本（物质奖励）

8.1.2奖励标准：

-财务报告准确率100%奖励部门3000元/年

-发现金额超过100万元人民币的财务漏洞奖励个人1万元/次

-优化流程降低成本10万元/年奖励部门10%

8.1.3审批程序：

-申报：个人/部门填写《奖励申请表》（主责：人力资源部）

-审核：财务部（金额审核）、内控部（合规审核）

-批准：总经理办公会审议（主责：总经理）

-公示：人力资源部网站公示（不少于3个工作日）

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准：

-一般违规：违反操作流程但未造成损失（如未通过ERP系统操作）

-较重违规：违反授权规定但未超权限（如越级审批金额<50万元）

-严重违规：违反法律法规造成损失（如虚开发票金额>100万元）

8.2.2判定标准：结合金额、次数、影响程度综合判定。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚措施：

-一般违规：警告+部门培训

-较重违规：通报批评+扣罚当月绩效

-严重违规：降级/解职+追究法律责任

8.3.2处罚程序：

-调查：纪检部组织调查组（主责）

-取证：财务部提供电子证据（配合）

-告知：当事人收到书面通知（保障申辩权）

-批准：纪检部报告分管领导审批

-执行：人力资源部执行处罚决定

8.3.3合规性：处罚标准需参考《劳动合同法》及集团《奖惩办法》。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内可提出申诉。

8.4.2受理部门：人力资源部设立申诉办公室（主责）。

8.4.3复议流程：提交申诉材料（附证据）→人力资源部组织复议小组（主责）→5个工作日内出具复议结果→特殊情况可延期3个工作日。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案：

-资金链断裂：启动《资金应急方案》，由财务总监（主责）负责，每季度演练

-重大税务稽查：启动《税务稽查预案》，由税务科科长（主责）负责，每月演练

-境外合规危机：启动《境外危机应对方案》，由合规经理（主责）负责，每半年演练

9.1.2应急组织机构：

-资金链断裂：成立应急小组（财务部、生产部、销售部）

-税务稽查：成立应对小组（税务科、法务科、合规科）

-境外危机：成立危机处理小组（合规部、当地法律顾问、海外分公司）

9.1.3资源保障：应急小组需配备专项预算，每年100万元人民币用于应急演练及资源储备。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：突发自然灾害、政府征用等不可抗力事件。

9.2.2审批权限：需经总经理特批，金额超过500万元人民币的例外处理需董事会审批。

9.2.3风险评估：例外处理需附《例外处理风险评估报告》（主责：内控部）。

9.2.4制度优化：例外处理结果需纳入下季度制度优化（主责：内控部）。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：成立危机公关小组（主责：公关部，配合：合规部、法务部）。

9.3.2沟通口径：危机信息需经审计委员会（主责）审核，境外业务需通过当地法律顾问（配合）适配本地文化。

9.3.3善后措施：危机处理后需提交《危机处理报告》（主责：公关部），含教训总结及改进措施。

9.3.4国际化适配：境外危机处理需遵守当地法律法规，通过当地公关渠道发布信息（主责：海外分公司）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

10.1.1本办法由集团审计委员会负责解释，解释意见需以书面形式印发。

10.2相关制度索引

10.2.1关联制度：

-《财务会计制度》（文号：集团财字〔2023〕1号）