合格供应商资质档案管理规范

合格供应商资质档案管理规范一、总则（一）目的与意义为规范公司合格供应商资质档案的管理工作，确保供应商信息的真实性、完整性、合规性和时效性，降低采购风险，提高供应链管理效率，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规范。本规范旨在为公司各相关部门在供应商选择、评估、合作及持续管理过程中提供统一、明确的档案管理依据。（二）适用范围本规范适用于公司所有涉及对外采购物资、设备、服务的部门（以下统称“采购相关部门”）对合格供应商资质档案的建立、收集、审核、归档、保管、查阅、更新、销毁及保密等管理活动。（三）基本原则1.真实性与合规性原则：供应商资质档案所记载的信息必须真实、准确，反映供应商的实际情况；所有归档文件必须符合国家法律法规及公司相关规定要求。2.完整性与系统性原则：供应商资质档案应全面反映供应商的综合实力与合作状况，各项文件材料应齐全、系统，并按一定逻辑顺序整理归档。3.动态管理与时效性原则：供应商资质档案应根据供应商情况变化及合作进展进行动态更新，确保关键信息的时效性，对过期或失效文件及时处理。4.安全保密与可追溯性原则：严格遵守公司保密规定，确保供应商商业信息及公司采购信息的安全；档案的建立、变更、查阅等过程应有记录，确保可追溯。二、供应商资质档案构成供应商资质档案应至少包含但不限于以下类别文件材料，具体内容可根据供应商类型（如生产型、贸易型、服务型）及合作项目特点进行调整和补充：（一）基础资质文件1.主体资格证明：如营业执照（需包含最新年检或年报信息）、事业单位法人证书、社会团体法人登记证书等；2.相关行业许可与认证：如生产许可证、经营许可证、专项资质证书（如建筑资质、设计资质等）、特殊行业要求的认证文件；3.组织架构与人员信息：如公司简介、组织架构图、法定代表人身份证明、授权代表委托书及身份证明（如需）；4.联系方式：包括法定注册地址、实际经营地址、联系人、联系电话、电子邮箱等。（二）经营与财务状况文件1.财务状况报告：如近年度经审计的财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）或能够反映其财务状况的其他材料；2.信用与履约记录：如银行资信证明、信用等级报告、无重大违法违规记录声明或相关证明、过往主要合作项目的履约评价材料；3.纳税证明：如近期完税证明或纳税信用等级证明。（三）生产与技术能力文件1.生产能力证明：如主要生产设备清单、生产工艺流程说明、生产场地证明（自有或租赁）；2.技术实力证明：如核心技术专利证书、研发能力说明、技术人员资质证明；3.质量保证体系文件：如质量管理体系认证证书（如ISO系列）、环境管理体系认证、职业健康安全管理体系认证等，以及质量控制流程说明。（四）产品与服务相关文件1.产品/服务目录及说明：详细的产品规格型号、技术参数、性能指标、服务范围及标准；2.产品质量证明：如产品检验报告（由具备资质的第三方检测机构出具或企业内部实验室出具并经认可）、产品合格证样本；3.业绩证明材料：如近三年与其他单位合作的类似项目合同、用户使用报告或验收证明等（需注意保护商业秘密，可隐去敏感信息）。（五）合作与履约文件1.合作意向与承诺：如供应商承诺书（对产品质量、价格、交货期、售后服务等的承诺）；2.框架协议或合同文本：与公司签订的正式合作合同、框架协议等；3.履约过程记录：如订单、送货单、验收单、发票、付款凭证、质量反馈与处理记录、售后服务记录等（可根据管理需要决定是否归入本档案或另行管理）。三、供应商资质档案的建立与获取（一）档案建立责任采购相关部门在与供应商建立合作关系前，应负责牵头收集供应商的初始资质文件，经审核合格并纳入合格供应商名录后，正式建立其资质档案。（二）信息获取渠道1.供应商应主动、如实提供其资质文件，并对所提供材料的真实性、有效性负责。2.采购相关部门可通过政府官方网站、行业协会、第三方信用评价机构等公开或半公开渠道核实供应商提供信息的真实性。3.对于关键或重大供应商，可结合实地考察获取更全面的信息。（三）文件收集与初步审核1.收集的文件应为加盖供应商公章的复印件，如为电子扫描件，应确保清晰可辨并由供应商确认其有效性。关键文件根据需要可要求提供原件核对。2.采购相关部门应对收集到的文件进行初步审核，检查文件的完整性、有效期、是否加盖公章等，对发现的疑问或缺失应及时与供应商沟通解决。四、供应商资质档案的日常管理（一）档案的整理与归档1.分类编号：供应商资质档案应按照供应商名称或统一社会信用代码进行唯一标识，并可根据公司管理需要按供应商类别、合作项目等进行二级分类。档案材料应按本规范第二条规定的顺序整理。2.装订与标识：档案材料应规范装订，使用统一的档案盒或文件夹，并在封面及侧面清晰标注供应商名称、档案编号、建档日期等信息。3.电子档案：鼓励建立电子档案管理系统，将纸质文件扫描后进行电子化存储与管理，确保电子文件与纸质文件一致，并做好备份。电子档案命名应规范，便于检索。（二）档案的保管1.存放环境：纸质档案应存放在干燥、通风、避光、防火、防盗、防虫蛀的场所。2.保管责任：明确档案保管责任人，确保档案的安全与完整。人员变动时，应办理档案交接手续。3.保管期限：供应商资质档案的保管期限应至少涵盖合作期及合作结束后一定时期。对于长期合作或有重要参考价值的供应商档案，应长期保管。（三）档案的更新与维护1.动态更新：采购相关部门应建立供应商信息动态更新机制。供应商发生重大变更（如名称变更、股权变更、法人变更、资质过期或升级、生产能力变化等）时，应及时通知公司并提供更新后的文件材料。2.定期复核：对合格供应商资质档案应进行定期复核（如每年一次），重点检查资质文件的有效期、关键信息的变化情况，确保档案信息的持续有效。复核结果应记录存档。3.文件替换与补充：对于过期、失效或内容发生变更的文件，应及时用新文件替换，并在档案中注明替换原因及日期。新增的重要合作信息或评价材料应及时补充入档。（四）档案的查阅与借阅1.查阅权限：公司内部因工作需要查阅供应商资质档案的，应履行相应的审批手续。查阅人员需遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改、抽取、撤换、增删档案材料。2.借阅流程：档案原则上不得带出保管场所。确因工作需要借阅的，须经相关负责人批准，明确借阅期限，并办理借阅登记手续。借阅人应妥善保管，按期归还。3.查阅记录：建立档案查阅/借阅登记台账，记录查阅人、查阅日期、查阅内容、借阅/归还日期等信息。五、供应商资质档案的应用供应商资质档案是公司进行供应商选择、评估、合作谈判、合同签订、履约管理及绩效评价的重要依据：1.供应商选择与评估：在新供应商开发或现有供应商复评时，应查阅其资质档案，全面评估其综合实力与合作风险。2.合同签订与履约管理：合同签订前，核对供应商资质的有效性；履约过程中，可根据档案信息追溯供应商承诺与实际履约情况。3.供应商绩效评价与优化：结合档案中记录的合作历史、质量反馈、履约情况等信息，对供应商进行客观绩效评价，为供应商优化与淘汰提供依据。4.风险预警与应对：通过对资质文件有效期的监控、财务状况的分析等，及时发现潜在合作风险，并采取相应应对措施。六、安全保密与责任1.供应商资质档案中包含的供应商商业秘密及公司采购信息，均属于公司保密范畴。所有接触档案的人员必须严格遵守公司保密规定，不得向无关第三方泄露。2.未经授权，任何人不得擅自复制、传播、公布档案内容。3.对于违反本规范，造成档案丢失、损坏、信息泄露或因档案管理不当导致公司损失的，将按照公司相关规定追究责任人责任。七、附则1.本规范由公司采购管理部门（或指定牵头部门）负责解释和修