档案管理岗位职责与工作流程规范

档案管理岗位职责与工作流程规范档案管理作为组织运营中不可或缺的基础性工作，承载着对历史信息的系统梳理、安全保管与高效利用的重要使命。一套清晰的岗位职责与规范的工作流程，是确保档案工作质量、提升管理效能的核心保障。本文旨在从实践角度出发，阐述档案管理的核心职责与标准化工作流程，为相关从业人员提供具有操作性的指引。一、档案管理岗位职责档案管理人员的职责范畴广泛，既包括对档案实体与信息的直接管理，也涵盖制度建设、服务利用及安全保障等多个层面。其核心职责在于确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。（一）制度建设与标准执行档案管理人员需参与或主导制定、完善组织内部的档案管理规章制度、工作细则及操作规范，确保档案管理工作有章可循。同时，负责监督和执行国家及行业关于档案管理的法律法规与标准，推动档案管理工作的规范化、标准化进程。这包括对档案分类、著录、标引、保管期限划分等关键环节标准的推广与应用，确保各项工作符合统一要求。（二）档案的收集与整理这是档案管理的基础性工作。档案管理人员需明确各类档案的收集范围、时限和要求，主动、及时地从各部门或相关人员处接收具有保存价值的文件材料。对于收集到的档案，要进行系统的整理，包括分类、排序、编号、编目、装订等环节，使其条理化、有序化，便于后续的保管和利用。整理过程中，需严格遵循既定的分类体系和整理规则，确保档案的系统性和逻辑性。（三）档案的保管与维护档案的科学保管是档案管理的核心任务之一。档案管理人员需负责档案库房的日常管理，控制库房内的温湿度、光照、通风等环境条件，采取必要的防虫、防潮、防火、防盗、防高温、防光、防尘等措施，最大限度地延长档案的寿命。同时，负责档案的日常维护，包括对破损档案的修复、对褪色字迹的复制、对重要档案的备份等工作，确保档案实体与信息的安全与完整。定期对档案进行清点核对，及时发现并处理档案保管中出现的问题。（四）档案的鉴定与销毁档案管理人员需根据档案保管期限表，对已到保管期限的档案进行价值鉴定。鉴定工作需组成鉴定小组，按照规定的程序和标准，区分档案的永久保存、定期保存和销毁范围。对于确无保存价值、符合销毁条件的档案，需严格按照销毁程序进行登记、审批和监销，确保销毁过程的合规性和安全性，防止失泄密事件的发生。（五）档案的利用与服务档案管理的最终目的是为组织各项工作提供服务。档案管理人员需建立便捷的档案检索系统，编制必要的检索工具（如案卷目录、卷内文件目录、专题目录、索引等），满足不同利用者的查询需求。在提供利用服务时，需严格执行档案利用制度，办理借阅、复制、查阅手续，指导利用者正确使用档案，并做好利用登记和效果反馈记录。同时，应积极开展档案编研工作，对档案信息进行深度开发，编纂档案参考资料，为组织决策和管理提供有价值的信息支持。（六）档案信息化建设与管理随着信息技术的发展，档案信息化已成为必然趋势。档案管理人员需参与或负责档案管理信息系统的建设、推广与维护工作，确保系统正常运行。负责对传统载体档案进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立和维护数字档案资源库。同时，需关注档案信息化安全，采取措施保障数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性，包括数据备份、权限管理、病毒防护等。（七）安全保密与风险防范档案往往涉及组织的核心信息和敏感内容，安全保密是档案管理的生命线。档案管理人员必须具备高度的保密意识和责任感，严格遵守国家及组织的保密法规和制度，落实各项保密措施。加强对档案利用过程中的保密管理，防止档案信息泄露。同时，要识别和评估档案管理过程中的各类风险，制定应急预案，提高应对突发事件（如火灾、水灾、虫害等）的能力，确保档案的安全。二、档案管理工作流程规范档案管理工作流程是将档案从产生到销毁（或永久保存）的整个生命周期进行系统化、程序化管理的一系列连贯活动。规范的工作流程是提高档案管理效率、保证档案质量的关键。（一）档案的接收与征集档案的接收与征集是档案管理工作的起点。1.内部文件材料的接收：档案管理部门应与各业务部门建立常态化的文件材料移交机制。各部门应在规定时间内，将办理完毕且具有保存价值的文件材料整理后向档案管理部门移交。档案管理人员需对移交的文件材料进行核对，检查其完整性、规范性，如文件份数、页数、签字盖章等是否符合要求，核对无误后双方在移交清单上签字确认。2.外部档案的征集：对于一些散存于社会组织或个人手中与本组织相关的有价值的档案资料，档案管理部门应根据需要，通过接受捐赠、购买、复制等方式进行征集。征集前需进行价值评估，征集过程中要办理合法手续，并妥善保管。（二）档案的整理与鉴定整理与鉴定是提升档案价值、确保档案有序化的核心环节。1.分类：根据组织制定的档案分类方案，将接收的档案材料按照其内容、形成时间、来源、载体形式等特征进行归类。分类应遵循科学性、系统性和实用性原则，确保同类档案集中，不同类档案分开。2.鉴定：在整理过程中及档案形成一定时期后，对档案的保存价值进行鉴定。确定每份（或每卷）档案的保管期限（永久、长期、短期），剔除无保存价值的文件材料（按规定销毁或作暂存处理）。鉴定工作应由档案管理人员和相关业务部门人员共同组成鉴定小组进行。3.编号与排序：对分类后的档案，按照一定的规则进行编号，如年度、组织机构、问题、保管期限等组合编号。同时，对每一案卷内的文件材料进行系统排列，通常按照文件形成的时间顺序或逻辑关系（如正件在前、附件在后；批复在前、请示在后等）排列。4.编目与著录：为整理好的档案编制目录，包括案卷目录和卷内文件目录。同时，按照档案著录规则，对档案的主题内容、形式特征等进行分析、选择和记录，形成著录条目，输入档案管理信息系统，为档案检索提供依据。著录项目应齐全、准确，著录文字应规范。5.装订与装盒：对需要装订的案卷，采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订，确保牢固、整齐、便于翻阅。装订好的案卷装入规范的档案盒，并在盒脊和盒面上填写必要的标识信息，如全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。（三）档案的保管与维护科学保管与定期维护是延长档案寿命、确保档案安全的重要保障。1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材、监控设备等。档案管理人员应做好库房温湿度记录与调控，保持库房清洁卫生，定期进行安全检查。2.排架管理：档案入库应按照档案的分类体系和编号顺序进行有序排架。常用的排架方法有分类排架法、流水排架法等。排架时要注意保护档案，避免挤压、碰撞。档案盒（柜）上应有明显的指引标识，便于存取。3.日常维护：定期对档案进行检查，发现有破损、霉变、虫蛀等现象的档案，应及时进行修复、消毒、杀虫处理。对褪色、字迹模糊的档案，应及时进行复制或数字化扫描。对于重要的电子档案，要定期进行数据备份和迁移，防止数据丢失或损坏。（四）档案的利用与服务档案的利用是实现档案价值的关键环节。1.利用申请与审批：利用者需查阅档案时，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案内容、查阅范围等信息。档案管理人员根据档案密级和利用规定，对申请进行审核，必要时报请相关领导审批。2.档案检索与提供：档案管理人员根据利用者的需求，通过手工检索或档案管理信息系统检索所需档案。找到档案后，核对无误，办理借阅手续，将档案提供给利用者。对于涉密档案或控制使用的档案，应严格按照保密规定和审批权限提供利用。3.利用过程管理：利用者应在指定的阅览场所查阅档案，不得擅自带出阅览区（经批准借出的除外）。查阅时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。档案管理人员应对利用过程进行监督。4.档案归还与登记：利用结束后，利用者应及时归还档案。档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后在借阅登记本上注销。对于借出的档案，要定期催还。同时，做好档案利用效果反馈记录，了解档案利用产生的经济效益和社会效益。（五）档案的鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，需进行再次鉴定，确定其存毁。1.到期档案鉴定：档案管理部门应定期组织鉴定小组，对已达到保管期限的档案进行鉴定。鉴定时需依据档案保管期限表和档案的实际价值，重新审查其保管期限。2.销毁清册编制：经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、形成时间、保管期限等信息，并报组织主管领导审批。3.监督销毁：档案销毁需在指定地点，由两人以上负责监销。监销人员需对销毁档案的数量与《档案销毁清册》进行核对，确认无误后方可销毁。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和情况。《档