公司印章使用管理制度

公司印章使用管理制度一、总则印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等管理工作，确保公司资产安全，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司章程，结合公司实际情况制定。公司所有印章的管理，包括公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章及其他专用印章，均适用本制度。公司印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、安全规范”的原则。任何部门和个人在使用印章时，必须严格遵守本制度的规定，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性。二、印章的种类与管理（一）印章的种类公司印章主要包括以下几类：1.公司公章：代表公司对外行使法定职权的印章，用于以公司名义发出的公文、函件、证明等正式文件。2.合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算等相关业务。4.法定代表人印章：用于需法定代表人签章的文件、报表及其他法定事务。5.部门专用章：用于公司内部各部门在其职责范围内处理特定事务的文件。6.其他专用印章：如发票专用章、报关专用章等，根据业务需要特定刻制的印章。（二）印章的管理部门公司行政部是印章管理的归口部门，负责公司各类印章的统一刻制、登记、发放、回收、销毁等管理工作，并监督检查各部门印章使用情况。各部门负责本部门专用印章的日常保管和规范使用。（三）印章的刻制与启用1.刻制审批：公司所有印章的刻制均须履行审批手续。因业务发展需要新增印章时，由需求部门提出申请，详细说明印章名称、用途、保管人等，经部门负责人审核、行政部复核后，报公司分管领导或总经理批准。2.规范刻制：经批准刻制的印章，由行政部统一到公安机关指定的正规刻章单位刻制。严禁任何部门或个人私自刻制公司印章。3.启用登记：新印章刻制完成后，行政部应进行登记备案，详细记录印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门及保管人等信息，并向相关部门发放《印章启用通知》，明确印章使用范围和管理要求。（四）印章的保管1.专人保管：各类印章应指定专人负责保管。公司公章、合同专用章、法定代表人印章原则上由行政部指定专人保管；财务专用章、发票专用章等由财务部指定专人保管；部门专用章由各部门负责人或其指定人员保管。保管人名单应报行政部备案。2.保管责任：保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章在其监管期间的绝对安全。印章应存放于保险柜或带锁的专用抽屉内，做到人离柜锁，严禁随意放置或交他人代管。3.保管要求：严禁携带印章离开办公场所（经特批的情况除外）。非工作时间，印章必须入柜上锁。保管人变更时，须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人监交，并报行政部备案。三、印章的使用与审批（一）使用原则1.合法性原则：印章使用必须符合国家法律法规及公司规章制度，严禁为任何违法违规的文件或行为加盖印章。2.授权审批原则：所有用印均须履行审批手续，未经有权人批准，不得擅自用印。3.“谁审批、谁负责”原则：审批人对其批准用印的文件内容的真实性、合法性和合规性负责。4.登记备案原则：所有用印均应在《印章使用登记表》上详细登记，包括用印日期、文件名称、份数、用印事由、审批人、用印人、保管人等信息。（二）使用审批流程1.公司公章使用：*以公司名义发出的正式公文、函件、授权委托书、重要资质证明等，须由部门负责人审核，经公司分管领导或总经理批准后，方可加盖公章。*涉及公司重大利益、对外承诺、担保、借贷等文件，必须由总经理亲自审批或其书面授权人审批。2.合同专用章使用：*对外签订的各类合同、协议（包括补充协议、备忘录等），须按公司合同管理规定履行评审程序，经合同评审小组审核，分管领导或总经理批准后，方可加盖合同专用章。*合同专用章仅限用于签订合同类文件，不得挪作他用。3.财务专用章使用：*用于银行结算、票据出具等财务业务，须严格按照公司财务管理制度的规定，由财务部负责人或其授权人审批。*财务专用章与法定代表人印章原则上应分开保管，联合使用。4.部门专用章使用：*仅限于部门内部或公司内部特定范围内使用，不得用于对外正式文件、合同、承诺等具有法律效力的文件。其使用由部门负责人审批。5.其他专用印章使用：应根据其特定用途，由相关业务部门负责人审核，按规定权限报批后使用。（三）用印规范1.核对内容：用印前，保管人应仔细核对用印文件内容与审批意见是否一致，确认审批手续齐全、文件内容无误后方可用印。2.印迹清晰：印章加盖应清晰、端正、完整，位置适当（通常为文件末尾的单位名称或法定代表人签名处），不得模糊不清或压盖文字。3.骑年盖月：正式文件用印应遵循“骑年盖月”的原则，确保印章部分压住落款年份，部分压住月份。4.严禁空白用印：严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信、空白授权委托书等空白文件上加盖任何公司印章。如确因特殊业务需要（如银行开户预留印鉴卡等），须经总经理特批，并严格控制份数，使用后及时核销。5.电子印章使用：如公司推行电子印章，其申请、审批、使用、管理等应参照本制度执行，并符合国家关于电子签名的相关法律法规要求。（四）特殊情况处理1.紧急用印：遇紧急情况需立即用印而审批人无法及时签署时，用印人可先通过电话、即时通讯工具等方式向审批人请示，经批准后用印，并在事后及时补办书面审批手续。2.外出用印：原则上不允许携带印章外出。确因特殊情况（如异地签约）需携带印章外出的，须提出书面申请，详细说明事由、目的地、携带人、起止时间等，经公司总经理批准后，由两人以上共同携带，并对印章的安全和使用负责。返回后应立即将印章交回保管人，并核销登记。四、印章的变更、废止与销毁（一）印章变更因公司名称变更、印章损坏、遗失或其他原因需要更换印章时，应按照新印章刻制的审批流程办理，并及时将旧印章交回行政部封存或销毁。（二）印章废止出现以下情况之一时，印章应予以废止：1.公司名称变更；2.印章使用年限过长导致模糊不清；3.印章遗失后重新刻制新印章的；4.部门撤销或职能调整；5.其他需要废止的情形。废止的印章由行政部统一收回，登记造册，并妥善保管。（三）印章销毁废止的印章，由行政部提出销毁申请，报公司分管领导批准后，在指定人员监督下进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁日期、地点、方式、销毁印章名称、数量、监销人、经办人等信息。五、责任与监督（一）责任追究1.保管人因保管不善导致印章遗失、被盗或被滥用，造成公司损失的，应承担相应的管理责任；情节严重的，将追究其法律责任。2.审批人未认真履行审批职责，或超越权限审批，导致用印不当造成公司损失的，应承担相应的领导责任。3.用印人提供虚假信息或伪造审批手续，擅自用印的，一经发现，将严肃处理；造成公司损失的，应承担赔偿责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。4.严禁伪造、变造、买卖公司印章，违者将依法追究其法律责任。（二）监督检查行政部应定期或不定期对各部门印章保管和使用情况进行检查，对发现的问题及时提出整改意见，并向公司