贸易公司合同管理规范及范本

贸易公司合同管理规范及范本（一）总则1.目的：为规范公司合同行为，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，特制定本规范。2.适用范围：本规范适用于公司对外签订、履行的各类贸易合同，包括但不限于买卖合同、购销合同、代理合同、服务合同等。公司各部门及员工在从事合同相关活动时，均须遵守本规范。3.基本原则：合同管理应遵循合法合规、平等自愿、公平诚信、审慎严谨、效益优先的原则。（二）合同签订前管理1.市场调研与合作方评估：*在寻求合作前，应对目标市场进行充分调研，了解市场需求、价格走势及潜在风险。*对潜在合作方（包括供应商及客户）进行背景调查和信用评估，重点关注其工商信息、经营状况、财务状况、商业信誉、履约能力及有无不良记录等。必要时，可要求对方提供相关资质证明、财务报表或银行资信证明。2.合同谈判：*合同谈判应指定专人或成立谈判小组进行。谈判人员应熟悉相关业务知识、法律法规及公司内部规定。*谈判前应明确谈判目标、底线及策略。重要合同的谈判，应有法务人员或公司法律顾问参与。*谈判过程中应做好记录，对达成的共识及时予以确认。3.合同形式：*除即时结清的小额交易外，均应采用书面形式订立合同。书面形式包括合同书、信件、电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等可以有形地表现所载内容的形式。*对于金额较大、履行周期较长或风险较高的合同，应以正式合同书形式签订。（三）合同起草与审核1.合同起草：*合同起草应优先使用公司制定的标准合同范本。如无标准范本，可由业务部门根据谈判结果及交易实际情况起草，或委托法务人员/法律顾问起草。*合同内容应完整、明确、具体，条款之间应逻辑清晰、无矛盾。一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据交易特点，还可包括包装、运输、保险、检验、知识产权、保密、不可抗力等条款。2.合同审核：*合同签订前必须经过审核程序。业务部门为合同的第一审核部门，应对合同的真实性、可行性及业务条款的准确性负责。*法务部门（或指定的法务专员/外聘法律顾问）负责对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、风险控制等进行法律审核。*涉及财务事项的合同，须经财务部门审核，重点关注价格、支付方式、税务处理、票据等。*审核人员应在合同审核单上签署明确的审核意见。对审核中发现的问题，应及时与起草部门沟通修改。未经审核或审核未通过的合同，不得签订。（四）合同签订1.签约权限：公司应明确各层级人员的合同签约权限。超出权限的合同，须报请相应授权领导批准。严禁越权签约。2.当事人资格审查：签约前应再次确认对方签约人的身份及授权权限，核对对方公章或合同专用章的真实性。必要时，可要求对方提供授权委托书。3.合同签署：合同文本应使用不易褪色的墨水或打印，当事人应在合同指定位置签字并加盖公章或合同专用章。多页合同应加盖骑缝章或由各方逐页小签。4.合同份数：合同一般应签订一式多份，合同当事人各方至少执一份，公司存档至少一份。（五）合同履行1.履行跟踪：业务部门为合同履行的主要责任部门，应指定专人负责跟踪合同的履行情况，确保合同各方严格按照合同约定履行义务。2.通知与催告：在合同履行过程中，对于重要的履行节点（如发货、付款、验收等），应及时向对方发出书面通知或催告，并保留相关凭证。3.变更与解除：如因客观情况发生变化需变更或解除合同，应与对方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，按原合同审核程序履行审批手续。4.资料收集与保管：合同履行过程中产生的所有单据、函电、通知、验收报告、付款凭证等文件资料，均应妥善收集、整理、归档。（六）合同纠纷处理1.纠纷预防：在合同签订和履行过程中，应增强风险意识，规范操作，尽量预防纠纷的发生。2.纠纷报告：发生合同纠纷时，业务部门应立即向公司领导及法务部门报告，并提供相关证据材料。3.纠纷处理：合同纠纷应优先通过友好协商或调解解决。协商或调解不成的，应根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）及时采取法律措施，维护公司合法权益。法务部门应提供法律支持。（七）合同归档与管理1.合同归档：合同签订后，业务部门应将合同原件及相关审核文件、履行过程中的重要资料及时移交档案管理部门（或指定专人）统一归档保管。2.档案管理：档案管理部门应建立健全合同档案管理制度，对合同进行分类、编号、登记，确保合同档案的完整、安全和查阅方便。3.合同保密：公司员工应对合同内容及履行情况予以保密，不得擅自泄露给无关第三方。（八）监督与责任1.监督检查：公司应定期或不定期对合同管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.责任追究：对于在合同管理过程中因故意或重大过失导致公司损失的，应追究相关责任人的责任。二、贸易公司常用合同范本（货物买卖合同）货物买卖合同合同编号：[自行编制]买方（甲方）：名称：[甲方公司全称]统一社会信用代码：[甲方统一社会信用代码]法定代表人/负责人：[甲方法定代表人姓名]住所：[甲方注册地址]联系人：[甲方联系人姓名]联系电话：[甲方联系电话]电子邮箱：[甲方电子邮箱]卖方（乙方）：名称：[乙方公司全称]统一社会信用代码：[乙方统一社会信用代码]法定代表人/负责人：[乙方法定代表人姓名]住所：[乙方注册地址]联系人：[乙方联系人姓名]联系电话：[乙方联系电话]电子邮箱：[乙方电子邮箱]甲乙双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就甲方向乙方购买货物事宜，达成如下协议，以兹共同遵守。第一条标的、数量、价款及交（提）货时间序号产品名称品牌/规格型号生产厂家单位数量单价（元）总金额（元）交（提）货时间备注:---:-------:------------:-------:---:---:---------:------------:-------------:---12...**合计****人民币（大写）：**[总金额大写]元整（¥[总金额小写]）（注：上述单价及总金额均为[含税/不含税]价格，税率为[具体税率]%，增值税专用发票/普通发票。）第二条质量标准1.乙方所提供货物的质量应符合[国家/行业]标准：[标准名称及编号]（如无国家/行业标准，可约定为：符合乙方提供的产品说明书/样品所标明的质量标准，或双方另行约定的质量标准：[具体约定内容]）。2.乙方应保证其提供的货物是全新的、未使用过的，并符合相关质量要求，不存在任何潜在的缺陷。3.甲方有权在收到货物后按照上述质量标准进行检验，乙方应予以配合。第三条包装标准、包装物的供应与回收1.乙方应按照[行业通用标准/甲方要求/双方约定]对货物进行包装，确保货物在运输过程中不受损坏。2.包装费用由[乙方/甲方]承担。3.包装物[不回收/按双方约定方式回收]。第四条交付方式与运输1.交付地点：[详细的交付地址，例如：甲方指定仓库地址或港口名称]。2.运输方式：[例如：公路运输、铁路运输、海运、空运或双方协商确定]，由[乙方/甲方]负责安排运输，运输费用由[乙方/甲方]承担。3.风险转移：货物毁损、灭失的风险，在货物[交付甲方签收前/交付至甲方指定地点并经甲方签收后/按约定的贸易术语（如FOB、CIF等）规定的风险转移点]由乙方承担，之后由甲方承担。4.乙方应在货物发运后[X]日内将发运详情（包括但不限于运单号、运输工具信息、发运日期等）书面通知甲方。第五条验收1.甲方在收到货物后[X]个工作日内，按照本合同第二条约定的质量标准及合同约定的数量对货物进行验收。2.如甲方在验收中发现货物数量不符、包装破损或质量不符合约定，应在验收发现问题后[X]个工作日内书面通知乙方，列明不符合项。乙方应在收到通知后[X]个工作日内予以答复并提出解决方案，逾期未答复视为认可甲方提出的异议。3.对于验收不合格的货物，甲方有权要求乙方[免费更换/退货/降价处理]，因此产生的费用由乙方承担，且乙方仍需承担逾期交付的违约责任。第六条价款支付1.支付方式：[例如：电汇（T/T）、信用证（L/C）、承兑汇票等]。*如为电汇：（1）合同签订后[X]日内，甲方向乙方支付合同总金额的[X]%作为预付款，即人民币[具体金额]元。（2）货物验收合格后[X]日内，甲方向乙方支付合同总金额的[X]%，即人民币[具体金额]元。（3）剩余[X]%作为质保金，在质保期满且无质量问题后[X]日内付清，即人民币[具体金额]元。*如为信用证：甲方应在合同签订后[X]日内通过甲方银行开立以乙方为受益人的不可撤销信用证，信用证条款应与本合同约定相符。2.乙方收款账户信息：开户银行：[乙方开户银行全称]银行账号：[乙方银行账号]账户名称：[乙方公司全称]3.乙方应在甲方付款前[X]日内向甲方提供符合甲方要求的[增值税专用发票/普通发票]。第七条质量保证期1.货物的质量保证期为自甲方验收合格之日起[X]个月/年。2.在质量保证期内，如货物发生质量问题，乙方应在接到甲方通知后[X]日内负责[免费维修、更换或退货]，并承担由此给甲方造成的直接损失（双方另有约定的除外）。第八条违约责任1.甲方逾期付款的，每逾期一日，应按逾期付款金额的[千分之X]向乙方支付违约金，但累计违约金不超过合同总金额的[X]%。2.乙方逾期交付货物的，每逾期一日，应按逾期交付货物金额的[千分之X]向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权单方解除合同，乙方应退还甲方已支付的款项，并赔偿甲方因此遭受的损失。3.乙方交付的货物质量不符合合同约定的，按本合同第五条第3款处理，并承担由此给甲方造成的损失。4.乙方违反本合同项下的任何其他义务，经甲方书面催告后[X]日内仍未纠正的，甲方有权要求乙方承担相应的赔偿责任。5.本合同约定的违约金不足以弥补守约方实际损失的，违约方应赔偿守约方的实际损失。第九条不可抗力1.任何一方由于不可抗力原因不能履行合同时，应在不可抗力事件发生后[X]日内向对方通报，以减轻可能给对方造成的损失，在取得有关机构的不可抗力证明后，允许延期履行、部分履行或者不履行合同，并根据情况可部分或全部免予承担违约责任。2.遭遇不可抗力的一方应采取一切必要措施减少损失，并在事件消除后立即恢复履行合同义务。第十条知识产权1.乙方保证其提供的货物及相关技术资料不侵犯任何第三方的知识产权。2.如因乙方提供的货物或其使用侵犯第三方知识产权导致甲方遭受索赔或诉讼，乙方应承担全部责任，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。第十一条保密双方应对本合同内容及在合同履行过程中获悉的对方商业秘密（包括但不限于技术信息、经营信息、客户资料等）承担保密义务。除法律规定或双方另有约定外，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。本保密义务在本合同终止后[X]年内持续有效。第十二条争议解决1.本合同在履行过程中发生的争议，由双方当事人协商解决；协商不成的，按下列第[X]种方式解决：（1）提交[某仲裁委员会名称]仲裁，仲裁地点为[仲裁地点]，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。（2）依法向[甲方所在地/乙方所在地/合同签订地/合同履行地]人民法院提起诉讼。2.在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本合同其他条款。第十三条通知与送达1.本合同项下的所有通知、文件往来及与本合同有关的争议的法律文书，均应按照本合同首页所列的地址、联系方式进行送达。2.任何一方变更通讯地址或联系方式，应提前[X]日书面通知对方。未及时通知导致未能收到相关文件或通知的，责任由该方自行承担。3.通过邮寄方式送达的，以邮件寄出后[国内邮件X日/国际邮件Y日]视为送达；通过传真或电子邮件方式送达的，以成功发送视为送达（应有发送成功凭证）。第十四条其他1.本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。2.本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。3.本合同附件（如有）是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。4.本合同一式[肆]份，甲方执[贰]份，乙方执[贰]份，具有同等法律效力。5.本合同的任何修改、变更，均需双方签署书面文件方能生效。（以下无正文）甲方（买方）：（盖章）法定代表人/授权代表（签字）：日期：年月日乙方（卖方）：（盖章）法定代表人/授权代表（签字）：日期：年月日---使用说明：1.本范本为货物买卖合同的通用模板，仅供贸易公司参考。2.