公司会议管理制度

公司会议管理制度一、总则会议作为公司内部信息传递、决策研讨、问题解决及工作部署的重要沟通方式，其质量与效率直接影响公司的运营成效。为规范公司会议管理，提升会议质量与效率，确保各项决策高效落实，促进公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。本制度适用于公司及各部门组织的各类正式会议。全体员工均有责任和义务遵守本制度的相关规定，共同营造规范、高效、务实的会议氛围。会议管理应遵循以下基本原则：1.必要性与目的性原则：召开会议必须有明确的目的和预期成果，避免无意义的会议。2.效率性原则：控制会议时长，优化会议流程，确保会议高效进行。3.成果导向原则：会议应聚焦问题解决与决策制定，力求达成明确共识或形成具体行动方案。4.权责清晰原则：明确会议的组织者、主持人、记录人和参会人员的职责。二、会议的组织与筹备（一）会议提议与审批1.各部门根据工作需要提议召开会议，需明确会议主题、目的、拟参会人员、建议时长及大致议程。2.会议组织者应根据会议的性质、重要程度及影响范围，报请相应层级的领导审批。常规例会按既定周期执行，临时会议需单独申请。（二）会议通知2.通知应确保及时送达所有相关人员，预留充足的会前准备时间。对于重要会议，可采用多种方式提醒，并确认参会情况。（三）会前准备1.会议材料准备：组织者或议题提出人应提前准备好相关会议材料，如汇报PPT、背景资料、待决策事项清单等，并在会前适当时间分发给参会人员，以便其提前审阅。2.场地与设备准备：确保会议场地整洁、安静，所需的投影设备、音响、网络、白板、文具等设施完好可用。线上会议需提前测试平台稳定性及参会人员接入情况。3.议程确认：主持人应与组织者及主要议题负责人提前沟通，明确会议议程的顺序和各议题的预计讨论时间，确保会议按计划进行。三、会议的召开与进行（一）会议主持1.会议应设主持人，主持人负责掌控会议节奏、引导议题讨论、确保参会人员充分发表意见、维持会议秩序，并最终形成会议结论或决议。2.主持人应在会议开始时明确会议主题、议程和预计时长，提醒参会人员聚焦议题。3.讨论过程中，主持人应鼓励积极发言，确保不同意见得到表达，但需避免跑题或个人长篇大论，控制每人发言时间，确保会议效率。（二）参会人员1.参会人员应准时出席会议，因故无法参会者，需提前向会议组织者或主持人请假，并可根据情况安排合适人员代为参会或提交书面意见。2.参会人员应提前阅读会议材料，做好发言准备，积极参与讨论，围绕议题发表建设性意见。3.发言应简明扼要，观点明确，尊重他人发言，不随意打断。4.会议期间应将手机调至静音或震动状态，非紧急情况不处理与会议无关的事务，保持专注。（三）会议纪律1.严禁迟到、早退。确需提前离场者，应向主持人示意并说明情况。2.会议期间应保持安静，不交头接耳，不从事与会议无关的活动。3.尊重会议决议，即使有不同意见，在决议形成后也应服从并积极配合执行，或通过正当渠道向上级反映。四、会议记录与分发（一）会议记录1.每次会议均需指定专人负责记录，重要会议可安排专人录音（需事先告知参会人员）作为记录辅助。2.会议记录应客观、准确、完整，主要内容包括：会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（及缺席人员）、会议议题、各议题讨论要点、形成的决议、待办事项（含责任人、完成时限）等。3.记录人应在会议过程中认真记录，对关键信息和决策要点应重点标注。（二）记录整理与分发1.会议结束后，记录人应在规定时间内（通常为会议结束后一个工作日内）整理完成会议纪要，并提交主持人审阅。2.经主持人审核确认无误后，会议纪要应及时分发给所有参会人员及相关干系人，确保信息同步。3.会议纪要应存档备查，作为后续工作跟进和追溯的依据。五、会议决议的执行与跟踪1.对于会议形成的决议事项，应明确各项任务的责任人、具体要求和完成时限，并在会议纪要中清晰列出。2.责任人应按照会议决议积极推进相关工作，并定期向相关领导或在后续会议中汇报进展情况。3.会议组织者或相关管理部门负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪、督促和检查，确保各项任务落到实处。对于未能按时完成的事项，应及时了解原因并协调解决。4.建立会议决议执行反馈机制，确保信息畅通，问题能够得到及时处理。六、附则1.本制度由公司[指定部门，如：行政部或总经理办公室]负责解释和修订。2.各部门可根据本制度精神，结合自身实际情况，制定相应的内部会议管理细则。3.本制度自发布之日起正式施行。公司以往有关会议管