会计凭证填写与归档标准

会计凭证填写与归档标准一、会计凭证的规范填写会计凭证主要包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证则是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。两者的填写均需遵循严谨细致的原则。（一）原始凭证的审核与确认原始凭证是会计信息的源头，其真实性、合法性、合规性和完整性是确保后续会计处理准确的前提。在接收和填制原始凭证时，应重点关注以下几点：1.真实性与合法性：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实存在，是否符合国家有关政策、法规、制度的规定，是否存在虚假交易或违规操作。例如，发票须为税务部门认可的正规票据，业务内容与发票开具单位的经营范围相符。2.完整性与准确性：检查原始凭证的各项要素是否填写齐全，包括凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。数字计算是否准确，大小写金额是否一致，有无涂改、刮擦、挖补等痕迹。3.合规性与合理性：审核经济业务的发生是否符合企业内部管理制度和授权审批流程，费用开支是否符合规定的标准和范围。（二）记账凭证的要素填写记账凭证是登记账簿的直接依据，其填制必须规范、清晰、准确。1.凭证日期：一般应填写填制记账凭证的当天日期，对于涉及收付款业务的凭证，也可填写实际收付款日期。2.凭证编号：应按照经济业务发生的顺序，对记账凭证进行连续编号，以便于查核和防止散失。编号方法可采用统一编号或分类编号（如收字第×号、付字第×号、转字第×号）。3.摘要填写：摘要是对经济业务内容的高度概括，应简明扼要、清晰准确地反映经济业务的核心内容，便于日后查阅和理解。避免使用模糊不清或过于简略的词语。4.会计科目运用：必须按照国家统一会计制度规定的会计科目名称和核算内容，结合经济业务的性质，正确确定应借、应贷的会计科目。一级科目、二级科目乃至明细科目都应填写齐全、准确。5.金额记录：借贷方金额必须相等，且与原始凭证的金额相符。阿拉伯数字应书写规范，小写金额前应加填货币符号（如人民币符号“¥”），大写金额应按规定的汉字书写，且大小写金额必须一致。6.附件处理：记账凭证所附原始凭证是其填制的依据，应齐全完整。附件张数应如实填写，若附件数量较多，可采用“原始凭证汇总表”等形式进行归集，并在汇总表上注明附件张数，再将汇总表作为记账凭证的附件。原始凭证应折叠整齐，粘贴牢固，避免脱落。7.签章齐全：制证人员、审核人员、记账人员（若有）以及会计主管人员（或授权人员）应在记账凭证上签名或盖章，以明确经济责任。涉及收付款业务的记账凭证，还应由出纳人员签名或盖章。（三）填写注意事项1.字迹清晰工整：无论是手工填制还是计算机打印，凭证上的文字和数字都应清晰可辨，不得潦草、模糊。手工填制时应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用铅笔或圆珠笔（银行的复写账簿除外）。2.内容不得涂改：记账凭证填制完毕后，如发现错误，应根据具体情况采用正确的方法进行更正，不得随意涂改、挖补或刮擦。对于重要的原始凭证，如发票等，原则上不得涂改，如有填写错误，应要求出具单位重开或按规定方法更正并加盖出具单位印章。3.连续编号，不得跳号、重号：确保每一张记账凭证都有唯一的编号。4.空行处理：记账凭证填制完成后，如有空行，应自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销，以防止抽换凭证。二、会计凭证的科学归档会计凭证的归档是指将处理完毕的会计凭证，按照规定的要求整理、装订、编号、保管的过程。科学规范的归档管理，既能保证会计凭证的安全完整，又能为日后查阅、审计、税务检查等提供便利。（一）凭证的整理与装订1.分类整理：每月终了，应将本月的记账凭证连同所附原始凭证，按照编号顺序进行整理。检查各张记账凭证所附原始凭证是否齐全，附件张数是否与记账凭证所列一致。2.折叠与粘贴：对于尺寸过大的原始凭证，应按记账凭证的大小进行折叠，注意不要遮盖凭证上的关键信息（如金额、日期、单位名称等）。对于面积较小的原始凭证（如车票、船票等），应粘贴在“原始凭证粘贴单”上，并注明张数和合计金额，避免散失。粘贴时应排列整齐，层次分明。3.装订成册：将整理好的记账凭证连同封面、封底，按照一定的厚度（通常以不超过规定厚度为宜，便于翻阅）装订成册。装订时应使用结实的装订线，确保凭证牢固不散。装订位置一般在凭证的左上角或左侧，装订线处应加贴封签，并由装订人员在封签处签名或盖章。4.填写封面：凭证封面应逐项填写清楚，包括单位名称、年度、月份、记账凭证的种类（如收款凭证、付款凭证、转账凭证或通用记账凭证）、起讫日期、起讫编号、凭证册数、本册凭证张数以及装订人员、会计主管人员的签章等信息。（二）归档与保管1.编号登记：装订成册的会计凭证，应按照年度和月份顺序进行编号，并登记“会计凭证归档登记簿”，详细记录凭证册数、编号、保管期限等信息，以便于管理和查找。2.移交入库：会计凭证装订成册后，应及时移交档案管理部门（或指定的专人）保管。交接时应有交接记录，明确责任。3.保管要求：会计凭证的保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件，确保凭证的物理安全。对于电子会计凭证的归档，还应注意存储介质的安全性、可读性以及数据备份。4.保管期限：会计凭证的保管期限应严格按照国家会计档案管理的有关规定执行。保管期满后，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，严禁擅自销毁。（三）查阅与借阅管理1.查阅手续：因工作需要查阅会计凭证时，必须履行严格的查阅手续。一般需经会计主管人员或单位负责人批准，并在“会计凭证查阅登记簿”上登记查阅人姓名、查阅日期、查阅事由、查阅凭证的种类和编号等信息。2.借阅限制：会计凭证原则上不得带出档案保管场所。如有特殊情况确需借出，须经单位负责人批准，并有借阅期限和归还记录。借阅人应妥善保管所借凭证，不得涂改、勾画、抽取、撤换或损毁。3.归还检查：借阅的凭证归还时，档案管理人员应认真检查凭证是否完整无损，有无缺页、涂改等情况，并在登记簿上注明归还日期。三、结语会计凭证的规范填写与科学归档，是会计基础工作的重要组成部分，也是企业财务管理水平的直接体现。它不仅能够确保会计信息的真