公司行政运营制度

PAGE公司行政运营制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政运营管理，提高行政工作效率，确保公司各项行政事务的顺利开展，为公司的稳定发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司行政运营相关的各类活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司行政运营活动合法合规。2.高效性原则：优化行政流程，提高工作效率，以快速响应公司业务需求。3.规范化原则：建立标准化的行政运营流程和规范，确保各项工作有序进行。4.服务性原则：以服务公司员工和业务部门为宗旨，提供优质、高效的行政服务。二、行政组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设部门经理一名，下辖行政专员、后勤专员、档案管理专员等岗位。（二）各岗位职责1.部门经理全面负责行政部门的管理工作，制定行政工作计划和目标。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保行政工作的顺利开展。审核行政费用预算，控制行政成本。负责行政团队的建设和培训，提高团队整体素质。2.行政专员负责公司各类文件、通知的起草、审核、印发和存档工作。组织公司会议、活动的策划与实施，做好会议记录和活动总结。负责公司办公用品的采购、发放和管理。协助处理公司对外联络、接待工作。3.后勤专员负责公司办公区域的环境卫生维护和安全管理。管理公司车辆，安排车辆调度和维修保养。负责公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理。4.档案管理专员负责公司各类档案的收集、整理、归档和保管工作。建立档案管理制度，确保档案的完整性和保密性。提供档案查询和借阅服务，满足公司内部需求。三、行政工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司政策和相关法律法规要求。2.文件审核：起草完成的文件提交至行政部门，行政专员进行格式、内容审核，确保文件规范、准确。3.文件审批：审核通过的文件按照公司审批流程提交相关领导审批。4.文件印发：审批通过的文件由行政专员负责印发，并按照规定进行存档。5.文件存档：文件印发后，档案管理专员及时将文件进行分类存档，建立电子和纸质档案。（二）会议管理流程1.会议筹备：会议发起部门提前填写会议申请表，明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息，提交行政部门。行政专员根据会议申请表进行会议安排，包括会议室预订、会议资料准备等。2.会议通知：行政专员提前将会议通知发送给参会人员，通知内容包括会议时间、地点、主题、议程等。3.会议组织：会议当天，行政专员负责会议现场的布置、设备调试等工作，确保会议顺利进行。会议期间，行政专员做好会议记录，记录会议讨论内容、决议等。4.会议纪要：会议结束后，行政专员及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员和相关部门。5.会议跟进：相关部门根据会议决议负责跟进落实工作，行政部门对会议决议的执行情况进行跟踪检查。（三）办公用品管理流程1.需求申请：各部门根据工作需要填写办公用品需求申请表，提交至行政部门。2.采购审批：行政专员对办公用品需求申请表进行审核，汇总后提交部门经理审批。审批通过后，行政专员根据公司采购制度进行采购。3.采购执行：行政专员选择合格的供应商进行办公用品采购，确保采购物品质量合格、价格合理。4.物品入库：采购回来的办公用品由后勤专员负责验收、入库，并进行登记管理。5.物品发放：各部门根据实际需求到行政部门领取办公用品，领取时需填写领用登记表。（四）车辆管理流程1.车辆调度：员工因工作需要使用车辆，提前填写车辆使用申请表，提交至行政部门。行政专员根据车辆使用情况进行调度安排，并通知驾驶员。2.车辆使用：驾驶员接到调度通知后，按时将车辆开到指定地点，确保车辆性能良好、安全行驶。车辆使用过程中，驾驶员要严格遵守交通规则，做好车辆的日常维护和清洁工作。3.车辆维修：车辆出现故障时，驾驶员及时向行政部门报告。行政部门安排车辆维修，选择合格的维修厂家进行维修，并对维修费用进行审核。4.车辆保养：行政部门按照车辆保养规定，定期安排车辆进行保养，确保车辆性能始终处于良好状态。（五）档案管理流程1.档案收集：各部门在工作过程中形成的各类文件、资料等及时移交至档案管理专员。2.档案整理：档案管理专员对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作。3.档案归档：整理好的档案按照档案管理制度进行归档，建立电子和纸质档案目录。4.档案保管：档案管理专员负责档案的安全保管，确保档案存放环境适宜，防止档案损坏、丢失。5.档案查询与借阅：公司内部人员因工作需要查询或借阅档案，填写档案查询/借阅申请表，经部门负责人审批后到档案管理专员处办理查询或借阅手续。档案管理专员做好查询或借阅记录，并及时收回档案。四、行政费用管理（一）费用预算行政部门每年根据公司业务发展需求和行政工作实际情况，编制行政费用预算，包括办公用品费用、会议费用、车辆费用、后勤保障费用等。预算经公司领导审批后执行。（二）费用报销1.员工因行政工作产生的费用，按照公司财务报销制度进行报销。报销时需提供真实、合法的发票和相关审批文件。2.行政专员负责对员工报销费用进行初审，审核费用的合理性、合规性。审核通过后提交部门经理复审，复审通过后提交财务部门进行报销。3.财务部门对报销费用进行最终审核，确保费用报销符合公司财务制度和相关法律法规要求。（三）费用控制1.行政部门定期对行政费用支出情况进行统计分析，对比预算执行情况，及时发现费用支出异常情况并采取措施进行调整。2.严格控制行政费用开支，杜绝浪费现象。对于不必要的行政费用支出，要进行严格审核和把关。五、行政资产管理（一）资产登记行政部门对公司所有行政资产进行登记管理，包括办公设备、家具、车辆等。建立行政资产台账，记录资产的名称、型号、数量、购置时间、使用部门等信息。（二）资产使用与维护1.各部门负责本部门行政资产的日常使用和维护，确保资产正常运行。2.行政部门定期组织对行政资产进行检查和维护，及时发现并解决资产存在的问题。对于需要维修或更新的资产，按照公司相关规定进行处理。（三）资产盘点行政部门每年定期组织行政资产盘点工作，确保账实相符。盘点结果形成报告，对盘盈、盘亏的资产进行分析和处理。（四）资产处置对于闲置、报废的行政资产，行政部门按照公司资产处置制度进行处置。处置过程中要严格履行审批手续，确保资产处置合法合规。六、后勤保障管理（一）办公区域管理1.后勤专员负责公司办公区域的环境卫生维护，定期进行清扫、消毒等工作。2.加强办公区域的安全管理，设置安全警示标识，配备消防器材等安全设施。定期组织安全检查，及时消除安全隐患。3.维护办公区域的秩序，禁止无关人员随意进入办公区域。（二）食堂管理1.选择合格的餐饮供应商，确保食堂食品卫生安全。2.制定食堂菜谱，合理搭配膳食，满足员工用餐需求。3.加强食堂工作人员管理，规范服务行为，提高服务质量。4.定期对食堂进行清洁消毒，保持食堂环境整洁。（三）宿舍管理1.为员工提供安全、舒适的宿舍环境。2.制定宿舍管理制度，规范员工住宿行为。3.定期对宿舍进行检查，确保宿舍设施完好，水电安全。七、行政工作监督与考核（一）监督机制1.公司设立行政工作监督小组，由公司领导、各部门负责人等组成，负责对行政部门工作进行监督检查。2.行政部门定期向监督小组汇报行政工作进展情况，接受监督小组的指导和监督。3.员工对行政部门工作有意见或建议的，可以通过公司内部沟通渠道向行政部门或监督小组反映。（二）考核制度1.行政部门制定本部门员工绩