仓库运营采购制度及流程

PAGE仓库运营采购制度及流程一、总则（一）目的为规范公司仓库运营采购工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司物资供应，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及仓库运营的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、办公用品、设备及备品备件等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在满足公司业务需求的前提下，充分考虑采购成本，追求性价比最优，实现公司经济效益最大化。3.有效性原则：采购流程应科学合理、简洁高效，确保采购物资及时、准确、优质地供应到公司仓库，满足生产运营需要。4.公正性原则：采购过程应公开、公平、公正，维护公司利益，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和执行采购计划，根据公司生产运营需求，合理安排采购任务，确保物资及时供应。开发、维护供应商资源，建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估和管理，确保供应商的供货能力和质量。负责采购合同的起草、审核、签订与执行，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更、违约等问题。收集市场信息，分析物资价格走势，进行采购成本控制，降低采购成本。协调与其他部门的关系，及时了解需求部门的意见和建议，改进采购工作。2.采购人员职责严格遵守公司采购制度和流程，按照规定的程序和要求进行采购操作。负责具体采购业务的实施，包括询价、比价、议价、下单、跟单等工作，确保采购任务按时完成。与供应商保持密切沟通，及时反馈采购需求和问题，协调解决采购过程中的各种纠纷。协助采购部门负责人进行供应商管理和采购成本控制，提供相关数据和信息支持。（二）需求部门1.需求部门职责根据公司生产运营计划，准确提出物资需求申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术交流、质量检验等工作，提供专业意见和建议，确保采购物资符合公司实际需求。负责对采购物资的验收工作，及时反馈验收结果，对不合格物资提出处理意见。配合采购部门进行供应商管理，提供供应商评价信息，协助采购部门优化供应商资源。2.需求部门指定人员职责负责本部门物资需求的汇总和整理，按时提交需求申请给采购部门。协助采购人员与供应商进行沟通，提供必要的技术支持和信息，确保采购工作顺利进行。跟踪本部门采购物资的到货情况，及时通知相关人员进行验收和使用。（三）仓库管理部门1.仓库管理部门职责负责仓库物资的验收、入库、存储、保管、发放等工作，确保物资安全、完整。定期对仓库物资进行盘点，及时掌握物资库存情况，为采购计划的制定提供数据支持。协助采购部门进行供应商到货的核对和验收工作，反馈物资质量和数量问题。负责仓库物资的报废、处理等工作，按照规定程序进行操作，确保资产合理处置。2.仓库管理人员职责严格执行仓库管理制度，做好物资出入库的登记和管理工作，确保账实相符。负责仓库物资的日常保管和维护，保证物资质量不受损，库存环境符合要求。根据采购部门的到货通知，及时组织物资验收工作，填写验收报告。按照需求部门的领料单，准确发放物资，做好发放记录。三、采购流程（一）需求申请1.需求部门根据公司生产运营计划和实际需求，填写《物资需求申请表》，详细注明物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.《物资需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到需求申请后，对需求进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、预计到货时间、采购预算等内容，并报采购部门负责人审批。（三）供应商选择与询价1.根据采购计划，采购人员在公司合格供应商名录中选择合适的供应商进行询价，或通过市场调研等方式开发新的供应商。2.采购人员向供应商发送询价单，明确物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期、付款方式等内容，要求供应商在规定时间内报价。3.收到供应商报价后，采购人员对各供应商的报价进行整理和比较，分析价格、质量、交货期等因素，选择至少三家供应商作为潜在合作对象。（四）比价与议价1.采购人员组织相关人员对潜在供应商的报价进行比价，综合考虑价格、质量、服务等因素，选择性价比最优的供应商。2.对于金额较大或重要物资的采购，采购人员应与选定的供应商进行议价，争取更优惠的采购价格和条款。3.在比价和议价过程中，采购人员应做好记录，详细注明各供应商的报价情况、谈判过程及结果等。（五）采购合同签订1.确定供应商后，采购人员起草采购合同，合同应明确物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经采购部门负责人审核、公司法律顾问审查后，提交公司领导审批。3.采购人员与供应商签订采购合同，并确保合同双方签字盖章生效。合同签订后，采购人员应将合同副本分发给需求部门、仓库管理部门等相关部门。（六）采购订单下达1.根据采购合同，采购人员及时下达采购订单给供应商，明确订单编号、物资名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通，确保订单按时、按质、按量完成。（七）到货验收1.采购物资到货前，采购人员应提前通知仓库管理部门做好验收准备工作。2.仓库管理人员按照采购合同和相关标准对到货物资进行验收，重点检查物资的数量、规格、型号、质量等是否符合要求。如需进行质量检验的物资，应委托专业检验机构进行检验。3.验收合格的物资，仓库管理人员填写《物资验收单》，办理入库手续；验收不合格的物资，仓库管理人员应及时通知采购人员，采购人员负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（八）付款结算1.采购物资验收合格且发票收到后，采购人员填写《付款申请单》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，报采购部门负责人审核。2.《付款申请单》经采购部门负责人审核通过后，提交财务部门进行付款审批。3.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定进行付款结算，确保付款及时、准确。四、采购风险管理（一）供应商风险1.建立供应商评估和管理体系，定期对供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制等方面进行评估，及时淘汰不合格供应商。2.与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，确保供应商的稳定性和供货质量。3.关注供应商的经营状况和市场动态，及时发现供应商可能存在的风险，提前采取应对措施，如寻找替代供应商、调整采购计划等。（二）采购价格风险1.加强市场调研，及时掌握物资价格走势，建立价格预警机制，当价格波动较大时，及时调整采购策略。2.在采购过程中，通过比价、议价等方式，争取更优惠的采购价格，降低采购成本。3.与供应商签订价格调整条款，根据市场价格变化情况，合理调整采购价格，避免因价格波动给公司带来损失。（三）采购质量风险1.在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。2.加强到货验收环节的管理，严格按照合同要求和相关标准对物资进行验收，确保采购物资质量符合要求。3.对于重要物资或质量不稳定的物资，增加检验频次或委托专业检验机构进行检验，防止不合格物资进入公司仓库。（四）合同风险1.采购合同应严格按照法律法规和公司制度进行起草、审核和签订，确保合同条款合法合规、明确清晰。2.加强合同执行过程的跟踪和管理，及时发现合同履行过程中存在的问题，如供应商违约、交货延迟等，采取有效措施进行处理，维护公司合法权益。3.定期对合同进行清理和归档，妥善保管合同相关资料，以备查阅。五、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的控制情况等，发现问题及时提出整改意见。2.公司纪检监察部门对采购过程中的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、服务水平等进行评价，评价结果作为供应商选择和管理的重要依据。2.设立供应商投诉渠道，接受公司内部员工和其他相关方对供应商的投诉，及时处理投诉事项，维护公司利益。（三）考核与奖惩1.制定采购人员考核办法，从采购任务完成情况、采购成本控制、供应商管理、合同执行等方面对采购人员进行考核评价。2.根据考核结果，对表现优秀的采购人员给予奖励，如奖金、晋升、荣誉证书等；对考核不合格或违