采购运营团队管理制度及流程

PAGE采购运营团队管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范采购运营团队的工作流程，提高采购效率，确保采购质量，降低采购成本，加强团队管理，特制定本管理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司采购运营团队全体成员，包括采购经理、采购专员、供应商管理专员等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，要公平对待所有供应商，确保竞争环境公正透明。3.效益原则：以提高采购效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购运营团队成员应诚实守信，履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购运营团队组织架构及职责（一）组织架构采购运营团队设采购经理一名，下辖采购专员若干，同时设有供应商管理专员岗位。（二）职责分工1.采购经理全面负责采购运营团队的管理工作，制定采购战略和计划。审核采购合同，监督采购流程执行情况。协调与其他部门的关系，确保采购工作顺利进行。定期向上级领导汇报采购工作进展及成果。2.采购专员根据采购计划，负责具体的采购任务，包括寻找供应商、询价、比价、议价等。与供应商沟通协调，签订采购合同，并跟进合同执行情况。收集市场信息，分析采购成本，提出降低成本的建议。协助处理采购过程中的各种问题，如交货延迟、质量问题等。3.供应商管理专员负责供应商的开发、评估、选择和管理工作。建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。维护与供应商的良好合作关系，协调处理供应商相关问题。参与采购合同的审核，确保合同条款对公司有利。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后提交至采购运营团队。（二）采购计划制定1.采购专员收到《采购申请表》后，进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购需求和公司库存情况，制定采购计划，明确采购物品或服务的采购时间、采购数量、采购预算等。3.采购计划报采购经理审批，经批准后的采购计划作为采购工作的依据。（三）供应商选择与评估1.供应商管理专员根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其公司资质、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面的信息。3.组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或评估，填写《供应商评估表》。评估内容包括企业规模、生产能力、质量管理体系、财务状况、信誉等。4.根据评估结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、评估记录、合作历史、交易记录等内容。（四）采购询价与比价1.采购专员向选定的供应商发送询价函，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交货期等，要求供应商报价。2.收到供应商报价后，采购专员对多家供应商的报价进行整理和比较，分析价格差异原因。3.在比价过程中，要综合考虑产品质量、交货期、售后服务等因素，确保选择性价比最优的供应商。（五）采购议价1.根据比价结果，采购专员与供应商进行议价，争取更优惠的采购价格和条款。2.在议价过程中，采购专员要充分了解供应商的成本结构和市场行情，合理运用谈判技巧，为公司争取最大利益。3.议价达成一致后，双方签订《采购合同意向书》，明确采购物品或服务的基本条款。（六）采购合同签订1.采购专员将《采购合同意向书》提交给采购经理审核，采购经理对合同条款进行全面审查，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。2.审核通过后，采购专员与供应商签订正式的《采购合同》。合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.《采购合同》一式多份，分别由采购运营团队、财务部门、法务部门等留存备案。（七）采购订单下达1.根据《采购合同》，采购专员制作《采购订单》，明确订单编号、供应商名称、采购物品或服务明细、交货时间、交货地点等信息。2.《采购订单》经采购经理审核签字后，发送给供应商，通知其按照合同要求组织生产和发货。（八）采购进度跟踪1.采购专员定期与供应商沟通，了解采购订单的执行情况，包括生产进度、质量检验情况、发货安排等。2.对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等，采购专员要及时与供应商协商解决，并向采购经理汇报。3.采购经理根据采购进度跟踪情况，协调相关资源，确保采购任务按时、按质完成。（九）货物验收1.采购物品或服务到货前，采购专员通知相关部门准备验收工作。验收部门应根据合同要求和相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行检验。2.验收合格后，验收人员填写《验收报告》，并签字确认。如发现问题，验收人员应及时与供应商沟通协商解决，同时向采购运营团队反馈情况。3.对于验收不合格的采购物品或服务，采购运营团队有权要求供应商进行整改、换货或退货等处理。（十）采购付款1.采购专员根据《采购合同》和《验收报告》，填写《付款申请单》，详细说明付款金额、付款方式、付款时间等信息。2.《付款申请单》经采购经理审核签字后，提交至财务部门。财务部门按照公司财务制度和合同约定进行付款审批。3.审批通过后，财务部门办理付款手续，并将付款情况反馈给采购运营团队。四、供应商管理（一）供应商开发1.供应商管理专员根据公司业务发展需要，制定供应商开发计划，明确开发目标、开发范围、开发方式等。2.通过多种渠道收集潜在供应商信息，对潜在供应商进行初步筛选和评估，确定重点开发对象。3.与重点开发对象进行沟通洽谈，了解其公司情况、产品或服务特点、合作意向等，建立联系并逐步推进合作关系。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期为[X]年/次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、企业管理等方面。2.采用定性与定量相结合的评估方法，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式收集评估信息，填写《供应商评估表》。3.根据评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商考核1.建立供应商考核机制，对供应商的日常表现进行考核。考核指标包括交货准时率、产品合格率、售后服务响应时间等。2.每月/每季度对供应商的考核结果进行统计和分析，对于考核成绩优秀的供应商给予表扬和奖励；对于考核成绩较差的供应商，发出书面警告，并要求其限期整改。3.连续[X]次考核不合格的供应商，取消其合作资格。（四）供应商关系维护1.定期与供应商进行沟通交流，了解其经营状况、产品研发情况、市场动态等信息，加强双方的合作与信任。2.及时处理供应商反馈的问题和意见，对于供应商提出的合理建议和诉求，积极予以回应和解决。3.组织供应商参加公司的培训、会议等活动，促进供应商与公司之间的信息共享和经验交流。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购运营团队定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.通过收集市场信息、分析供应商情况、审查采购合同、评估财务状况等方式，及时发现潜在风险因素。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵图等工具进行评估。2.根据风险评估结果，将风险分为高风险、中风险、低风险三个等级。对于高风险事项，要制定专门的应对措施，重点关注和监控。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的应对策略。对于高风险事项，采取风险规避、风险降低、风险转移等措施；对于中风险事项，采取风险监控、风险缓解等措施；对于低风险事项，采取风险接受等措施。2.在采购合同中明确风险责任和应对条款，如约定供应商承担质量风险、交货延迟风险等，同时规定相应情况下的违约责任和赔偿方式。3.加强采购过程中的风险管理监控，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整应对策略，确保风险得到有效控制。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输成本、仓储成本等，评估采购成本是否控制在预算范围内，以及与历史采购成本相比是否有所降低。2.采购质量：通过验收合格率、退货率等指标，评估采购物品或服务的质量是否符合要求。3.采购效率：以采购周期、订单处理及时率等为指标，衡量采购工作的效率高低。4.供应商管理：包括供应商满意度、供应商开发数量、供应商考核结果等，评估供应商管理工作的成效。5.合规性：检查采购活动是否符合法律法规和公司制度要求，有无违规操作行为。（二）评估方法1.定期收集采购绩效数据，数据来源包括采购合同、验收报告、财务报表、供应商反馈等。2.采用定量分析与定性评价相结合的方法，对采购绩效指标进行计算和分析。例如，通过计算采购成本降低率、验收合格率等定量指标，以及对供应商管理工作进行定性评价，综合评估采购绩效。3.与历史数据、同行业数据进行对比分析，找出采购工作中的优势和不足，为改进工作提供依据。（三）评估周期采购绩效评估周期为每季度/半年/年度进行一次，具体周期根据公司实际情况确定。（四）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购运营团队成员进行奖惩。对于绩效优秀的成员，给予奖金、晋升、荣誉证书等奖励；对