环卫运营采购管理制度

PAGE环卫运营采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司环卫运营采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证环卫运营服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司环卫运营所需的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证采购过程的公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员及相关人员应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购决策小组，由公司高层管理人员、财务人员、运营部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目等，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体的采购操作，包括供应商选择、采购谈判、合同签订、采购订单下达、采购验收等工作。（三）相关部门职责1.运营部门：根据环卫运营实际需求，提出物资、设备、服务等采购申请，提供技术规格要求，参与采购验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，参与采购合同审核，进行采购成本核算与分析。3.质量监督部门：对采购物资、设备的质量进行监督检查，参与采购验收工作，确保符合相关标准和要求。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据环卫运营计划和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购预算编制采购部门根据采购申请，结合市场价格情况及公司财务预算安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额等，并报财务部门审核。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商。对潜在供应商进行初步调查，了解其经营状况、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等情况。2.供应商评估采购部门组织相关人员对筛选出的潜在供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、环保措施、财务状况等方面。根据评估结果，对供应商进行打分排序，确定合格供应商名单。3.供应商准入对于合格供应商，采购部门与其签订供应商准入协议，明确双方的权利和义务。供应商准入协议应包括质量保证、价格条款、交货期、售后服务、保密条款等内容。4.供应商动态管理采购部门定期对供应商进行评价和考核，建立供应商评价档案。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改直至淘汰。（四）采购谈判1.采购部门根据采购项目情况，选择合适的供应商进行采购谈判。2.采购谈判前，采购人员应充分了解采购项目的技术要求、质量标准、市场价格等信息，制定谈判策略。3.在谈判过程中，采购人员应与供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购协议。4.采购谈判结束后，采购人员应编写谈判报告，记录谈判过程和结果，报采购部门负责人审核。（五）采购合同签订1.根据采购谈判结果，采购部门起草采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同经采购部门负责人审核后，提交至公司法律顾问进行合法性审查。4.经法律顾问审查通过的采购合同，报公司采购决策小组审批。5.采购合同经公司采购决策小组审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同。（六）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。2.采购订单应明确采购物资、设备或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。3.采购订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。（七）采购验收1.采购物资、设备到货前，采购部门应通知运营部门、质量监督部门等相关人员做好验收准备工作。2.验收人员应根据采购合同和相关标准要求，对采购物资、设备的数量、规格、质量等进行验收。3.验收合格的，验收人员应填写验收报告，签字确认。验收不合格的，应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或退换货等。4.采购部门应将验收情况及时反馈给财务部门，作为付款的依据。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。3.采购付款过程中，财务人员应严格遵守财务管理制度，确保资金支付安全。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断等可能导致采购成本增加或物资供应不足。2.质量风险：供应商提供的物资、设备质量不符合要求，可能影响环卫运营服务质量。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。4.人员风险：采购人员违规操作、受贿等可能导致采购工作出现问题。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点风险防控对象。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低供应商垄断风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商产品进行抽检。在采购合同中明确质量标准和违约责任，对质量不合格的物资、设备及时要求供应商整改或退换货。3.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容明确、合法、有效。建立合同执行跟踪机制，及时解决合同执行过程中出现的问题，避免纠纷发生。4.人员风险应对加强对采购人员的培训和教育，提高其业务素质和职业道德水平。建立健全采购人员监督考核机制，对违规行为进行严肃处理。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购工作进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受内