存量物业运营管理制度

PAGE存量物业运营管理制度一、总则（一）目的为规范存量物业的运营管理，提高物业资产的使用效率和经济效益，保障物业的正常使用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所拥有的各类存量物业，包括住宅、商业、写字楼、工业厂房等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保物业运营管理活动合法合规。2.效益优先原则：以提高物业资产的经济效益为核心目标，优化资源配置，实现资产保值增值。3.规范化原则：建立健全各项运营管理制度和流程，实现物业运营管理的规范化、标准化。4.服务至上原则：以满足业主和使用人的需求为出发点，提供优质、高效的物业服务。二、物业运营管理机构及职责（一）运营管理部门1.负责存量物业运营管理的整体规划、组织、协调和监督工作。2.制定物业运营管理的年度计划和预算，并组织实施。3.负责物业项目的市场调研、分析和定位，制定营销策略，提高物业的市场竞争力。4.建立物业运营管理的信息系统，收集、整理和分析物业运营数据，为决策提供支持。（二）物业服务部门1.负责物业项目的日常物业服务工作，包括房屋及设施设备的维修养护、环境卫生管理、安全保卫等。2.制定物业服务标准和流程，确保物业服务质量达到行业规范和合同约定要求。3.处理业主和使用人的投诉和建议，及时解决物业服务中出现的问题。4.组织开展物业服务培训和考核，提高物业服务人员的业务素质和服务水平。（三）资产管理部门1.负责物业资产的产权管理、登记、变更等工作，确保物业资产产权清晰。2.制定物业资产的评估标准和方法，定期对物业资产进行评估，掌握资产价值动态。3.负责物业资产的处置和盘活工作，根据公司/组织战略规划，合理调整物业资产结构。4.监督物业运营管理中的财务收支情况，确保资产运营的合规性和效益性。（四）各部门职责分工运营管理部门负责整体规划和协调；物业服务部门负责具体服务实施；资产管理部门负责资产产权及价值管理。各部门应密切配合，形成协同工作机制，共同推进存量物业运营管理工作。三、物业接管与验收（一）接管前准备1.组建接管验收小组，明确小组成员的职责分工。2.收集物业项目的相关资料，包括规划设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。3.制定接管验收方案，明确验收标准、流程和时间安排。（二）验收内容1.房屋建筑：检查房屋的结构、外观、装修等是否符合设计要求和质量标准。2.设施设备：对给排水、供电、供气、消防、电梯等设施设备进行全面检查，确保其正常运行。3.配套设施：验收小区内的绿化、道路、停车位、垃圾处理设施等配套设施是否完善。4.资料档案：核对物业项目的各类资料档案是否齐全、完整。（三）验收程序1.施工单位向接管验收小组提交竣工报告和相关资料。2.接管验收小组按照验收标准进行现场检查和资料审查。3.对验收中发现的问题，要求施工单位限期整改，整改完成后进行复查。4.验收合格后，办理物业接管手续，签订接管协议。四、物业日常运营管理（一）房屋及设施设备管理1.建立房屋及设施设备档案，记录其基本信息、维修保养情况等。2.制定房屋及设施设备的维修保养计划，定期进行巡查和维护，确保其正常运行。3.对房屋及设施设备的维修、更新、改造等项目进行严格的审批和管理，确保资金使用合理、安全。（二）环境卫生管理1.制定环境卫生管理制度，明确保洁标准和作业流程。2.合理配置保洁人员和设备，定期对物业区域进行清扫、消毒，保持环境整洁卫生。3.加强对垃圾分类收集、运输和处理的管理，确保垃圾分类工作落实到位。（三）安全保卫管理1.建立安全保卫制度，制定安全防范措施，确保物业区域的安全。2.配备专业的安保人员，实行24小时值班制度，加强对人员、车辆和物资的出入管理。3.安装监控系统、报警装置等安全设施设备，提高安全防范能力。4.定期组织安全检查和演练，及时消除安全隐患。（四）绿化管理1.制定绿化养护计划，定期对物业区域内的花草树木进行浇水、施肥、修剪、病虫害防治等养护工作。2.根据物业区域的特点和业主需求，合理规划绿化布局，并适时进行调整和优化。3.加强对绿化设施设备的管理和维护，确保其正常使用。五、物业租赁管理（一）租赁政策制定1.根据市场需求和物业特点，制定合理明确的租赁政策，包括租金标准、租赁期限、租赁方式等。2.在制定租赁政策时，充分考虑市场行情、物业成本、预期收益等因素，确保政策具有竞争力和可行性。（二）租赁信息发布1.通过多种渠道广泛发布物业租赁信息，如公司官网、社交媒体、房产中介平台等。2.在租赁信息中详细介绍物业的位置、面积、配套设施、租金价格等内容，同时提供清晰的图片和视频资料，方便潜在租户了解物业情况。（三）租户筛选与签约1.对租户进行严格的筛选，审核其营业执照、经营范围、信用状况等相关资料。2.与符合条件的租户签订租赁合同，明确双方的权利和义务，包括租金支付方式、物业使用规定、违约责任等条款。3.在签订合同前，向租户详细说明物业的使用注意事项和相关管理制度，确保租户了解并遵守规定。（四）租金收缴与管理1.建立租金收缴管理制度，明确租金收缴流程和时间节点。2.定期向租户发送租金催缴通知，对逾期未缴纳租金的租户，按照合同约定采取相应的催缴措施，如收取滞纳金、暂停物业服务等。3.加强对租金收缴情况的统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决，确保租金按时足额收缴。（五）租赁期间管理1.定期对租赁物业进行巡查，检查租户的使用情况是否符合合同约定，及时发现并处理违规行为。2.协调解决租户在使用物业过程中遇到的问题，提供必要的服务和支持，维护良好的租赁关系。3.根据市场变化和物业实际情况，适时调整租赁政策和租金标准，确保物业租赁效益最大化。六、物业维修管理（一）维修计划制定1.根据房屋及设施设备的使用状况和维修保养记录，每年年初制定详细的年度维修计划。2.将维修计划分解为季度、月度维修任务，并明确责任部门和责任人，确保维修工作有序进行。（二）维修资金管理1.设立物业维修专项资金账户，专款专用，严格按照财务制度进行管理。2.维修资金的使用应遵循合理、节约、高效的原则，确保资金用于物业维修、更新、改造等必要项目。3.定期对维修资金的使用情况进行审计和公示，接受业主和相关部门的监督。（三）维修工程实施1.对于一般性维修项目，由物业服务部门组织实施，按照维修操作规程进行施工，确保维修质量。2.对于较大规模的维修、更新、改造项目，应通过招标等方式选择专业的施工单位进行施工，并签订施工合同，明确双方的权利和义务。3.在维修工程实施过程中，加强现场管理和监督，严格控制工程进度、质量和成本，确保工程顺利完成。（四）维修验收1.维修工程竣工后，由物业服务部门组织相关人员进行验收，验收内容包括工程质量、工程量、维修效果等。2.验收合格后，办理维修工程结算手续，将维修工程资料归档保存。3.对维修工程中发现的问题，要求施工单位限期整改，整改完成后进行复查，确保维修质量达到要求。七、物业费用管理（一）费用构成与标准1.明确物业费用的构成，包括物业管理费、水电费、维修基金、绿化养护费、安保费等。2.根据物业类型、服务标准、市场行情等因素，合理制定各项物业费用的收费标准，并报相关部门备案。（二）费用收缴1.按照物业费用收费标准和合同约定，定期向业主和租户收缴物业费用。2.建立费用收缴台账，详细记录每户的缴费情况，及时跟踪欠费情况，采取有效措施进行催缴。3.对于长期欠费的业主和租户，通过法律途径等方式追讨欠费，维护公司/组织的合法权益。（三）费用支出1.严格按照财务制度和预算安排，控制物业费用的支出，确保费用支出合理、合规。2.各项费用支出应经过严格的审批流程，审批通过后方可支付。3.加强对费用支出的核算和分析，定期对费用支出情况进行统计和评估，及时发现问题并采取措施加以改进。（四）财务审计1.定期对物业费用的收支情况进行内部审计，确保财务数据真实、准确、完整。2.配合外部审计机构对物业项目进行审计，接受相关部门的监督检查，及时整改审计中发现的问题。八、物业档案管理（一）档案分类与归档1.将物业档案分为业主档案、房屋档案、设施设备档案、物业服务档案、租赁档案、维修档案等类别。2.明确各类档案的归档范围和内容要求，确保档案资料的完整性和准确性。3.按照档案管理的规范流程，及时对物业运营管理过程中产生的各类文件、资料进行收集、整理和归档。（二）档案保管与查阅1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。2.建立档案查阅制度，明确查阅档案的流程和权限，严格控制档案的查阅范围，防止档案资料的泄露和损坏。3.对档案查阅情况进行记录，确保档案查阅的可追溯性。（三）档案更新与销毁1.根据物业运营管理的实际情况，及时对档案进行更新和补充，确保档案信息的时效性。2.按照档案管理规定，定期对已过保管期限或无保存价值的档案进行鉴定和销毁，销毁过程应进行详细记录。九、物业风险管理（一）风险识别与评估1.定期对物业运营管理过程中可能面临的风险进行识别，包括自然灾害风险、市场风险、安全风险、法律风险等）。2.采用科学的风险评估方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如购买保险、加强安全防范、完善合同管理规避法律风险等。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，提前采取措施进行应对，降低风险损失。（三）应急预